浅谈如何提高企业档案的案卷质量

任庆华

摘要：本文对如何提高企业档案的案卷质量进行了简要论述。

关键词：企业档案案卷质量

企业档案是为企业提供可利用资源的有效形式，而企业档案是否能够满足企业利用的需要则取决于企业档案的案卷质量。企业档案的案卷质量不仅关系到企业档案的实用价值，更关系到企业的稳定发展。目前，很多企业不能及时对案卷质量进行把关，案卷分类不清晰，档案工作人员压力过大，控制案卷质量的意识不够，这些问题都影响企业档案的案卷质量。因此，为了提高企业档案的案卷质量，有效控制影响企业档案案卷质量的各种因素，我们要采取各种有效措施加强管理，逐步提高案卷质量。

1 加强案卷管理基础工作，提高案卷质量

企业的文件材料是形成企业的档案基本因素，也是做好企业案卷管理的基础工作。因此，我们首先要强化企业对文件材料的收集和管理，确保文件材料的完整和准确，这样才能从根本上提高案卷的质量。

1.1 全面提高档案人员的业务能力 很多企业的文件材料管理人员是兼职且综合能力不强，必须提高相关档案人员的素质才能保证文件材料的质量，从而确保档案工作的顺利开展。档案人员要首先处理好文件的立卷归档工作，增强工作责任感，自觉及时的将各种文件准确的收集和整理，为企业的档案管理做好前期的准备工作。具体来说，要做好以下几点：一是要及时的对所有外来文件进行登记，规范文件的登记手续，让所有文件都有帐可查；二是对于需要加盖公章的文件材料、财务报表等，必须在盖章后存有足够的备份才可以向其他部门发出；三是要不断提高自己的业务能力，积极参加业务培训，及时掌握各种活动和会议的信息，并主动的收集视频、音频资料作为文件材料；四是要经常在企业档案部门的指导下，开展各式各样的活动，对案卷中存在的问题进行及时有效的沟通，交流经验，解决问题，并将所有会议资料或文件材料整理进行归档，为今后的档案案卷管理打下基础，确保案卷的及時性、有效性和完整性。

1.2 严格遵守立案程序和要求 档案的案卷质量的提高需要各个步骤都有严格的执行标准和完善的程序要求，立案作为档案管理的第一步，必须要注意操作标准和要求。立卷作为文件处理的基础工作要严格遵守“分类清楚，组卷合理”的原则将各种类别的材料有效整合，确认文件的主体、类别、时间、用途后加上标识，统一归档。对于不用归档的文件材料或者可以清除的文件材料要单独存放，以免混淆。此外，对文件材料的归档还要遵循一事一卷的标准，就是对会议、活动、日常工作等形成的文件都要按时间的顺序分门别类的归置，便于日后的查阅和管理。这样不仅可以提高档案的案卷质量，也可以节省时间，提高工作效率。

1.3 注重文件材料形成的质量 制成文件材料的过程也会产生不同程度的问题，这些问题不仅会影响文件材料的质量，更会影响档案的案卷质量。有的文件的时间不完整，没有准确的写明年月日；有的文件材料的格式不符合要求，经常出现没有作者或者没有单位名称，甚至忘记加盖公章的现象；有些文件的条理不清楚，用词不当，前后矛盾，容易引起歧义，语句、病句随处可见；有些表格类的文件数据不真实，统计有误；还有就是有的文件的耐久性较差，笔迹很容易模糊不清，不能长久保存，这些问题都会对文件材料的质量造成影响。

因此，我们必须重视文件材料的形成质量，一旦发现问题要及时解决。对文件形成的时间要做到准确完整，注明单位、姓名、文件标题，并加盖公章。在内容方面，要条理清晰，用词准确，语句连贯通顺，能够让人清楚的明白文件要表达的中心。最后，在字迹方面，要尽量用不易褪色的笔书写清楚，由于年久模糊的字迹要及时的查阅书写清楚，以免丧失了文件材料的有效性。

2 完善案卷质量标准，提高案卷质量

提高案卷的质量，需要有统一规范的质量标准，要对文件的类别划分、文件格式、卷内排列、整理顺序等进行统一的规定和管理，这样才能保证案卷的规范性和完整性。具体来说，我们可以从以下几个方面努力：

2.1 明确立卷部门 文书管理部门应该是处理立案的部门，应该将企业的文件材料收集后进行整理立案，然后交由档案部门。然而，有很多单位的文书处理部门只是收集文件材料，把立案的工作交给档案管理部门，这种做法不符合国家的相关规定，也不利于单位档案工作的顺利开展。立卷应该是文书处理部门的基本职责，也是文书人员的一项基本工作，企业不能权责不清，这样很容易影响企业的正常管理。企业的生产经营活动中会产生很多的文件资料，这些资料必须有文书处理部门统一整理和立案，才能保证文件的完整性和规范性，为以后的档案管理打好基础。如果将整理和立案交由不同的部门管理，必将引起重复工作或产生工作漏洞，降低工作效率，也不利于单位的档案管理。只有由文件处理部门统一对文件进行整理和立案才可以有效地控制文件的收集、整理工作，充分发挥文书处理人员的业务优势，保证立案的质量，提高工作效率，从而确保整个档案处理工作的顺利进行，为后面的工作打下坚实的基础。

2.2 案卷标题概括准确 案卷的标题是对整个案卷内容的高度概括和总结，通过案卷的标题可以准确的表现出案卷的内容和成分，是查找档案的主要检索工具和依据。因此，案卷的标题是立卷的重要标准，关系到利用者今后是否能有效地了解档案的内容，关系到案卷的质量案卷标题的拟写必须高度概括文件的内容，文字简练精准，结构统一达到文字狱内容的高度统一，真正起到画龙点睛的作用。一般说来，案卷的标题首先要注明作者，如果作者不止一个要分别注明；其次要有揭示文件内容的问题，这个问题要能够准确的概括文件的核心内容，要集中简练的表达案卷的核心；最后要注明文件名称，这可以反映出文件的性质，对于判断文件的可用性具有一定的参考价值，有些案卷不直接写明名称，而是直接用“文件”或“会议记录”等名称代替。

2.3 合理组卷，科学编目 要对档案进行科学的管理和保管，必须合理的组卷，按照不同的执行标准对档案进行分类，然后科学编目，对分类的档案进行编目，保证档案的条理清晰，便于查阅和使用。在组卷时，单位的各部门要权责明确，严格按照规定的标准进行归档，让档案之间有机联系，形成整体。文件材料在合理组卷、分类后，要逐一的进行检查看案卷的格式安排、时间、分类、内容等是否妥当，经过全面系统的检查无误之后才可以对案卷进行科学编目。案卷的编目要注意：一是编号要在文件的右上角注明，要保持编号的连续性，杜绝产生漏号或重复编号的现象；二是对于案卷的封面和文件的目录要填写清楚，字迹工整，日期准确；三是在进行案卷最后的装订时，要注意整理完善，材料齐全，然后进行装订保持案卷的整体美观。

3 加强各部门协调合作，提高案卷质量

企业档案的案卷质量好坏不仅关系到档案部门的工作质量，更关系到档案部门与企业其他部门的联系与合作。很多单位的档案工作人员缺乏档案意识，不能及时的最好宣传教育，缺乏与企业其他部门的有效沟通，长期的封闭状态会让档案工作难以开展，不能得到其他部门的有效协助。档案工作人员的工作很被动，常常是工作中需要什么才去向其他部门要求，很多工作需要各部门的协调才能够完成。工作的被动会严重影响档案工作人员的工作积极性，也不利于工作效率的提高。

因此，档案工作人员必须打破这种封闭的局面，主动地与单位的其他部门沟通交流，积极开展业务合作。就各部门而言，要将整理好的档案及时的移交给档案部门保管，并做好备份以免丢失，档案部门也要准确的材料归档整理，方便各部门查阅；就档案工作人员而言，工作人员要了解和熟悉单位各部门的工作职责和重要的工作部署，能够对各部门提交的材料进行有效地监督，并对材料的内容和真实性做出准确的判断。强化各部门的交流与合作不仅可以保证企业档案的案卷质量，也可以增强企业的凝聚力和向心力，提高经济效益。

总之，企业档案的案卷质量是关系到企业生存发展的重要因素。我们应该从影响企业档案的案卷质量的各因素入手，加强案卷管理的基础工作，完善案卷质量标准，加强企业各部门的合作，采取科学有效的方法提高案卷质量，满足利用者的需求。