科学解决手工帐不平

潘兴华 贵州省内贸学校

科学解决手工帐不平

潘兴华 贵州省内贸学校

中西部大多数微小企业采用的是手工记帐，但在职业学校的会计课堂上对于手工记帐不平时，很少坐下来研究其方法。总是认为有“电算化”处理，当输入凭证时如果借贷不平则不能存盘，如果借贷平了，那最后自动生成的试算平衡表及会计报表也就一定会平，所以觉得不重要，于是就给学生说对于不平的要认真，要一笔笔核对，可是，凡是做帐的本来就是很认真的，没听说哪一个是瞌睡连天时做帐。

计算机 甩帐 电算化 手工帐 T字帐 求和检验公式 试算平衡表

一、手工帐存在的必要性

计算机的出现，改变了传统的很多手工活，对于财务上的帐务处理也不例外。由于计算机做帐取代手工记帐，我国的会计电算化工作，经过10多年的发展，已经取得了很好的成绩。许多单位在具备条件后，逐步甩掉了手工帐，实现了计算机替代手工记帐，但在实际工作中还存在一些问题。目前，甩帐的审查和审批分为两大块，除国家中央业务主管部门外，均按属地原则由财政部门管理（军队等特殊部门除外）。要审查一家单位的“甩帐”工作，需要兴师动众，费用高昂，而且时间往往延长，加重了基层单位会计电算化双轨制带来的负担，有的单位双轨并行了1年以上还未能得到审查，“甩帐”的收费也是五花八门，多有几千、几万，少有几百，各地收费较为混乱。有的企业甚至因为不堪重负而重新恢复为手工，有的企业（特别是我国中、西部）本来就是微小企业，用不着装会计软件，则直接就否定了计算机而选择手工记帐。（计算机替代手工记账俗称甩账，即系统的正式运行，是指从手工会计数据处理方式正式转为计算机会计数据处理方式。替代手工记账之后，计算机会计系统将正式取代手工完成对输入的会计数据进行处理，并根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即正式采用电子计算机替代手工记账、算账和报账。单位“甩账”审批规定，计算机与手工记账并行3个月以上，且计算机与手工核算数据一致。）由于受计算机的影响，在会计的学习过程中忽略了一些基本技术的深入研究，比如当手工做帐不平时怎么办。中西部大多数微小企业采用的是手工记帐，但在职业学校的会计课堂上对于手工记帐中出现编制的会计报表不平时，很少坐下来研究其方法。因为总是认为有“电算化”处理，当输入凭证时如果借贷不平则不能存盘，如果借贷平了，那最后自动生成的试算平衡表及会计报表也就一定会平，所以觉得不重要，于是就给学生说对于不平时要认真，要一笔笔核对，不行再来一遍，一直到查出原因，找平为止。可是，凡是做帐的本来就是很认真的，没听说哪一个是瞌睡连天的时候做帐。如果还不平了那就更加小心了，如果再查一遍不平那心里简直要发毛，两遍再找不出原因，那心里会万分痛苦。

二、找平手工帐的传统做法

手工帐找平的传统做法是设置“T”字帐，然后一笔笔从凭证登记入帐，然后把每个帐户的借、贷方分别加总。

例：某超市2011年十月份“T”字帐借贷方合计如下。

库存现金（5977.7/58840.3）；银行存款（81972.7/33900）；主营业务收入（115682.7/7168.1）；库存商品（9456.1/92345.75）；应收帐款（1190.4/115.6）；应付帐款（33154/9456.1）；主营业务成本（92309.35/92309.35）；财务费用（0/6.7）；应付职工薪酬（11206/9781）；管理费用（10017.4/236.4）；营业外收入（27.9/27.9）；本年利润（92552.45/115710.6）。

然后将每个帐户的借、贷方分别加总得到借方合计：453，546.7元，贷方合计：419，897.8元，相差33，648.9元。当出现这样的情况时，任何一下会计员都会心时难受，因为帐没平，怎么办？然后又一笔笔的从凭证到“T”字帐再过一遍，再加总，里面只要任何一个地方疏忽，整个工作又等于白费，当然可能会有人提问，那为什么会疏忽呢，应当认真呀！其实，这第二遍，我相信任何一个财会人员都会小心又小心，但人的精力毕竟是有限的，这里的疏忽不是说不认真，而是精力有限造成的，业务量小的单位还好一点，如果单位业务量每个月有4至5本凭证那就相当的困难了（当然，上10本凭证以上的业务量更大，更困难，但那样的企业应当说是肯定会用电算化处理的，如果不用电算化处理，那这个方法同样适用），因此面对这种情况，如果要教育学生认真点，仅从认真的角度是无法解决问题的。

三、找平手工帐较为科学的方法

当手工做帐不平时怎么办，有没有切实可行的查找方法呢？下面介绍其方法供大家参考。

方法要求必需有计算机一台，而且要装入电子表格软件，步骤如下。

（一）先检查期初余额是否平帐，如果不平，先查期初不平的原因，通常情况下这个应当是平的，因为如果这个不平，那上期的报表就不平，就有问题了。

（二）检查本期发生额，为本期发生额设置“T”字帐

用电子表格画好业务涉及的所有帐户（本例有12个帐户），根据业务量的大小调整帐户需要的表格多少，将各个帐户的借贷方合计分别用求和公式设计成借贷方金额的汇总公式。

（三）设置求和检验公式

在容易看见的地方设置借贷方合计及公式：借方合计等于12个帐户借方合计的累计加总，贷方合计等于12个帐户贷方合计的累计加总；再设置一个平帐公式：借贷方差额=借方合计-贷方合计，这个差额应当等于0。其实有前面借贷方合计就够了，但为了方便检验，用这个公式有一定帮助作用。

（四）把当月所有凭证从一号一直到最后一号发生额按帐户逐项录入“T”字帐户，然后每输完一张凭证就看一下平帐公式表格，如果不为“0”，则这张凭证就有问题，这里一定要注意，如果什么时给忘了看，然后到最后才发现不为“0”，则前功尽弃，又得从一号凭证开始重新录入，只要到最后一号凭证录入系统后，平帐公式表格仍然是“0”，那么借、贷方合计就一定平了，进而每个帐户的借方及贷方合计就是当月该帐户的发生额，然后以这些帐户及当月发生额编制试算平衡表。（这道环节如果方便可以通过电子表格进行演练）

只要程序走对，不可能出现错误，一次就能过关，以上就是对试算平衡表不平时应当采用的方法，当然也可以一开始就用这个方法来编制试算平衡表。