浅谈物资采购工作中对供应商的管理

陈海江

摘要：供应商管理是管理供应链中的上游环节，做好供应商管理对确保供应链健康运行具有很重要的作用。本文从资质管理、关系管理、绩效管理，控制管理几方面，对采购工作中的供应商的管理进行了探讨。

关键词：供应商 管理 合作

1 供应商的资质管理

在供应商开发的流程中，首先要对特定的分类市场进行竞争分析，要了解谁是市场的领导者，目前市场的发展趋势是怎样的，各大供应商在市场中的定位是怎样的，从而对潜在供应商有一个大概的了解。在这些分析的基础上，公司的采购部可以建立初步的供应商数据库并做出相应的产品分类。这个步骤，最重要的是对供应商做出初步的筛选。建议使用统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。在这些供应商中，剔除明显不适合进一步合作的供应商后，就能得出一个供应商考察名录。接着，要安排对供应商的实地考察，必要时可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与，他们不仅会带来专业的知识与经验，共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。在实地考察中，应该使用统一的评分卡进行评估，并着重对其管理体系进行审核，如作业指导书等文件，质量记录等，要求面面俱到，不能遗漏。在考察中要及时与团队成员沟通，在结束会议中，总结供应商的优点和不足之处，并听取供应商的解释。在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括传真，电子邮件等。后续工作是报价分析，报价中包含有大量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，比较不同供应商的报价，对其合理性有初步的了解。在价格谈判之前，一定要有充分的准备，设定合理的目标价格。对小批量产品，其谈判的核心是交货期，要求其提供快速的反应能力；对流水线、连续生产的产品，核心是价格。但一定要保证供应商有合理的利润空间。还有非常重要的一个方面是隐性成本。采购周期、库存、运输等等都是看不见的成本，要把有条件的供应商纳入适时送货系统，尽量减少存货，降低公司的总成本。

2 供应商的关系管理

2.1 对供应商进行分级管理。按照供应商资质及其与公司的合作情况，对合格供应商进行分级。按照20/80原则及物资ABC管理法对项目所需设备和主材进行综合评定，一级供应商：定位为战略伙伴。采购必须加强市场信息管理并积极改善同供应商的关系，建立诚信机制，建立供应商开发渠道，建立科学规范的供应商评价体系，有效整合内部资源和外部资源，建立标准合同样本，减少购销双方关于合同条款的谈判时间，降低供应链的总成本，增强购销双方企业的核心竞争力，达到双赢。二级供应商：定位为长期供应商。三级供应商：定位为临时供应商。待定供应商：指暂未经过供应商评定或经年终（或项目竣工）评定不合格而由其他级别供应商降级待定的。在特定期限内暂不从此类供应商采购，待此类供应商整改升级后，再行采购。

2.2 对供应商进行必要的帮助。公司可以充分利用自己的技术优势帮助供应商改进工艺，提高品质、降低成本。双方都能获利的同时，供应商更有积极性不断改进生产过程。

2.3 与供应商加强沟通，建立相互信任。双方通过共同解决问题而不是推卸责任以建立一种相互信任的关系。公司应积极主动地向供应商提供自己在技术，管理等方面的信息和经验，并积极地与供应商探讨成本控制问题。除此之外，还让供应商了解公司的生产计划，未来的采购计划等。

2.4 发展健康的供应商关系。必须打破招标采购活动对采购员与供应商销售员之间私人关系的依赖。供应商是企业的宝贵资源。公司应当健康地发展与供应商的关系，应当避免由于采购人员变动而遭受不良影响。

3 对供应商进行绩效管理

在供应商确定以后，如何保持供应商网络的竞争力及活力，如何使供应商有足够的积极性进行不断的成本减低改善、交货及时率的提高及稳定的质量的供应。一个完善的激励机制必不可少：

3.1 科学合理地量化供应商绩效指标评价系统。在现有供应商年度绩效综合评定细则基础上对指标进一步细化并量化。如在质量绩效指标上明确供应商供货产品合格率及市场索赔次数。供货状况，如供货准时化程度、断货累计时间及断货带来的生产损失价值等，价格下降幅度及价格下降给企业带来的实际利润。将这些指标进行系统核算，形成综合评价分值，消除感观评价，并建立供应商绩效评价数据库系统。

3.2 公平、公正、公开地评价供应商绩效。供应商绩效评价结果应在一定范围内予以公开，至少应使参与评价者能看到评价过程及结果，并适度向供应商公开。这样便于相关评价者对供应商实际综合水平有全面的了解，而供应商得到评价结果本身有利于其改进、提高。

3.3 规范地评价优秀供应商。评价优秀供应商的各单项指标都应得到严格遵守，不能以综合分值确定。优秀供应商是各方面全都优秀的供应商。优秀供应商的最终确定应由供应商管理团队集体进行评定。同时给供应商反馈评价结果，为其下一年度绩效改进提供参考。

具体激励手段有：①财务激励。采购价格的重新制定、月结方式的改变、短期资金的筹措等都可用来对关系双方的激励。②订单激励。获得更多的订单份额对于供应商来说是一种直接的激励方式。

4 对供应商进行控制管理

供应商控制的内容主要包括供应商质量控制、采购价格控制等。

4.1 质量控制。供应商质量管理的目的就是保证从供应商处所采购的脚料，能够持续稳定地达到产品说明书的要求，符合生产部门的需要。质量管理具体包括:供应商是否通过相关的国际质量认证标准;供应商了解和贯彻全面质量管理的概念的深度和广度如何;是否已具备检验和测试所购物质原材料的方法和步骤;在质量方面采取什么样的统计管理和控制方法;供应商是不是能够被放心地免除过去进货时的检验等。

4.2 采购价格控制。原材料采购，是企业成本支出的重要项目，加强对采购过程中每一个环节的监控，一方面有利于降低企业的采购成本，直接为企业减少开支;另一方面规范采购行为，防止采购过程中出现以权谋私，中饱私囊和商业贿赂的腐败行为。而确定最优的采购价格是采购管理的一项重要工作，采购价格的高低直接关系到企业最终产品或服务价格的高低，因此，在确保满足其它条件下力争最低的采购价格是采购人员的最重要的工作。

总之，传统的采购管理往往都将供应商视为谈判的对手，在谈判中都是尽力将供应商的价格压到最低，而不关心供应商的实际成本情况。这种做法一方面导致和供应商之间的关系紧张，不利于双方的合作关系;另一方面，供应商为获得市场而不得不采用劣质材料以次充好，降低项目材料质量，增加施工质量风险。因此，在新的采购模式中要充分发展与供应商之间的合作关系，创导双赢思想，特别是对那些战略类物资和市场获取难度大的物资的供应商更要注重建立长期的合作伙伴关系，。

参考文献：

[1]郭晖主编.采购实务.北京:中国物质出版社.2006

[2]刘荔娟，王周欢.现代采购管理.上海:上海财经大学出版社.2005.

[3]梁军主编.采购管理.北京:电子工业出版社.2005.