新时期我国特殊教育职业学院档案管理的现状及对策研究

林军

摘 要：随着我国经济发展的加快，特殊教育也越来越受到人们的关注。特殊教育职业学院对于培养特殊学生的技能专长，使其更好地融入社会，在社会上独立生存有重要作用。而特教职业学院的档案管理对于学校、学生的发展来说意义重大。然而新时期下我国的特殊教育职业学院的档案管理还比较落后，不够重视学生的特殊性等问题都比较突出。文章主要分析了新时期下我国特教职业学院档案管理的现状，并提出了相应的解决对策。

关键词：新时期；特殊教育；职业学院；档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）28-38-2

0 引言

特殊教育职业学院的档案对学校各项工作的开展，学生的活动、成绩等方方面面都进行了真实的记录，是非常重要的文献资料，同时档案资料还具有开发和利用的价值，这也是档案管理工作的现实意义所在。国外在档案管理方面的研究比较先进，开发利用较多，国外的高职院校有非常牢固的档案服务理念。相比较之下，国内的档案管理工作比较落后，更不用说特殊教育职业学院的档案管理工作了，不仅相关方面的研究比较少，学校本身也不够重视，档案管理工作一直比较滞后。本文旨在研究分析特教职业学院档案管理工作的现状，发现问题，并提出了新时期下特教档案管理工作的新道路，解决存在的问题，使档案资源能够真正发挥出其作用。

1 特殊教育职业学院档案管理现状

1.1 学生档案管理现状

不论是教育培训机构还是所有学校，其档案管理最为重要的部分就是学籍档案的管理。学籍档案不但真实反映出了一个学校教育和教学的具体情况，同时也记载了学生在这一时期的学习和生活等，因而不论是学生还是学校都应该认识到学籍档案的重要性。然而新时期我国特殊教育职业学院对于学生的学籍档案管理还存在不少问题。

随着信息技术的普及和发展，许多特殊教育职业学院其自主招生形式多以网络报名为主，但许多残疾学生受自身因素的影响，导致网上填写的信息多半是由老师或者家长帮忙完成的，这个时候难免就会出现录入的信息不准确的问题存在。而招生部门又很少对这些信息进行甄别和审核，导致学生信息数据库的信息其准确率并不高。学籍档案管理要求比较严格，若是前期未对学生信息进行反复核对确认的话，一旦有差错则后期再调整纠正就需要经过相关部门的层层审批，耗费的人力和时间非常大。

1.2 没有就特殊学生进行关注

在调查特教职业学校的学生档案之后我们发现，其学生档案主要包括了学生思想及品德素质档案、学生艺术素质档案等五个方面的内容。总的来说，这些资料还是相对完善的，但并未表现出对特殊学生的关注，及教育特殊性的表达，也就是说缺乏特殊学生在简单劳动能力、体检情况、兴趣爱好等方面的统计分析的资料。

1.3 没有对特殊学生进行跟踪记录

目前大多数的特教学生档案都是使用记录式的形式来进行的，也就是对学生目前的情况和所获得的成绩进行记录，但没有对特殊学生进行跟踪记录。这里的跟踪记录包括两个方面的内容：一是对学生在不同学年和发展阶段做纵向比较的记录，该记录可以对学生的成长进行直观比较；二是通过对学生的指导教育，与其家长沟通之后对学生建立一个个人发展计划。

1.4 信息技术应用较少

现当代是一个信息化社会，许多工作都可以借助网络来完成和完善，而档案管理信息工作更是应该加强信息化建设。然而许多特教职业学院在管理档案方面还没有完全实现信息化的管理，还在沿用较为传统的管理和工作方法，致使档案利用的流程烦琐，效率也不高。部分特教职业学院虽然引进了现代化的档案管理信息系统，而且也借助这些系统真正实现了无纸化的档案管理工作，但因为许多学校都没有聘请专业的档案管理工作者，许多档案工作者还是兼职的，这就使得档案管理工作者群体的专业技能水平普遍较低，缺乏现代化的档案管理水平，进修和学习的机会也比较少，档案管理效率低。

2 特殊教育职业学院档案管理对策

2.1 提高学籍档案信息的准确性

针对特殊学生在报名时所填写的信息可能存在失误的情况，特教职业学院的源头部门应该要求学生在报名时提交身份证复印件、残疾证以及户口本复印件等有关证明，在基本资料信息收集完之后，学生再进行网上报名，这样一来学校的招生部门就能够对信息进行审核，一旦发现错误就可以在核对之后及时进行修改，这种报名方式不但能够确保学校在建立学生档案信息时所获得的基本信息的准确性和完整性，同时工作效率也得到了提升。

2.2 建立学生成长档案

特殊教育和常规教育最大的不同在于学生个体之间有很大的不同，这也正是特殊教育的难点所在。因此特教职业学院要培养他们的技能与水平，让他们能够在社会当中凭借自己的一技之长而获得生存能力，获得生活的动力，就应该在教育过程当中对他们的特长进行记录，包括学生所掌握的知识，理想愿望，这样才能给社会给企业提供一个更为直接的参考数据，并将其安排在最合适的岗位上。因此，特殊教育职业学院的档案管理中应该尽快建立健全学生档案信息，将学生所掌握的知识技能和爱好特长进行完整的记录。为此我们可以建立一个学生成长档案，根据特殊学生的个性和特长，绘制劳动技能和职业素养成长曲线等相关方面的成长资料，将学生在不同发展时期所付出的努力及获得的成果进行详细生动的记录。

2.3 充分利用信息化技术管理档案

传统的档案管理方法是采用纸质载体来存储档案资料，不论是管理思路还是管理方法都比较落后。因此，新时期下的特殊教育职业学院在进行档案管理时应该顺应历史潮流以及档案事业发展的趋势，努力推进档案信息化的建设工作。首先，特教职业学院应该努力推广和普及应用档案管理软件，电子档案不但能够降低纸质档案管理工作的强度与难度，以往纸质文本不能呈现出来的声音、视频等数字信息也可以通过电子档案来完成，记录特殊学生的成长信息也将会变得更加丰富。为此，学校可以根据学校档案的特征来购买较为成熟的档案管理软件系统，或者根据自身实力和实际情况开发相应的软件，同时注意对软件进行定期的维护，确保档案管理更加顺利。

2.4 重视家长的支持和参与

特殊教育职业学院的培养教育对象比较特殊，这也决定了其档案管理和常规的高校档案管理存在很大的差别。对于特殊学生来说，学校教育和老师在其成长过程当中固然重要，但更少不了家长的支持和培养。残疾学生在其某一方面存在或多或少的影响生活的能力，因而家长更需要配合学生建立和完善学生档案，这里主要是指两个方面的内容：首先，家长要积极配合学校教育工作的开展进行；其次，家长应该给学校提供关于孩子准确完善的资料，包括学生康复和教育的记录，家庭内部对学生各个时期的规划等。通过家长和学校的积极配合，我们才能更好地为学生建立准确、完善的信息，根据计划培养学生成才，使其能够根据自身的兴趣爱好掌握一技之长，并在社会生活中立足。

2.5 提高档案管理工作者的专业技能

要提高特殊教育职业学院的档案管理水平就必须要提高档案管理工作者的整体素质。这几年我国社会经济增长比较快，高职特殊教育也取得了快速发展，特教职业学院的档案管理工作也面临着机遇和挑战并存的时代。所以，特教职业学院的广大档案管理者都应该努力提升自己的综合素质，以便更好地开展档案管理工作，为学校，为老师，为社会提供更好的档案管理服务。同时，档案管理人员还应该学习和掌握现代化的办公技术，能够熟练运用信息技术来开展档案管理工作；多参加和档案管理有关的培训、讲座等，多学习和借鉴先进的档案管理经验及理念；努力提高自身分析文字和数据信息的能力，能够准确分析数据图表和文字记录等。

3 结束语

随着科学技术和社会经济的发展，新时期我国的特殊教育职业学院的档案管理工作应该顺应科技信息发展潮流，重视档案管理工作及其服务功能，在借鉴国外先进理念和经验的基础上，结合特殊教育的特殊点来开展档案管理工作。由于特教的特殊性，其档案管理工作的开展更应该注重家长的参与，更注重学籍档案信息建立的准确性及特殊学生的特长、技能等相关信息的档案管理等，并在发展过程中不断发现问题并解决问题，充分发挥档案管理的服务功能，为特教职业学院的发展和特殊学生的发展提供更好的服务。

参 考 文 献

[1] 李君.从重藏轻用到藏用皆重——当前信息化时代高校档案馆职能的转变[J].办公室业务，2012（10）.