简析档案管理方法的现代化

郭欢

摘 要：现代化档案管理是先进管理理念与现代管理技术相结合的一种管理方法，它能够产生良好的经济效益与社会效益。本文主要对档案管理现代化的现状进行了分析，并探讨了如何实现档案管理现代化，希望能为实现档案管理现代化提供参考意见。

关键词：档案管理；现代化；现状

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）28-45-2

0 引言

所谓档案管理的现代化，是指在科学的思想指导下，运用合理有效的方法和手段，充分调动档案管理人员的积极性、主动性以及创造性，创新传统档案管理方式，充分实现其定量化、系统化、智能化以及信息化管理，努力提高其工作效率，创造良好的社会效益与经济效益。另外，当前我国档案管理现代化的进程中还存在很多问题，急需完善，如何改善和优化这些问题，努力推进档案管理现代化进程的实现，成为档案管理工作人员面临的重要课题。

1 档案管理现代化的概述

现代化档案管理是现代科学的指导下，运用现代管理方法和手段，对档案系统进行管理的一种新模式。现代化档案管理借助现代管理的技术与设备，依靠高素质、现代化的档案管理人员实现新模式。陈旧的档案管理的体系和制度有待健全和完善，且大多数管理工作依靠人工完成，因此导致档案管理的效率较低。在档案管理的现代化进程中，要重点解决这些问题，在档案管理运用智能化、科技化、信息化的管理模式。当前，计算机技术与档案管理日益紧密联系，但是并未发挥出应有的作用，需要进一步强化计算机在档案管理的运用水平。现代化档案管理不仅实现了无纸化管理，还可以增强储存信息的数量和准确性；工作人员在查找、筛选档案时，更加迅速、准确。档案管理现代化是一种必然的趋势，各部门与档案单位必须采取行之有效的方法，加快档案管理现代化进程的推进，使档案管理工作与时代发展接轨。

2 档案管理现代化的现状分析

2.1 档案管理制度存在较大缺陷

当前，很多单位的领导对档案管理工作缺乏正确的认知，致使档案管理工作重视程度不够，在档案管理制度的制定方面存在着不小的问题。如档案管理制度的建设上都不够严格、具体、全面，比较常见的问题是制度制定的过程中存在着非常大的随意性，而且对目录的填写也不够规范，甚至有些档案上根本就没有填写日期。在实际的工作中，相关人员对档案信息的保密工作也缺乏重视，致使很多内容不具备真实性，一些重要的机密档案出现了泄露的现象。

2.2 经费投入有待增加

经费问题始终是困扰档案管理现代化实现的一大难题。档案管理的经费问题主要由领导对档案工作的认知和重视程度决定。很多单位领导认为档案管理工作无关紧要，甚至可有可无，于是导致了档案管理工作资金严重投入不足，无法购买现代化设备，致使档案管理工作始终没有得到实质的发展。例如，某些基层单位档案室建设，由于领导重视不足，资金投入严重缺乏，致使档案室工作环境落后，档案室建设缺乏标准性和规范性，实现信息化与数字化档案管理遥不可及。

2.3 档案工作人员素质有待提高

人才是实现档案管理工作的最为关键因素。实现档案管理现代化的最主要途径是推广和应用计算机技术。而要充分发挥好计算机的作用，运用好计算机技术，则有赖于操作人员的专业化水平。电子计算机具备极强的数据处理能力与高速运算的双重特点，实现了先进的检索方法与科学的管理手段。这就要求档案工作人员不但具备档案学、情报、图书等各方面的专业知识，还应该具有良好的信息加工处理能力与现代信息技术应用能力。而当前我国大部分事业单位、机关以及企业的档案工作人员的专业素质与知识认知远远落后于现代化档案管理的要求。

3 如何实现档案管理现代化

3.1 健全档案管理制度

档案管理制度必须遵循以下要求。一是规章制度必须遵循科学性与合理性。制定的规章制度必须具体问题，具体分析，与实际情况相结合，切实符合工作单位实际，适应单位发展需要。二是简便实用。制度制定的最终目的是具有可操作性和可落实性，而为了更好地把制度落实到位，制度必须具备以简便易行、方便实用、可操可控等特点。三是坚持制度双向约束。双向约束是指制度既能体现领导又能体现约束职工的作用。因为领导的形象和行为能够直接影响制度的执行程度，而职工又是单位的主要组成部分，双方都是制度的约束者与执行者。四是坚持制度严肃执行。档案部门不仅是制定档案规章制度的主管部门，而且还是规章制度的执行部门。因此在规章制度执行过程中，必须做到有功就有赏、有过就有罚，这样才能体现制度的权威性。

3.2 重视档案管理的标准化

为了预防档案管理中出现混乱无序，杂乱无章，无标准，无规律可遵循的状况，现代化档案管理必须推行档案工作标准化管理。档案管理标准化是实现档案工作有序管理的有效途径，是取得良好经济效益与社会效益的保证；更是推动档案管理理论研究工作推进的有效手段。在档案管理标准制定的过程中，需要广泛吸收各专业人士的意见，并总结出一套行之有效的标准规范，通过设定具体可行的标准化制度，以供档案管理工作者参考和遵循，以便更好地做好档案管理工作。

3.3 加大现代化档案管理经费投入

为了实现现代化档案管理，必须重视档案管理工作，加大资金与先进设备的投入。各级领导必须把档案管理放在重要的位置，并积极推动现代化档案管理工作的运行，使档案管理工作始终保持在良好的运行状态。加大档案室建设资金投入，如建设档案室必须做好采光、通风、防潮等安全的措施，并充分利用各种设备，发挥其作用，如：监视设备、电脑、空调等，这样不仅能确保档案管理工作的安全，还能防止资料丢失。

现代化档案管理区别于传统档案管理是其对技术与设备的依赖性更强。及时为档案管理部门配置先进的办公设备，加强信息化、智能化与数字化技术在档案管理工作的应用，能够推进现代化档案管理的进程。因此，各级政府应该加大对档案管理工作的重视程度，加大经费投入，购买先进的设备与计算机软件，进而提高档案管理现代化水平，实现良好的经济效益。

3.4 加强档案人员专业素质培养

要牢固树立人才资源是第一资源的思想，抓好档案人才的培养，努力提升档案工作人员的专业素质，通过促进人才建设的发展进而推动档案管理现代化的步伐。提高档案工作人员的专业素质的首要步骤就是提升工作人员对档案管理工作的重视程度，树立标准化意识，始终把档案管理工作放在首位。其次是加强档案工作人员的业务能力，学习档案信息化基础知识，如：网络技术知识、数字化技术知识以及现代管理技术知识等；不定期进行计算机操作技术的应用培训，经常进行计算机操作演练和竞赛，真正做到理论联系实际，切实提高档案工作人员的综合素质，推动现代化档案管理的发展。

4 结束语

综上所述，传统的档案管理方法已不能满足信息时代下档案信息利用的要求，运用现代化的档案管理方法，实现档案管理的虚拟化、网络化、数字化以及智能化已成为档案管理的未来趋势。因此，档案工作人员必须不断提高自身的专业素质，不断学习先进的科学技术，尽早掌握现代化技术和信息技术知识，并且将这种知识运用到实际的工作中去，积极主动的引进先进科技去完善档案管理工作，从而推动档案管理工作逐步实现现代化。

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