充分发挥基建档案价值安置房项目变身精品工程

孟艳丽

江苏省徐州市新盛建设发展投资有限公司 徐州 221006

1 利用背景

2013年和风雅致项目被我司竞得并确定为安置房项目，公司领导非常重视，便下达了高要求、高标准的完成目标“确保工程质量，打造优质工程”，要求档案室全程为该项目建设提供档案资源利用服务。

2 利用内容

为了做好基建档案利用服务工作，档案室召开调研会议，深入项目实地考察等做法，全面了解项目建设流程和利用需求，明确了利用方向和利用内容。

2.1 开展专题工作会议

在项目启动前期，档案室与项目组共同召开了“利用基建档案资源，为和风雅致项目建设提供利用服务”的专题会议。

项目组介绍了该项目的重要性、社会影响效力、公司建设要求、项目建设流程、具体实施内容、质量安全和风险防范等关键事项要点，并提出了利用需求,指明了利用方向。

2.2 项目前期调研

档案室为全面掌握项目建设相关事项，深入理解基建档案的利用需求和利用内容，在项目建设前期参与了项目实地现场考察和学习，向项目组人员请教项目建设相关问题，包括建设流程、风险防范、安全质量、造价成本等控制措施，档案利用条件等问题。

2.3 明确利用需求和利用内容

档案室经过专题会议和实地现场考察，全面理解了项目建设的利用方向和利用内容。

（1）项目利用方面。项目建设的土地拆迁、立项审批、项目管理、施工过程、监理管理、竣工验收、结算交付及安置等方面重点提供基建档案的充分利用。

（2）档案利用内容。这方面内容详见表1。

3 设计方案

档案室根据利用需求和利用内容，制定实施方案，为该项目建设提供基建档案利用服务。

3.1 跟踪项目的建设过程，实时收集和整理制作

（1）加强收集管理。各项目组将已形成的文件材料全部收集齐全，鉴定合格后批量移交到档案室归档；实时产生的各类基建文件材料，一周内移交到档案室归档。

（2）整理制作。项目组配合档案室人员共同开展制作工作，按照“项目-标段-楼号”三级分类方案、项目建设流程和发展规律、问题和时间进行排列顺序。本着科学合理、成套利用的原则，进行科学规范的整理制作。

3.2 精选标杆项目标本卷

档案室根据档案重要性和利用性，选取某标杆项目实用性较强的典型案卷作为和风雅致项目利用标本卷，从立项到竣工结算共计43卷。

3.3 专题汇编

档案室、项目组共同根据该项目建设情况，充分利用公司基建档案资源开展了建设项目专题汇编，制作了一次编研：《基建档案操作利用模板》；二次编研：《基建档案风险防范分析》《基建档案安全质量控制》《基建档案造价管理》等。作为该项目建设的利用标本和业务指导工具。

3.4 信息化建设

档案室开展和风雅致基建档案、标杆项目标本卷及编研材料等信息化建设工作，将目录和原文信息全部注入数据库。为该项目提供实时在线查询和脱机下载打印等利用。

4 利用实施

4.1 实体档案利用

档案室参与项目建设全程，实时提供和风雅致基建档案、标本卷、编辑材料等实体档案资源查借阅利用。

（1）和风雅致基建档案。是实际工作中真实的历史记录，凝结了项目建设实践状况、创造成果和经验教训，是项目建设的凭证和依据，建设过程中，项目组实时利用本项目档案资源，促进项目整体有序开展。

（2）标本卷。项目组查考标杆项目既往情况，了解建设项目发展规律和建设流程，分析实用价值，提炼优秀方法，借鉴先进经验。同时利用规范的操作流程，套用相关的标准模板，提高了项目建设工作效率。

（3）编研材料。编研材料更具有实用价值，可利用性强，作用明显，项目组实时利用专题编研材料，提高了工作效率和工程质量。

4.2 档案信息资源利用

档案室及时通过公司网站，向相关人员推送基建档案信息资源，变被动利用为主动利用；同时引导使用者通过公司OA办公平台和档案信息管理系统公共平台，实时在线查询利用。

4.3 跟踪分析利用

（1）在项目现场，档案室根据项目实际推进情况，提供可利用的档案资源，推动项目健康、快速开展。

（2）档案室参加项目组每期的专题会议，了解项目建设情况，主动分析项目出现问题，积极收集相关档案资源，为项目及时解决问题提供了帮助。

（3）根据本项目形成的档案资源和基建档案利用情况，分析建设过程中容易出现的问题，档案室及时给以提醒和反馈，项目组随即进行防范，规避了建设问题，提高工程进度和质量。

5 产生的效益及影响

5.1 促进了工程顺利开展

项目开展过程中，及时查询本项目基建档案信息资源，掌握项目前期管理要求、预算标准、实施方案、参数要求，是工程有序开展的凭证和依据。

5.2 创建了优质工程

通过借鉴优质项目建设档案，掌握了优质工程建设要求和控制标准，提高了工程质量，并成功荣获了多项工程奖项。

5.3 缩短了施工工期

利用标本卷、编研材料等档案资源，借鉴优秀做法和先进经验，直接利用规范操作流程和标准模板，提高了工作效率。

5.4 提高了规划设计科学性

通过借鉴标杆项目前期设计及施工档案，使项目在规划设计及施工设计上更加科学、合理，减少了后期工程变更。

5.5 降低了物质采购成本

及时借调标杆项目同类型设备型号、技术参数、采购价格及质量要求等采购信息，为项目物质采购提供了技术和信息支持， 确保采购物质质量，提高采购效率。

5.6 确保了安置工作顺利进行

安置户知悉致项目建设质量和获奖情况，大家非常高兴和满意，安置工作非常顺利，提前2个月完成了安置。

5.7 创造了良好的社会信誉

安置户住上优质房、放心房，获得了群众高度评价，在同行中树立了威信，提升了品牌认同感，提高了公司的知名度和社会影响力。

基建档案的建设和利用提升了各部门、各人员的对档案的重视程度，增强了档案管理的责任意识。今后，我们将结合社会发展形势、实际利用需求不断的深层分析研究，积极探索开发档案资源的利用途径，使其发挥最大利用价值，使档案工作更好的为社会、企业发展服务。

[1]郑善学.关于加强合并院校档案管理的研究[J].档案学研究，2006(01)

[2]楼笑笑,徐绍敏.浅谈高校新校区建设中基建档案管理[J].浙江档案，2006(01)