保证展会质量是最大挑战

徐智

中国仪器仪表学会副秘书长沙旋告诉记者，2021年学会的会展工作依然面临诸多的困难，跟2019年更是无法相提并论。2021年中国仪器仪表学会（以下简称“学会”）成功举办了两场规模稍大的活动：一个是于7月在怀柔区举办的，与北京市和怀柔区政府合作的2021雁栖湖科学仪器和传感器论坛，是两天的大型高峰论坛附带一个小型展览；另一个是于11月在郑州举办的，由中国科学技术协会、河南省政府作为主办的世界传感器大会，包括展览、论坛和很多同期活动。

这两个活动都是政府主导的项目，学会自身的商业类项目基本都被取消或延期。其中，学会主办的中国国际测量控制与仪器仪表展览会（MICONEX）原计划是2021年8月举办，后因疫情延期到12月，现在又被迫延期到2022年8月。如果加上2020年该展会也未举办，那么即便2022年展会顺利举办，该展也已变成了三年一届。

沙旋表示，在2021年的展会运作过程中，学会也吸取了一些经验教训。

首先是要随时关注全国疫情变化。全国各地不断有疫情散发现象，这对主办方邀请展商、观众、嘉宾都会造成很大的困难。主办方不仅要关注展会举办地的疫情情况，也要关注其他区域，特别是展商、观众集中的区域。因为疫情发生以后，疫情所在地和展会举办地都会有相应的出入境政策，主办方必须快速了解和响应这些政策，然后做出相应的调整。

其次是展会前期一定要充分做好应对突发情况的准备。主办方要做好各种突发情况的预案，在展会的物料组织、嘉宾邀请、观众组织等方面也要做好充分的准备。例如有些物料不到最后时间就不能下料；车票、机票等要在展会邻近时间再购买；酒店也要在邻近时间再最终确定；要有充足的备选嘉宾；有些东西尽可能做成通用的，这次不能用就下次用。

当然，学会也在展会运作过程中收获了更好的运营团队。学会的很多展会都是联合多方共同举办的，这就要求各方团队要及时的、经常的聚在一起办公、沟通。同时，因为在疫情下要举办展会，永远不变的就是一直在变，所以不仅工作人员间的沟通增加了，工作人员与展商、嘉宾、观众的沟通也变得更紧密了。伴随着各种变化，从展会的整个组织到运作，主办方的工作量比以前增加了很多，但是运营团队响应能力、心理素质、抗压能力等也得到了更进一步的锻炼，这也是一种收获。

通过近两年对会展业的观察，沙旋认为在疫情影响下，会展活动的魅力和价值，以及对其他行业赋能的能力都被削弱了。

从整体来看，疫情新常态下，展商参展的效果肯定是下降的，但参展的成本会增加。例如因为展会延期，有的展商从国外运来的展示设备被一直放在货仓，有些企业的展台用品被迫存放在工厂，这些都会增加企业的参展成本。然而即使是主辦方再努力，既做线上又做线下，但展会现场的效果跟正常年份相比肯定是下降的。

展会最重要的目标是帮助企业对接到重点客户和获得想要的资源。特别是有些中小企业，参展目的就是想找到潜在客户。学会手上有企业资源、观众资源，就要利用好自身平台实现他们的目标。以前靠展会能轻松做到、做好的事情，但在疫情下的效果下降了，那就要给展会做更多的赋能，或者通过其他的附加方式、同期活动，甚至是延伸到全年365天的服务，来帮助企业实现参展目标，提升企业对展会的粘合度，吸引企业继续参展。

在疫情新常态下，对于主办方而言，在大型展会不确定性增高的情况下，可以尝试化整为零，在全年不同时段、不同地区，针对行业的细分领域举办一些成本不高但能达到相关效果的小型展览、会议、活动。这些小型会展活动可以全年不断地给企业服务，但同时也会把一些最终工作节点、成果放到大型展会上进行收尾，给展会更多的赋能，把整个大型展会变成一场行业嘉年华。这是一种在充满不确定性的情况下把展会办好的方式；是一种维持客户关系，为行业提供服务的方式；也是一种维持展会运营团队生存下去的方式。

沙旋认为，2022年会展行业最大的挑战是，如何在疫情点状爆发的新常态下，在不确定性中确保展会能够保质保量的召开。“我只能说确保保质保量的召开，不敢说确保召开。因为在充满不确定性的当下，展会能够召开不是主办方说了算，有时候确实得看运气。但是一旦具备召开条件，对于我们的挑战就是，怎么保证展会的质量和效果，让主办方、展商、嘉宾、观众等各方都满意。”沙旋说，因此，在整个展会组织过程中一定要有丰富的预案，包括展商的预案、嘉宾的预案、观众组的预案等，以应对不断改变的疫情带来的不确定性。

沙旋表示，经过两年多与疫情的共处，会展人已经逐渐适应疫情下的新常态。“2022年，我相信整个会展行业，包括学会的会展团队在应对疫情突发状况这种新常态时，都已经有了心理准备，有了相应的方案，也有了工作经验，甚至包括展览技术和展览理念上创新的准备。而且我相信国家控制疫情的方式方法会更加科学、更加合理。”沙旋认为，总体上会展业2022年应该会好于2021年，2022年应该是行业恢复期。虽然要马上恢复到2019年、2018年的情况不太现实，但肯定是逐渐在进行恢复。

面对诸多不确定性因素中到来的2022年，广大会展人在展会筹备过程中应该往坏处想、做最坏的打算，然后在实施过程中保持乐观积极的态度。“往坏处想”并不是要吓唬自己，而是要预事在前，制订相应的补救方案或备用方案。其实在新常态下，很多展会参与者对展会效果的预期是会降低的，大家都能理解疫情下主办方的不容易。但主办方自身绝对不能降低标准，而是应该以更积极的态度和行动来保证展会保质保量的进行。