国际学术类会议的收费研究和经验探讨

唐烨斌 曹欢欢 郭峰

【关键词】学术类 国际会议 收费机制 费用管理 研究 探讨

众所周知，绝大部分国际学术会議的举办都是由国内的学术申办机构，通常例如医院、协会、学会或者领域内著名的专家个人提出承办申请，经由国际主办方的学术常委会投标决定，之后交由国际主办方长期合作的国际PCO和国内举办。在选定目的地城市之后，国际和国内主办方通常会采用公开招投标的方式，通过国际主办方和国内主办方共同投票，确定国内PCO。国内PCO中标后，则是将会议服务的整体服务包（MICE）和主题活动等根据自己公司的实际情况全包或者部分转包给国内其他DMC公司负责。

国际学术会议项目的资金筹措保障措施和建立以满足大会要求的流动资金、高效利用项目局部的流动资金、最大程度发挥流动资金效益为标准，这在保证重大国际学术会议顺利进行方面发挥重要的作用。但同时，长期以来国内主办方、承办方逐渐出现的收费项目不合理、收费方式不规范、前期收费的资金池管理缺乏、外币兑换等外汇渠道被政策限制等问题，也已经在一定程度上影响并阻碍了国内承办国际大型学术会议的发展。如何降低会议成本，提高与会质量，成为国内会议承办方亟待思考并解决的问题。

目前国际学术类会议的收费标准类别和合理性规则尚无明确定义，根据国际会议与大会协会（简称：ICCA）会议的大类归纳及8-10个国际学术类大会[1]的实际情况归纳如下：

（一）国际学术会议收入类项目分类

1.企业赞助类收入一国际学术会议主要的收入来源

主要包括大会冠名及赞助、企业展位费（特装和标准展位）、各类线上线下大会广告费、大会用品（笔、包等）专项赞助、礼品赞助、大会单个项目冠名赞助。基本上围绕着本产业链上的相关商业企业开展的招商项目都可以归纳入这一类收入。

组委会还可以指定一个详细的赞助商和参展商的利益回报资源列表，列表内包括赞助套餐、展览展示的机会以及回报、企业卫星会的时间等等。

2.代表注册费、参会人员注册费等相关收入

国际学术会议的代表注册费收入是国际主办方非常重视的收入项目之一.其重视程度比国内的学术会议主办方要高很多，甚至排在企业类赞助收入之前。国际主办方会非常重视代表或参会人员注册费的设计、定价等相关工作，其分类和定价的考量因素众多，而且非常复杂。比如：既要考虑国际上的通常做法，又要结合是否符合举办地当地的收入水平和物价水平。多种因素的平衡梳理非常考验主办方和PCO的统筹分析能力。

2.1代表注册费的分类

国内目前对学术类会议注册费分类问题尚未形成统一的标准。目前国际上通用的分类做法是大致根据与会代表的地区来源、参会代表类型、会议注册参加时间、参会代表身份类型等来划分。

（1）根据代表的来源地、国家地区，可以把注册费分为国际代表注册费和国内代表注册费两种。前者主要针对举办地以外的国家和地区，后者顾名思义就是本国代表享受的注册费标准。一般来说，国内代表注册费比国际代表的享有优惠政策。这种按照与会代表来源地的国家和地区进行分类的好处是解决了发达国家和地区与欠发达国家和地区之间收入不平衡的问题，让更需要精进知识的欠发达国家和地区的代表也有经济能力参加此类高水平的学术盛宴。

比如表2：RICMMHS 2021大会的注册费国际最高USD 250.本地印度卢比INR6500（按照2021年8月30日汇率计算6500印度卢比约为88.9887美元）。

（2）根据参会代表的类型，可以把国际学术会议的注册类型分为非会员代表注册费（Non-member）和会员代表注册费（Member），一般会员代表注册费优惠于非会员代表注册费。因为国际学会协会（即主办方）大多都会鼓励通过一次次会议的举办吸纳更多的协会组织会员，每年缴纳的会员费收入也是国际协会除了办会以外的收入来源之一。

比如：原定于2020年9月30日-10月3日在匈牙利布达佩斯举行的第四十一届世界骨科大会（SICOT 0WC2020）因为疫情推迟到2021年9月15-18日，SICOT协会对非会员代表注册费和会员代表注册费分类非常清晰，如图3。

（3）根据参会代表报名参加的时间分类。国际学术会议通常针对申请者申请与会资格的先后、注册申请时间点，会采取不同的费用优惠政策，国外的做法是希望人员提前预定、提前规划好各类行程、酒店住宿等。因为临时到场注册，所有的吃饭、住宿、资料都没办法提前做好筹划，就会给会务组织工作带来诸多不便。所以国外对提前申请注册的代表会给予很大幅度的注册费优惠，现场注册费也相对会最贵。具体大致可以分会早鸟注册费（EarlyBird Registration Fee）、预注册类型（Pre—registration fee）、在线注册类型（Online Registration fee）、现场注册类型（Onsite Registration Fee）。比如：2022年1月15一19日召开的IMSH2022。

（4）根据参会代表的身份类型分类。一般可以分为被邀请的专家（InvitedGuest）、专家学者、学生、企业代表等。每个国际学会组织还有很多自己组织内部本身的身份分类。

（5）根据注册人数数量分类，可以分为个人注册（IndividualRegistration）和团队注册（Group/Team Registration）。一般做法为一个注册组织或企业内部的三个或三个以上的参会人员可以注册为一个团体，有些主办方的团队人数要求也可能会提高为五人以上。有些经过主办方认证的人数大于等于五人的团体，还有机会获得一定的申请费团队折扣（一般为10%-20%）。

（6）根据参加不同时长会议日程来分类。可以分为会前会Pre-congress、会前培训课程Training、主会议（KeynoteLecture或者是STATE OF THE ARTTALKS）、卫星会、只参加某个单日注册类型（ONE Day Registration），参加2天的注册类型（2一day Registration），参加全部日程的注册类型（Full Registration）。比如：美国甲状腺协会召开的90th AnnualMeeting of the American ThvriodAssociation（ATA Annual Meeting）按照注册代表的身份分了十大类不同的类型，时间上分了Early Registration和Regular Registration两种，如图6。

（7）国际学会、协会及组织主办方一般会推出奖学金或奖励类型的注册费类型（Fellowship Fee&Award），FellowshipFee的种类分类标准一般会根据情况不同分为免注册费、免食宿、免交通等标准。

国际学术会议非常重视鼓励投稿者投稿学术论文，在经过组委会学术委员会的专家组审核后，也会对获奖者进行减免注册费的奖励.通常做法如下：

a.投稿论文口头交流，Best Oral Award

b.投稿论文壁报交流，Best Poster Award

c.论文刊物印刷交流Publication交流，Best Paper Award

d.以协会杰出贡献人物为名字的各类Award、Grants&Prizes

（8）其他类型的注册费的情况

a.线上注册类型或者叫虚拟注册类型

因为2020年新冠疫情的全球爆發，越来越多的国际学术会议组织者根据举办的实际需求增加了线上会议的注册类型。

b.会后活动类型注册费（Post Congressactivities）

主要是针对初次来举办目的地的与会人员，为他们提供会后的一系列参观或者游览当地人文和景色等活动。

c.陪同人员注册费用（AccompanyPerson Fee）

与会专家的家属或者秘书等陪同人员也有相应的注册费，在很多国际大会上会出现Accompany Person Fee这样一类注册类型。这些参加人员是陪同人员。他们不参加学术活动.只参加大会的一些社交活动，比如说：晚宴、会后活动、用餐等。

（9）注册费类型以外的一些收费项目及需要特别注意的事项

学术会议中住宿费、签证费（VISAApplication）、邀请函打印及寄送服务都是需要收费的。这些项目中，除了住宿费可能会产生一些收入外，其他都属于基础会务服务，一般不加收费用。住宿费我们在之后的文章中再进行详细的分享和讨论。

注册的取消政策（CancellationPolicy）及退款：注册费用的返还将按一定的时间政策参考：

1.30天内取消，将收取每人固定费用的取消费：

2.30-15天内取消，将收取每人固定费用高1-2倍的取消费用：

3.14-7天内取消，将收取注册总费用的50%;

4.6-0天内取消，将收取注册费用的100%：

（不退还费用）

无法退还费用还包括机票、火车票等交通工具费用，或已经支付且不能退还的费用，这将直接计入取消费用中不作退还。所有退还费用将在收到申请15-20日内退还。提前一个星期申请取消的，统一会后完成退款（如有）。一般所产生的银行手续费将由参会代表自行承担。

就收入而言，国际学术会议的支出和花费部分，国内和国际做法比较类似，主要包括以下内容：会务费、餐旅费、专家费（国内和海外专家，海外专家需要现场准备美金或者外币讲课费，或者会后汇款）、签证费用及网站建设、各类印刷品、现场搭建布置及设备、各种会议相关的信息化系统、国外主办方的合作费、大会保险费等。其他还包括：学分费用、会议宣传广告费、前期的筹备会议需要的费用。根据国际主办方和国内承办的PCO公司的合同会约定盈利部分的分配方式，结余部分的外币需要通过汇款方式汇款至国外协会或者其指定的海外账户。

国际主办方与国内PCO的合作模式一般有这么几种：第一种，利益共享，风险共担。第二种，只享受利润，不承担风险。比较强势的主办方会采取这种合作模式，本身此类学术会议成熟，质量高、业内影响力大。第三种，固定服务费，利益和风险全由国际或国内主办方承担。

我们以第三种类型进行探讨，如果在国际学术大会召开前PCO公司可以预见到收入将不足以覆盖支出的，书面通知了国际主办方并要求主办方给予指示。主办方在收到PCO公司的书面通知之日起几天内应给予明确指示，告知应该如何处理。如果根据主办方的指示导致大会的收入最终不足以支付支出的，差额部分由主办方承担。三种合作模式各有利弊，根据双方自身各自的情况不同，最终谈判达成一致即可。

（一）国内举办国际学术类会议经费和收费方面的问题

从世界国际会议、亚太国际会议及我国的国际会议的发展现状看，国际会议呈现不断增长的态势，且发展潜能无限。但是2011年2月，经国务院同意，财政部、外交部联合发出《关于严格控制在华举办国际会议的通知》。在全球国际会议发展呈现快速发展的时机，我国却对在华举办国际会议严格控制，这一举措目的不是打击，而是针对目前国内国际会议存在的问题进行整改，促进会议产业的健康发展。目前在华举办国际会议存在以下一些问题。

1.会议数量增多，费用极高

目前我国能举办国际学术会议的单位很多，各家互相攀比，造成的后果就是国家的财政支出很高。因为国际会议在中国开，很多费用是由我国承担的，且很多要动用国家财政拨款给予费用支持。在这种情况下，很多名不副实的国际会议大行其道。与此同时，一些城市还盲目修建豪华大型会议中心，甚至建造多个，主会场极大，分会场极多，而使用效率极低，可想而知浪费是必然的。

2.学会会议质量不高，缺乏品牌

在众多的国际学术会议中，有一些所谓的国际学术会议根本没有任何价值，解决不了任何问题。一是论文指标和背后涉及的学术利益，参加国际学术会议做口头报告或墙报能被认作国际论文发表，还有一些国家科研评审机构，把组织国际学术会议当成工作业绩指标来完成，所以会议的质量可想而知。我国也有一些自主品牌的国际会议，但是高端会务少之又少，没有高端的内容，只为了品牌而做品牌，也不会有健康的行业内容提升与实质性的会议发展。

我国近几年越来越重视学术会议的举办质量，从2021年7月15日中国科协办公厅“关于公布《重要学术会议指南（2021）》收录会议的通知”可以看出国家提升学术会议的决心，具体通知如下：

为进一步营造良好学术交流环境，服务学术高端引领，推动学术会议质量提升，促进学术会议品牌建设，中国科协开展了《重要学术会议指南（2021）》相关工作。经专家提名、学会遴选、指导委员会认定等环节，《重要学术会议指南（2021）》共收录123家全国学会（学会联合体）推荐的707个会议，现对入选会议名单予以公布。

希望各相关单位深入学习贯彻***总书记在两院院士大会、中国科学技术协会第十次全国代表大会上的重要讲话精神，努力营造奋勇争先的科技创新氛围，大力弘扬科学家精神，持续打造同行认可的高水平学术会议，为不断提升我国原始创新能力、实现高水平科技自立自强作出更大贡献。

（一）收费规范与灵活、便利性

根据注册费类型的收费币种一般为：美金，欧元、本地货币（如：人民币，日元、韩元）根据举办地的主办方而定。那么，国际收款就成为了国内承办国际学术类会议的一个重要问题。为了符合各国代表的日常支付习惯，通常收款为整数额收款，手续费（Handling Fee）由大会承担。目前针对国内代表的收费方式边界比较清晰，国际与会代表的收款会比较麻烦一点，有这几种收费方式：国际汇款、国际在线支付、信用卡、现场付费POS机、现场现金。

我们的经验是国内有一个在线支付通道，可以是微信、支付宝、信用卡等常见的在线第三方支付方式。国际收款除了赞助商使用国际汇款方式较为普遍外，Paypal貝宝就是首选的在线收款工具。Paypal的优势是其在全球范围内有超过3.25亿用户，跨境交易结算能通过电子邮件轻松收付款，且全球203个国家支持使用，26种货币汇率自动兑换，保护商家利益，能解决美国、欧洲、亚洲、澳洲大部分国家和地区的在线支付问题;而且在国外普及度非常高，支付系统稳定;更为重要的是可以解决退款的问题。Paypal在线支付的款项不会直接汇到举办会议机构所在的国家账户内，而是停留在Paypal的账户里面，可以很方便的汇款给境外，退款给境外的与会代表。Paypal提供了多种提现渠道，十分便捷，最终在大会结算时也能帮助国内的PCO公司，在符合中国的税收政策和相关法律规定的情况下，根据会议举办地国家政策，提供与国际主办方的合同、填写说明文件，轻松搞定大额国际汇款。对于一个大会而言，参会人员支付各项费用的便捷程度也是决定国际与会代表是否积极报名参加的重要因素之一，所以支付问题解决的好坏对于国际学术会议的成功举办非常重要。

（二）国际学术会议收费法律风险探讨

不管是国内还是国际学术会议，一直是各行业营销领域商业贿赂高发的风险环节，特别是医学类学术会议，更是在此范围之内，我国近些年严厉监管和打击的也是医药领域会议。无论是在医药厂家自己主办学术会议还是在参与国际学术类会议，如何发现并防范营销中的商业贿赂问题十分重要。

根据资料，我国2016年颁布的《最高人民法院、最高人民检察院关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》进一步明确：贿赂犯罪中的“财产性利益”包括可以折算为货币的物质利益如房屋装修、债务免除等，以及需要支付货币的其他利益如会员服务、旅游等。新修订的《反不正当竞争法》也列举了商业贿赂的具体行为类型，删除了“回扣”条款，并增加了“经营者的工作人员进行贿赂的，应当认定为经营者的行为”的规定。

上述新法规的颁布实施，对国内外学术会议如何举办提出了新的挑战，尤其是企业普遍采用的“以学术会议的名义进行市场推广”方式，这其中是否存在向专家、学术机构负责人员输送“财产性利益”情况并进而被认定为商业贿赂的事情，也是目前学术大会举办、承办企业普遍关注的问题。

1.风险识别

通过学术推广活动名义进行贿赂，主要是指企业自己通过主办学术会议，或对学术会议的国内国际主办方（各类学会、协会、医疗机构）、参会代表提供资金资助，帮助解决会议召开及参会代表的食宿、交通、注册、专家授课等费用，诱使利益接受方违背其法定义务或职业道德，利用其权力、影响力，为利益输送方谋取好处或诱使交易发生。其风险表现形式包括但不限于：

（1）对国内学术机构（学会、协会）主办的会议提供赞助;

（2）对国际主办（学会、协会）的会议提供赞助;

（3）对国内学术机构、国际主办方委托的第三方会务公司提供赞助;

（4）企业自办学术会议或者在国际大会中举办企业卫星会，邀请并赞助与会代表参加会议;

（5）企业赞助利益相关者参与第三方主办的学术会议，承担他们的交通费、食宿、注册费;

（6）以费用报销的形式，为参会代表个人提供参会的交通、食宿、注册费用。

2.风险防范

举办国际学术类会议对赞助的合规建议：

（1）事前审查会议性质，确保会议在国际上真的属于与技术相关的学术性会议;

（2）避免将某一个单独机构、单独专家个人、单独内部业务单元、职能部门或协会内部机构作为赞助对象;

（3）签订书面协议，明确赞助资金仅能用于本次国际学术会议本身，确保专款专用;

（4）赞助资金必须“公对公”，并由受赠单位出具公益事业捐赠统一票据或会议赞助发票，避免将赞助款交给个人或某个部门。

笔者对赞助与会专家代表参加国际学术机构承办的大会或企业在大会中自办学术会议、卫星会、企业会等的合规建议：

保留邀请专家真实参会的材料。注意留存邀请函、会议通知、会议议程、參会专家代表的注册费用发票（国际为INVOICE）、现场签到、现场照片、PPT等会议材料，证明学术会议本身及专家参会的真实性。

合理安排参会行程和选择会议地点。赞助行业专家代表参加国际学术会议时，行程时间安排应适当紧凑;行程路线安排应避免非正常经过旅游城市或景点，并滞留时间较长。企业的卫星会、企业发布会出席日程需要的时间段以外，其他时间段不要安排统一的行程。更不能假借国际会议的名义，开会后选择在举办地的景点、风景区停留太多时间，各项会后活动都必须是官方认可的比较好。

避免无关费用支出。费用支出上应该仅限于正常的交通、住宿、餐饮、注册费用，避免出现景点门票、导游服务费、导游加班费、用途不明的杂费等与会议无关的非正常费用。

赞助指向性不应过于明确。不应与专家代表个人签订赞助协议，也不宜与特定的机构签订指向性过于明确的赞助协议。

赞助费用标准避免过高。赞助专家代表参加国际学术会议，如会议主办方对住宿、餐饮有统一安排的，应以主办方的安排为准，不宜另外提供明显更高价位的食宿安排;企业在大会期间自办卫星会或发布会等，主办方对住宿、餐饮没有安排时，注意将人均消费控制在合理的范围内;交通费用方面避免安排头等舱、头等座。

（一）国际学术会议收入部分是重代表注册费而轻企业赞助

大部分国际主办方都把学术和商业化区分的非常清楚，他们注重学术内容和氛围，导致有时候难以理解我们国内一些赞助商的商业化做法。某些企业想要投资赞助，但是需要经过筛选和审核，这套筛选审核机制也是有着非常严格的标准和流程的。国际学术会议对注册费类型、赞助费类型、各类捐赠细致程度都区分的相当清楚。收入部分侧重于招募更多的参会代表、收取更多的注册费，而国内主办方更关注企业赞助收入的这一部分开发。

国际学术会议对注册费的关注程度，努力确保了主办方是更倾向于关注学会协会会议的长期健康发展;为各类型的与会人员提供不同类型的注册费标准，也是鼓励一些欠发达地区的学生、研究生参与到学术研究中来。国内学术会议更多的只是就项目本身的盈利出发，缺乏中长期考量，所以在收费项目和注册费类型设定上比较简单粗暴。关键还在于对一些注册费收费细节问题上的处理。

首先要在会前就做好预算管理，哪些收费项目是要争取的，哪些支出项目是必要花费，经费筹措、食宿等周边服务安排、注册费收缴等一系列准备工作，都需要提前细化制定。其次，在会议过程中要科学安排组织分工，合理配置会议人力、物力、财力资源。最后在会议结束后要认真进行会议资料的整理、会议各类费用的结算、会议筹备经验的总结与反思等会后收尾工作。总之，认真制定大会的预算、设计注册费收费类别、赞助商赞助类别，切实将其落实到国际学术会议的资金筹措、费用的预算管理工作中去，是举办高质量、高水平国际学术会议的关键。

国际学术大会对壁报（Poster）和奖项的重视程度非常高，这为正在精进自身医学专业度的年轻人和一些想听取意见的年轻学者创造了极佳的参与机会，而国内大部分壁报和奖项都流于形式，被重视程度不高。

（二）国际学术类会议的支出和费用部分是重学术、轻会务

国际会议基本不设有接送参会者的相关服务。大教授小专家都得自己去，因为国际会议主办方在这部分支出十分有限。而国内的学术会议都是全程接送包住宿吃饭，大部分费用都花在专家机票、住宿，餐饮等非学术项目。其他的花销支出例如：会务布置、搭建、印刷品、互联网信息化等部分与国内学术会议大体一致，只是国际的会议还多了一些跨国跨地区的相关费用如：签证、外币等。

尽管国际和国内学术类会议在收费和支出管理上有这些差别，但大部分是国内的会议在收费和费用管理上有些不规范和粗糙。毕竟国内的学术会议市场化运作起步比国外晚好多年，而且加上国内对学术会议行业从业人员的培训途径太少，大多是非本领域会议服务和管理专业人员，所以水平参差不齐，造成目前的国内想要承办真正意义上的国际学术性大会，还需要国际主办方、国际PCO的指导。

尽管国内学术会议非学术方面的支出和繁缛的东西太多，但毫无疑问，国内从业人员和PCO的办会水平也在不断改善。我以前工作过的一家国内专业的PCO公司团队竞标成功、举办过一次第十六届国际儿科肾脏病大会（IPNA2013），举办的非常出彩。大会在国际主办方的指导下学习和进步，最后所有的会务服务、财务管理、合规性都达到了国际主办方的标准，甚至达到了举办以来的最高水平，得到了国际主办方官方的高度认可和书面表扬。

希望国内能举办越来越多高水平超国际化的国际学术大会，这样既能像***总书记所指示的：国内要引进和举办高水平的学术会议，增加合作，提升科研水平，让学术水平的提高起到促进社会进步和改善生活水平的真正应有的作用，也能让国内的从业人员、相关企业在举办国际学术类会议时在财务管理等方面更加规范、更加合规，让办会质量更高，让行业发展更健康。