档案管理信息化建设策略探究

赖素媛 金艳

1.浙江环境监测工程有限公司； 2.浙江省排污权交易中心

引言：自从进入21世纪，我国已经全面进入信息化时代，不管在生活方面还是经济方面都发生了巨大的变化，人民生活也慢慢走向小康生活，档案管理信息化也慢慢走进人民的生活，如今，档案信息已经成为全社会经济生活方面最大的挑战，由纸质版的档案存放方式渐渐地转向信息化已经成为现代社会的潮流，也是时代的必须产生品，只有跟的上时代才能不落后，档案管理信息化不但加速了档案管理的效率，而且使档案有了一定的次序，对之后的工作提供了大量的方便，在新时代下实施档案管理信息化是现代社会的必须产物，也是国家进步的重要标志。

一、档案管理信息化概述

档案管理就是国家相关机构在有序的规则和统一下将有关档案进行整理、分类、保存，一般都将相关档案放入档案袋中然后进行密封，以保证档案的严密性，但是纸质版的档案后期寻找的时候一般比较麻烦，要从一大批档案袋中找到也是非常耗时的，随着我们进入信息化时代，生活中各个方面也越来越信息化,档案管理信息化也成为一个趋势，将纸质版档案转变为信息化的档案，在整体上可以缩短个人档案的寻找时间，为各种工作提供了便利。

二、信息时代下档案管理工作中所面临的问题

（一）规划和设计滞后。虽然已经进入信息化时代，但是档案管理进入信息化在规划和设计方面还不成熟，不能成就更好的档案管理信息化，一般存在三个原因：第一个是档案资源规模大，分类方面不能完善。为了之后能更方便的寻找、翻阅，一定要按照某种分类将所有档案全部规划，设计一个完美的分类组；第二原因为档案不是一成不变的，针对变化的档案管理信息化要规划不变的存放设计，使所有档案都清楚有序的存放；第三原因档案管理信息化防火墙一定要设计的非常严密，不可以存在泄露，加大档案信息的安全性。

（二）档案信息化的服务观念和方式滞后。档案信息化都是在计算机上面进行，但是对于所有人并不是对计算机很了解，国家行政管理部门要推出全面的都适合的服务观念和方式，让全部档案都安全的完整的存放，例如企业信息管理信息化首要是要选择一些计算机骨干人才，将所有员工的档案进行编辑，采取先上报后核实的方式，所有员工将自己档案上报，然后计算及骨干人才将其编辑信息化，下一步需要员工进行核实，确定无误后再保存成功，而且要按照一定的顺序存放。

（三）相关法规体系不完善。俗话说“国有国法，家有家规”，国家为了呈现出一个公平、公正的社会，设立了一系列的法律法规，比如行政有国家大法《中华人民共和国宪法》保护、人民劳动有《中华人民共和国劳动法》保护，所以档案管理信息化也要有法律的保护，为人民群众提供安心的、放心的服务，一方面，对于统计档案信息的机构一定要采取有国际标准的计算机，将计算机信息加密，防止泄露，为人民群众提供安全的保护；另一方面，将档案信息进行分类，对于不同等级的档案要用不同的加密形式以及不同等级的密码设置，以适当的最优的资源服务于不同的档案。

三、大数据时代企业档案信息化建设的应对策略

（一）以完善的硬件、软件基础建设为技术支撑。档案管理信息化过程复杂、内容繁琐，首先要做的就是收集每个人的档案信息，然后对其进一步加工、核实，最后建立完整的档案文件保存，每一步都需要不同的技术支撑。用完善的硬件和软件基础建设为技术支撑，首先在硬件方面：对于不同的地区、不同的行政部门、不同的公司企业应该选择不同的计算机配置，在路由器、计算机、网络等各个方面配合协调的将工作做到最好；然后在软件方面：在硬件措施都良好的状态下，建设一个档案管理平台，将所有档案进行编辑、归类、存档，保障所有人员的信息安全，提高档案管理进入信息化的速率，实现全社会档案管理走向信息化。

（二）以严格的安全防护体系作为坚强后盾。每个地区企业部门的档案信息肯定是大量的，就面临着要保护数据防止泄露的问题，每个企业都要设置最强的防火墙来防止数据流失，需要计算机技术人才为企业数据管理方面下功夫，必须用最严格的安全防护体系来作为企业的坚强后盾。首先要制定严密的保护制度，对档案信息进行复杂的加密，设置使用权限，以最大化的减少与档案信息接触的人数来最大化的完成服务；其次企业部门要对用户分层次、分级别的进行访问，在克服人员的帮助下，每个用户设置自己的私人密码，不但在更大程度上保障了档案信息的安全，也在全社会为用户提供了安心。

结语：综上所述，在科技发达的当今社会，逐渐走向档案管理信息化是我国进步的一大标志，对之后的前进道路有着非凡的意义，提高了我国在国际上走向现代化的社会地位，要想档案管理信息化快速建立，首先要有在硬件和软件方面都要有巨大进步，优质的计算机才可以建立安全的档案管理，传统的档案管理也有一定的优势，现在化的档案管理还有有待解决的问题，所以要坚持去其糟粕，取其精华。提高档案管理编辑的速度以及为人民尽心服务的决心。