新时期人事档案管理制度的优化策略探讨

时间：2024-04-24

刘星余许欣

文登区人力资源和社会保障局

引言：人事档案管理就是将人力资源信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计、利用的实践活动。人事档案是反映单位人力资源客观情况的记录，是考核、培养人才的重要依据。在当前信息化档案管理背景下，纸质时代形成的人事档案管理制度已经难以适应档案资源利用的需求，因此，如何实现人事档案管理制度的调整与优化则成为档案管理工作的重点问题。

一、新时期人事档案管理制度建设现状

在现代市场经济环境下，人才已经成为单位参与市场竞争的重要资源，而人事档案作为记载、叙述干部本人经历、基本情况、成长历史、思想状况、工作成绩等信息的重要资料，对于单位人力资源的优化配置具有重要意义，因此，建立系统完善的人事档案管理制度也是加强管理工作的必然选择。但是，信息时代的到来为人事档案管理工作带来了诸多新的变化，在人事档案管理制度建设中缺乏对信息时代变化的合理应对出现了诸多问题，例如档案管理理念陈旧，缺乏对制度化、规范化建设的深入思考，对于信息化人事档案管理缺乏充分的认知，传统以整理、保存为主的档案管理理念，难以适应当前信息化背景下的档案资源开发要求；专业的档案管理人才缺乏，管理责任模糊，制度执行缺乏力度，且缺乏主动开发、利用档案资源的意识与能力；数字化人事档案建设不规范，信息化管理体系存在漏洞，数字化档案资源开发缺乏完善的程序，造成了档案管理制度化建设缺陷，影响了档案管理质量；安全管理机制不尽完善，档案信息丢失、泄露等风险较高；人事档案使用过程不规范，无法从数据分析的角度实现对人事档案的充分利用，限制了人事档案潜在价值的发挥。针对此，在新的发展时期，应转变工作思路，积极推进人事档案管理制度的建设与完善。

二、新时期人事档案管理制度的优化策略

（一）转变思想理念

新时期人事档案管理工作的发展与变化需要档案管理者在思想理念上做出转变，以迎接、应对档案管理工作的种种变化，并指导人事档案管理制度的调整与优化。在新时期，人事档案管理部门的相关人员，乃至整个单位内部的全体员工，构应该提高规范化管理意识，将制度建设作为规范人事档案管理，提高档案资源利用效率的基本要求，并根据相关制度中形成的管理责任加以落实；提高信息化管理认识，分析信息化时代对人事档案管理工作带来的变化，并从制度建设角度探究人事档案资源挖掘与利用的价值，指导信息化管理体系的建设，推动人事档案管理工作的创新与转型。

（二）加强专业人员培养

新时期单位人事档案管理制度建设提出的新要求需要更加专业的管理人员加以落实，而面对目前人事档案管理人员整体素质不高的问题，单位必须要做出相应的调整。加强对专业的档案管理人才的引入，从人事档案制度建设的角度出发，从信息化档案管理需要出发，充实档案管理队伍，优化人事档案管理人员结构；注重对档案管理人员的教育与培训，加强对信息化档案管理理论知识的建构，提高其信息话档案管理的操作能力，以促进其更好地融入到新的档案管理环境中来；加强对人事档案管理人员的责任意识培养，强调制度建设的重要性，并提高其落实、执行制度规范的责任与能力。

（三）推进信息化管理体系构建

加强信息化建设是新时期档案管理工作发展的必然趋势，也是档案管理制度优化的关键所在。单位在人事档案信息化管理中，应积极引入信息技术，将传统的档案扫描转化为电子档，以弥补传统档案管理漏洞，将档案资料分享至系统平台，为信息化管理制度建设提供依据；推进数据库建设，档案管理部门应转变思路，从资源开发的角度对人事档案的利用价值进行分析，同时加强对数据库权限的设置，确保信息化档案管理系统不仅能够实现对员工数据信息的全面收集与整合，更能够在严格的制度运行下实现安全管理，推进资源开发，从而实现信息化档案管理的科学化与规范化建设。

（四）完善人事档案安全管理机制

在信息化背景下，档案信息的安全管理形式为日益严峻，应充分分析当前人事档案管理面临的新的安全隐患，并通过制度建设加以预防与控制。在人事档案管理过程中，相关部门应加强安全制度建设，明确各环节在档案管理工作中的责任，将安全职责落实到个人，并通过激励、追责等方式提高安全管理效果；完善信息安全管理体系，利用技术手段加强安全防范，同时系统操作规范，提高人事档案安全管理水平。

（五）优化人事档案的使用规范

新时期人事档案管理制度的建设不仅是为了实现对档案的收集与存储，更是为了实现对档案资源的挖掘与利用。单位在人事档案管理制度建设中，应建立系统的档案资源使用规范，从信息资源的角度对档案的潜在价值进行挖掘，并严格根据档案管理制度落实档案使用流程，体现新时期数据分析与利用的价值，从而规范人事档案管理制度，提高人事档案管理效率。