高等职业院校业务层面的内部控制体系优化略探

白翔

【摘 要】在高等职业院校业务层面上，学院预算的编制、社会培训和社会服务、固定资产的管理，存在的问题和风险点较多，属于内部控制优化的重点。应通过成立预算委员会、改变预算编制方法等措施来提高预算资金的使用效率；通过细化业务管理办法、严格执行公对公汇款和公务卡结算等措施来保证财务信息真实可靠、有效防范舞弊行为；通过严格落实固定资产盘点制度、建立固定资产定期检查等措施来保证资产的安全、完整和使用效率。

【Abstract】In the business level of higher vocational colleges， there exists a lot of problems and risk points in the preparation of the college's budget， social training and social services， management of fixed assets， which are the key points of optimizing the internal control.The efficiency of budget funds should be improved through the establishment of budget committees and changes of budget preparation methods. Through the refinement of business management measures， strict implementation of public remittances and official card settlement and other measures to ensure the financial information is true and reliable， and the effective prevention of fraud. The safety， integrity and efficiency of assets can be ensured by strictly implementing the fixed assets inventory system and establishing periodic inspection of fixed assets and so on.

【关键词】高等职业院校；内部控制；优化重点

【Keywords】higher vocational colleges； internal control； optimization keys

【中图分类号】F253.7 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）05-0100-04

1 引言

随着国家对高等职业院校的支持和推动，各大学院办学规模和教学资产日渐扩大，业务活动日渐复杂。然而高等职业院校在快速发展壮大的同时，经济腐败案件频频发生、虚假科研成果频频出现，引起了社会和政府对院校内部控制的高度关注。优化现有的内部控制体系，充分发挥内部控制的作用，已成为高等职业院校当下所面临的一项艰巨任务。院校的内部控制体系包含内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督五大要素，这五大要素既相互联系，又相互独立，成为一个统一体。院校业务层面的内部控制主要是五大要素中的控制活动，包括预算业务、收支业务、采购业务和固定资产管理业务[1]。

2 高等职业院校业务层面存在的问题

2.1 预算业务控制存在问题

虽然每年都按照财政要求顺利地开展进行，但是在整个预决算管理中仍然存在以下问题：

①缺乏预算组织管理体制。在调查中部分院校预算编制没有专门的机构进行组织和管理，预算的编制和审批人接受不到预算方面的相关学习和培训。预算编制人和审核人由于专业或者认识的有限性，做出错误的预算编制经过层层审批，使预算编制失去了准确性。如某二级学院购买的财务软件，由于预算申报人将应填列在单一来源的项目填列错误，而没有顺利审批购买到该软件，严重影响了教学质量。

②预算编制方法不合理。各院校采用的预算编制方法一般是增量预算法，即以上一年度或基期的收支为基数，根据院校发展需要做相应增减来编制预算。这种预算编制方法以往年度预算合理为前提，仅需对变化做出修改，简单易行，但是很难发现以往年度存在的资金使用浪费情况，这在很大程度上降低了資金的使用效率。

③缺乏对预算执行的跟踪和分析。院校一般由各二级学院上报预算，然后在整个预算的执行过程中，没有对预算的执行进行跟踪和分析，使得部分预算的执行进度不合理，上半年和下半年费用开支严重不均衡就是进度不合理的直接表现。预算执行的不及时也势必影响到教学效果。假如某院校购买的实训材料，直到开课一个月后才购买到位，那对教学进度和效果的影响已经达到严重教学事故的程度了。

④缺少预算评价体系。预算评价体系的缺失，首先不能使院校更好的总结预算的历史经验，对于以往预算存在的各类问题，可能仍然存在。其次没有对预算制定和执行过程的评价、控制和考核，对于预算的超支节约或者执行中存在的重大问题就没有监督和纠正，没有一定的评价和奖罚，使得预算执行人和审核人，缺少责任心，感觉做好做坏一个样，预算评价体系的缺失严重制约着预算管理水平的提高。

2.2 收支业务内部控制存在问题

近几年来，高等职业院校大力开展的社会培训和社会服务日益增多，各院校在整个经济业务开展中，可能存在贪污舞弊、虚假收入等事件。作者经过对社会培训和社会服务的现状分析，发现在内部控制中存在以下问题：

①粗放的只注重成果的取得，忽视对虚假成果的防控。以院校名义对外开展的社会培训活动，没有严格落实事前审批工作，同时未要求公对公汇款。在这种情况下，部分教职工为了完成工作任务、职称评审要求或获取一定的奖励，在没有开展社会培训的情况下，通过自己联系单位盖章，自己垫付款项给院校等手段进行徇私舞弊。而作为院校各级领导为了完成工作业绩，明知是虚假的社会培训收入，也照常进行相应各项手续的审批，没有从根本上拓宽社会培训的途径，从而扩大院校的社会培训收入。

②没有严格执行公务卡结算制度。公务卡作为一种现代支付结算工具，不仅具有便捷、高效和规范的功能，还具有防止腐败的作用。它是财务管理上有效防止腐败的措施之一，强制采用公务卡结算方式，可以保证经济业务发生的真实性，同时可以实现对每一笔公务消费实施动态监控，对违规的支出做出快速的核查，避免广大教职工购买发票虚报费用以及吃回扣等违法或腐败情况的发生。部分院校由于没有强制采用公务卡结算制度，存在部分教职工利用购买发票申请经费支出，来套取经费。

③财务人员缺乏对税务风险的识别和防范能力。院校作为行政事业单位，仍然具有对纳税行为进行依法纳税的法律责任。随着院校业务活动的增加，作为会计人员应该充分把握国家税收政策，对院校存在的纳税行为进行依法纳税或

执行代扣代缴义务。比如有的院校社会服务收入，部分没有开具增值税发票，依法缴纳增值税；在支付给教职工个人收入时，没有完全按照税法规定执行代扣代缴个人所得税义务。

④对经费的使用情况缺乏绩效考评和审查机制。过分注重科研成果和社会服务，忽略了对经费使用状况的审核，对没有按照规定使用经费的情况也极少进行相关处罚。长久下来，很多负责人都认为只要按时交付成果，经费不超预算怎么用都可以。另外，在科研成果和社会服务的验收中，对成果是否可以转化成生产力、是否有一定的科学价值、能否给企业带来一定的效益等一系列问题并没有深究，在经费的结余上也没有制定有效的激励措施和提倡思想，从而忽视了经费的合理、高效、节约使用。

⑤缺乏对费用报销时间的把控。调查中大多数院校在费用报销规定中仅规定了报销人应在经济业务结束后的一周或更短时间内提交费用报销，但是未对费用的各级审核和审批人作出时间规定。结果造成了部分教职工报销费用需多次反复找审核人和审批人签字，大大降低了工作效率。

2.3 采购业务内部控制存在问题

院校在政府釆购实际工作中，在论证、招标、合同签订、验收付款等环节基本上能够按照有关政府釆购相关规定执行，确保了流程上顺畅，保证了釆购活动的合理合法，但是在实际中还是存在以下问题：

①论证与评标环节流于形式。如某院校在政府釆购论证、招标过程中从专家库抽取的教职工，有的因有课或出差、有的借故推诿或者找其他人代替等，不能到场参与评标，资产管理处的工作人员也未继续抽取。同时，对于专家库的专家的选择没有一定的标准，没有进行分类，无论采购什么资产，都可以参与评审，使得专家参与招标流于形式。

②政府统一采购忽视验收环节。有省级统一组织的政府采购程序合规合法，但是政府仅负责招标，而不负责验收。政府统一采购的资产，一般资产价值较大，数量较多，对于院校来说属于比较重要的资产，由于验收环节缺乏一定的专业人员，导致采购的一些设备可能出现问题较多。

2.4 资产管理内部控制存在的问题

院校对于货币资金的管理，在调查中72.5%院校都有相应财务管理的规定，对于固定资产的增加、处置、盘点等都有较为详细的规定，但是在对院校资产管理内部控制的调查中却发现了较多问题。

①未按规定落实每年的盘点制度。院校虽然规定对固定资产实施每年定期盘点，但是在实际资产盘点过程中，资产管理处和财务处等没有组织人员根据固定资产的账目进行实地盘点。仅仅要求各使用部门上报资产盘点表，这样操作大大节省资产管理处和财务处的盘点工作量，但是发现不了实物资产的挪用、丢失以及管理问题，使得盘点起不到应有的固定资产管理作用。实地盘点制度的不落实，进一步也造成了账实不符，出具的财务报表数据不真实可靠。

②固定资产使用人岗位责任不明确。作为固定资产使用人管理意识比较薄弱，对资产的管理仅感觉保管好，别丢失就可以，而忽略了对损坏或闲置资产的管理，没有做到及时上报维修，大大降低了固定资产的使用效率和效果[2]。

③缺乏对资产的日常维护管理。调查中83.4%教职工反应院校由于缺乏对资产的日常维修管理，大大缩短了部分資产的使用期限。待使用人发现问题再上报维修，短时间内资产不能正常使用，降低了资产的使用效率。各高等职业院校教室里都配备多媒体设备，假期结束再开学时总有大量设备出现不能正常工作的情况，从上报到维修完毕，中间又需要大约很长的时间，这使得教职工无法正常使用多媒体设备，严重降低了教学质量。

④缺乏校内固定资产调剂制度。院校在固定资产使用管理中缺乏调剂制度，使得有些部门资产长期闲置，而急需要该资产的部门还继续通过预算申请购买，从而造成了资产重复购买。

3 高等职业院校业务层面优化建议

3.1 预算业务内部控制优化

①成立预算管理委员会。将预决算工作的决策部门、执行部门和监督部门均纳入预算管理委员会，负责制定学校预决算政策、审议年度预算、分解具体方案，协调预决算编制、调整执行问题等工作。将预决算工作从目前的财务处单一部门的工作转变成学校各级通力协作的工作。作为预算管理委员会首先应该做好预算编制的各项准备工作，对预决算的过程和时间进行合理规划，建立相关的岗位责任制和顺畅的沟通协调机制。其次，预算管理委员会需做好对预算编制人和审核人的相关培训，定期召开预算工作会议，使所有预算编制人成为预算编制的专家。最后，还要做好对预算执行的跟踪和分析工作。

②采用零基预算编制方法进行预算编制。院校多数采用增量预算编制方法，编制工作量较小，但是可能导致以前年度存在的无效费用继续存在，而得不到有效控制。与增量预算相对应的是零基预算，它不考虑以往会计期间所发生的费用项目或费用数额，而是一切以零为出发点，从实际需要逐项审议预算期内各项费用的内容及开支标准是否合理，在综合平衡的基础上编制费用预算。这种预算编制工作量较大，但是能够调动各方面节约费用的积极性，有利于促使院校各部门精打细算，合理使用资金。针对各院校现有预算规模，其预算编制的工作量相对不大，所以从提高资金使用效率上考虑，应该选择采用零基预算进行预算的编制工作。

③建立预决算的评价和考核体系。各大院校应加强对整个预决算工作的重视程度，将预决算的执行效果纳入到部门或个人的考核体系中去，通過对预算环节进行定期和不定期的考核，从而有效地监督院校各部门对预算的执行情况。在预算结束后，强化对决算的编制和审核，强化决算数据的分析和利用，出具预算结果报告。预算委员会建立科学合理预算考评指标，形成预算评价报告并对外公布，对于预算超支、节约以及预算编制、执行过程中存在的重要问题进行一定奖罚。对于那些在整个预算中表现优异的部门和二级学院，给予适当的奖励，当然，对于那些具有浪费现象或者预算编制、执行中存在重大问题，造成不良后果的，要给予一定惩戒。只有这样，才能让预算参与人总结历史经验教训，提高工作的责任心，从而提高整个预算体系的有效性[3]。

3.2 收支业务内部控制优化

①细化业务活动管理办法。针对各院校开展的社会培训和社会服务，应制定专门的管理办法。由院校对外开展的业务，首先应该有业务联系人提出申请，根据社会培训和社会服务主管部门不同，分别提请相应部门进行审核和审批，然后根据培训或服务的要求或者金额大小，由院校或者相应二级学院选择具有相应资格和能力的教师作为培训教师或者服务教师。培训或对外服务结束，针对社会培训和社会服务，分别针对业务联系人、培训教师和服务教师结合预算节约情况等给予不同奖励。

②对外开展业务严格执行公对公汇款。教职工以院校名义对外开展社会培训和社会服务，必须采取公对公方式进行汇款，对于以私对公进行汇款的，院校不予承认其成果。采取公对公汇款，不仅可以防止部分教职工截留或者挪用款项，还可以防止部分教职工采用自己垫支款项伪造社会培训收入。

③严格执行公务卡结算制度。各院校应当充分利用上级下发的公务卡，严格要求各二级学院（部门）或个人使用公务卡消费，并且在报销时出具POS机消费凭条、发票和其他原始凭证，进行核对后，才给予报销。公务卡结算制度的落实，可以有效堵塞部分人员通过虚开发票来套取学院经费的舞弊行为。

④建立经费奖惩及考评制度。各院校在原奖励办法中，不应仅仅是参照立项指标，还应加入结果导向指标。对于经费使用情况较好、成果成效较好的，要有一定的考评和奖罚制度。这就需要相应经费主管部门科研处组织好对结项项目的评价工作，可以采取校内和被服务企业相结合的方式进行，其中成果给被服务企业所带来的经济收益应作为重要评价指标。

3.3 采购业务内部控制优化

①严格执行专家参与评标的规定。各院校在开展的招标采购过程中，要严格贯彻执行专家参与论证、评标的规定。资产管理处首先需做好评审专家库组建工作，对于不同类别资产的采购，可分别组建不同的专家库；对于个别特殊资产的采购，如果没有合适专家，可以联合其他高校组建专家库。在招标过程中，对于抽取的专家如果不能到场，不能允许他人替代，应对专家进行多次抽取，直到从专家库中抽取出评标委员会的三分之二。从而确保评标过程中的专家参与，充分发挥好专家的作用。

②严格落实验收环节。不论是政府采购还是自行采购资产，各院校的资产管理处都应该重视验收环节，根据院校验收制度和采购计划，由专人对所购货物的品种、规格、数量和质量进行验收；对于安装的设备，资产管理处工作人员必须亲自参与安装和调试，对于大额或大批量的采购货物，可以组织相关多个部门共同验收并签字。[4]只有验收合格才能交付使用，对于验收不合格的产品必须退回。另外，院校也应当严格落实相关岗位职责，将采购与验收职责相互分离、从而保证采购资产的质量。

3.4 资产管理内部控制优化

①严格落实资产盘点制度。资产管理处会同财务处于年终时，做好资产实地盘点工作，审计处负责对整个盘点过程进行监督和检查。鉴于部分院校现有资产规模不是很多的情况，为了保障资产的安全完整和使用效率，建议实行全面盘点方式。对于盘点情况及在盘点中发现的问题，资产管理处应尽快查明具体原因，写出书面报告，提出处理意见。

②部分资产严格落实检查和维护工作。对于没有固定人员使用的资产，比如流动教室的多媒体设备、实训室的计算机、打印机以及服务器等，都应该有专人做好日常的检查和维护工作。为了方便对资产及时检查和维护，可以在各二级学院分设专人进行相应的资产检查和维护工作，检查和维护至少每月进行一次，并做好相应资产检查和维护记录。

③建立校内固定资产调剂制度。院校应加强对闲置资产的上报和登记工作，实现校内资产的资源共享，以减少浪费，防止重复购买，提高资产使用效率。具体的调剂流程为：二级学院（部门）对所需资产提出申请预算，预算管理委员会审批时，作为预算管理委员会组成成员的资产管理人员，应根据资产信息管理系统中各二级学院或部门的配置情况，落实存在的闲置资产，然后提请主管资产副院长审批，由资产管理处协调两个二级学院（部门）在相应的调拨单上签字，财务处凭调拨单做好相应账务处理，资产管理处凭调拨单做好相应资产变更登记。

作者对高等职业院校业务层面内部控制现状、内部控制优化研究进行了分析阐述，当前我国高等职业院校预算的编制、社会培训和服务、固定资产的管理，是院校内部控制的薄弱环节，存在问题和风险点较多，属于内部控制优化的重点。在实际工作中，高等职业院校需结合自身实际情况，建立科学、合理的内部控制体系，全面提升高等职业院校内部控制水平。

【参考文献】

【1】贾广友.基于高职院校财务内部控制问题及设计的思考[J].会计之友， 2013（25）：92-95.

【2】张振锋.高校固定资产内部控制体系探讨[J].职业时空， 2013， 9 （10） ：72-73.

【3】翟志华.公立高校内部控制有效性研究[J].中外企业家，2016 （18） ：86-87.

【4】胡碧霞.高校政府采购内部控制存在的问题及对策[J].当代会计，2016（7）：51-52.