关于现代化档案管理的探讨

张路军

摘要：信息技术时代的档案管理已经与传统管理方法大不相同，然而，在现代化的档案管理中也存在一些问题，本文将对这些问题进行梳理，并提出相应的解决策略。

关键词：档案管理 信息技术

所谓档案管理的现代化，是指在科学的思想指导下，运用合理有效的方法和手段，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。得益于科学技术的发展，档案管理事业遇到了新的发展机遇，也遇到了新的挑战。信息化、虚拟化、标准化成了现代档案管理的新名词，本文将分析现代化档案管理遇到的问题并提出相应的解决策略。

一、当前档案管理工作面临的问题

第一，信息技术的快速发展赋予了档案管理新的内涵。信息技术赋予了档案管理一些新的特点：快速、高效、分析、智能，然而原始记录性这一档案管理的本质属性永远都不会改变。因此，保持档案的原始记录性必然成为现代化档案管理的基本属性，当然，这在技术上也是可以轻松实现的。信息技术下的信息载体也发生了巨大的变化，电脑主机硬盘、便携式存储设备、光盘等都使得档案管理空间大幅缩减，然而，新的技术总是充满着一些不稳定因素，我们也要认清，信息技术档案管理系统方法也并不能完全代替传统的信息存储媒介。传统和现代更应该是一种互补的关系，信息技术使得档案的分类、整理、查阅等变得快速高效，而传统的管理方法和载体赋予了档案管理一定的安全性，使得档案管理工作变得更加全面细致。

第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。信息科技的发展给了档案管理工作新的压力和改革的动力，因此，信息产业的快速发展为档案管理工作提供了更加便捷高效智能的选择。在这一压力和动力面前，只有提高自身信息技术水平，方能跟上信息科技的发展步伐，才能使得档案管理事业更加现代化，跟上时代发展的步伐。回首十多年计算机技术在我国的发展历史，从一开始上个世纪末在高校的少量配备，到如雨后春笋般在全国各地出现，为我国的教育、管理、生产、物流、销售等各个领域带来了信息技术的春风。因此，在这样的形势下，将信息技术运用于档案管理不是要不要的问题而是变成了怎么要的问题。这对我们档案管理单位和人员提出了新的要求。第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。现代化的管理思想和方法也是与信息技术的发展相伴而生的。若想实践新的管理方法和理念就需要更新现代化的档案管理技术和设备。因此，档案管理事业面临的挑战和压力，使得变革必然发生。在先进的现代化的管理思想和方法的指导之下，我们需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四，现代化信息技术发展对档案工作者的素质将提出更高的要求。人才是现代化档案管理事业向前发展的润滑剂，高素质的人才不仅要具备档案管理传统的专业知识，也需要较高的信息技术水平。如系统功能的软件开发、维护、应用等能力，这样的人才不仅仅会给单位带来工作方法上的创新，而且也会带动单位原有人才素质的提升。

二、现代化档案管理的工作建议

第一，增强现代化意识。在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

第二，加强对人才的培养。新的技术不断涌现，人才的培养也要跟上这种变化的脚步。因此，随着现代化档案管理工作的不断深化，我们相关工作人员的素质也要不断提升。首先，从职称评定上，加强计算机技术的考核力度，让所有工作人员都具备基本的计算机和互联网的操作能力。在此基础上，我们要积极组织人员出去培训学习，并督促其将学习内容尽快转化成工作能力，并且带动同事素质的提升。

第三，加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。硬件是信息技术的载体，信息技术的飞速发展是伴随着硬件的不断升级而实现的。现代化的档案管理事业中，必要的硬件投入是最基本的环节。一些基础的计算机、打印机、扫描仪、光盤刻录机等已经成为了档案管理工作的必备。随着新的科学技术的发展，虚拟现实等已经走入了生活，走人了各行各业，我们也应该密切关注这些新技术新设备与本行业的关系。跟上信息数字化的发展步伐。

第四、重视档案管理的标准化。为防止档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。

第五、正确处理手工操作与现代化管理的关系。现代化的档案管理工作要将传统技术与现代化技术结合在一起，如前文分析所指出的，两者不是互相替代的关系，而是可以相辅相成。因此，从观念上，我们要改变僵化的观念。从技术上，我们要将传统的技术加以提高和传承。使得两者共同为我们的档案管理工作发挥最大的效能。

总之，档案作为历史的见证，是我们的社会正常运转的必要环节。在这样一个信息技术迅猛发展的时代，机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，我们的事业将会遭遇重大的危机。