行政事业单位内部控制优化路径

代亚莉／文

成都市郫都区博物馆

行政事业单位是履行职能的机构，在国家治理和经济发展中发挥着重要的作用。随着体制改革的不断推进，国家针对行政事业单位改革提出了一系列要求，也出台了相关政策作为指引，这使得行政事业单位生存和发展面临的内外部环境发生了巨大变化。因此，要优化内部控制，规范内部经济活动，夯实会计基础，优化工作流程，并加强对单位内部职工日常工作行为的监督和控制。通过建立完善的内部控制管理体系，有效提高单位的行政能力和治理水平，满足单位发展的实际需求，并尽快适应当前的市场和政策环境。文章简单阐述行政事业单位实施内部控制的重要意义，针对具体工作中存在的问题提出有效的优化策略，旨在为行政事业单位转型和改革提供可供借鉴的经验。

行政事业单位 内部控制 优化路径

为了规范行政事业单位的行政能力，提高其行政效能，实现行政过程的透明性，建立长效化的风险管理机制，政府相继出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》和《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》等政策方针和制度文件，要求行政事业单位结合自身实际情况进行内部控制体系的建设，形成责任清晰、规范完整、权力有序、互相制衡的工作机制。但是，许多单位在内部控制环境、风险评估、监督评价等方面存在各种问题，影响了内部控制效用的发挥，基于此，研究行政事业单位内部控制优化路径，对于单位公共服务职能的发挥具有积极意义。

行政事业单位内部控制实施的必要性

实现合规控制的需要

当前，许多行政事业单位在履行社会公共职能或者行使公共权力的过程中，未能建立科学完善的内部监督机制，无法对各个部门和岗位职工的行为进行全面规范，无法对工作流程进行动态监督，容易出现权力滥用或者管理混乱等问题。通过内部控制体系的构建，行政事业单位能够将合规理念和措施覆盖到预算管理、成本管理、采购管理、项目管理等各个方面，有利于提高内部控制制度有效性和经济事项合规性。

提升单位服务效能的需要

随着市场经济的高速发展，行政事业单位要通过服务效能的提升，为营商环境的优化、城市发展动力的增强、文明城市的建设提供基础保障，而内部控制体系的构建是提高行政事业单位公共服务能力的有效手段，能够增强内部职工的服务意识，规范职工操作流程，是提高单位经济和社会效益的重要途径。

保证财政资金安全应用的关键

通常来说，行政事业单位在发展过程中需要对内部资金进行整体规范，建立规范化的使用流程，设立切实可行的财务管理目标。但在具体实践中，许多单位存在管理制度不规范、内部控制规范不科学等问题，影响了财政资金的安全高效利用。构建内部控制机制，行政事业单位能够将监督机制覆盖到资金收支的各个环节中，有效识别和防范财务事项中存在的风险，从而提高资金利用的有效性和安全性。

提高会计信息质量的必然要求

目前，许多行政事业单位在履行公共服务职能或者行使公共权力的过程中，存在制度建设不完善、执行过程不规范等问题，严重影响了会计信息收集和分析的质量。构建内部控制体系，遵循不相容岗位相分离原则，行政事业单位可以在内部建立互相监督和互相制约的会计控制体系，从而保证内部控制会计数据的完整性和真实性。

行政事业单位内部控制实施的现状

内部控制环境不理想

当前，多数行政事业单位营造了相对和谐的内部控制环境，但依然普遍存在两个方面的问题。一方面，行政事业单位未能建立科学规范的权力制衡机制，管理层对内部控制工作缺乏重视，影响了基层职工参与内部控制工作的积极性。另一方面，许多行政事业单位缺乏对文化建设工作的重视，未能结合自身战略规划设置内部控制目标，无法为内部控制体系建设提供助力。

会计薄弱

许多行政事业单位在开展内部控制的过程中，未能建立科学规范的会计管理制度，监督工作执行不到位，影响了会计基础工作的质量。首先，许多行政事业单位没有建立规范化的原始凭证审核机制。其次，未能建立统一的记账凭证标准。再次，一些资产没有及时入账，未能建立独立的备查账目。最后，未能建立完善的会计档案管理制度，会计凭证、报表、账簿的管理不够规范。例如，在交接有关资料时，管理人员未能准确记录经办人员的姓名、交接时间等信息。

风险控制不到位

行政事业单位在风险控制方面存在的问题主要体现在两个方面。第一，许多行政事业单位缺乏风险管理意识，未能结合自身实际情况构建风险管理机制，未能对公共服务职能履行和公共权力行使过程中存在的风险进行全面梳理，无法约束职工行为，给贪污违规问题留下了空间。第二，许多单位没有建立科学完善的风险预警和评估机制，将关注点放在经济事项的事后评价方面，缺乏对事前预测和事中控制的重视，影响了风险管理工作的有效性和及时性。

内部控制监督评价缺乏严谨性

科学规范的内部控制监督评价机制是保证内部控制有效性的重要手段，但是许多行政事业单位缺乏对内部控制监督工作的重视，没有设立专门的内部控制监督部门，而是由各个部门分管领导负责对内部控制有效性进行考核，这影响了评价结果的客观性和公正性。一些单位未能结合自身实际情况设置科学的检查办法、周期、范围，也未能明确评价报表的编制要求，影响了内部控制监督评价工作的实际效果。同时，行政事业单位上级主管部门、纪检监察部门、社会公众未能充分发挥监督职能，使得单位内部控制工作缺乏有效的约束。

行政事业单位内部控制的优化路径

管理层面优化

健全组织架构和工作机制

一方面，行政事业单位要结合自身实际情况完善机构设置、岗位职责、工作流程、管理制度等，积极转变管理人员的理念，提高对内部控制体系建设工作的重视程度，加大宣传力度，提高职工参与内部控制工作的积极性。行政事业单位要坚持“三权分立”原则，调整内部组织结构，通过职能、机制、编制的确定对各个部门和岗位的职责、权限进行规范，为各项工作的顺利开展奠定基础。另一方面，行政事业单位要优化内部工作机制，建立规范化的议事决策机制和风险管理机制。其中，议事决策机制的具体内容包括集体讨论、技术咨询、分析论证三个方面，业务范围涉及重要事项、重大决策、领导任免、大额资金支付等。单位要结合自身实际情况规范业务内容，并建立规范化的授权审批制度，结合管理层级设置授权审批权限，保证议事决策和授权审批工作的严肃性和科学性。风险管理机制主要是对影响单位战略目标实现的各种因素进行识别和分析，单位要明确风险关键节点和重点防范领域，结合风险性质提出针对性的应对策略，避免造成经济损失。

夯实会计工作基础

首先，构建会计管理体系。单位要优化内部组织结构，明确财务部门的职能和权力，约束有关人员的行为。其次，优化账务处理制度。单位要结合自身实际情况设计会计科目和处置标准，在凭证填制、工作审核、数据递送等环节设计规范化流程，建立资金收支审批制度、财产清查制度、固定资产盘点制度、财务数据分析制度等，定期编制分析报告。最后，管理会计档案。行政事业单位要在会计档案保存、查阅、登记等方面建立规范化的制度，在财务报表中对档案进行号码编制，准确记录入档和经手人员信息，为会计核查工作的开展奠定基础。

重视信息系统建设

首先，单位要应用信息技术建立网络办公资源共享平台，积极分享和调用资源，加快内部控制信息的传递速度，为内部控制数据的高效处理和科学利用奠定基础。其次，单位要加强对互联网技术的应用，在各个部门系统之间建立数据传递接口，提高数据传递过程的标准性，及时将业务活动开展中形成的数据信息反馈给管理人员，从而为各类决策的制定提供依据。最后，单位要结合自身实际情况创新信息系统应用模式，提高信息沟通机制的多样性和有效性，建立规范化的部门联动机制，节约单位内部的信息沟通成本。

业务层面优化

预算管理业务控制

第一，行政事业单位要结合自身实际情况优化预算管理组织结构，统一员工的思想观念，建立科学完善的预算管理流程，建立决策、执行、管理机构，为预算管理工作的顺利开展奠定基础。第二，行政事业单位要确定预算编制工作的方法和原则，坚持量入为出的原则，以此平衡收入和支出结构，拓展预算编制覆盖范围，结合战略规划和发展目标确定预算目标和预算指标。第三，行政事业单位要明确预算管理归口部门和批复控制责任，将决策工作分配给决策机构负责，规范批复的具体流程。第四，各个部门要细化分解预算指标，明确各个部门的职责，为职工工作提供指引。第五，在预算执行过程中，行政事业单位要结合项目实际情况合理分配资金，通过动态预警机制分析预算指标和实际情况之间的偏差，并制定针对性的调整措施。

收入支出业务控制

在收入管理方面，行政事业单位要优化财务管理制度，确定收入管理人员的职责和权力，坚持不相容岗位相分离原则，对岗位进行调整，由财务部门负责有关费用的核算，未获得批准不可办理收款业务，避免出现账外账问题。同时，财务人员要对银行账户进行动态管理，保证单位所有收入都能够及时入账。单位要严格落实收支两条线的有关规定，做好票据台账记录，规范票据保管和领用登记，保证票据管理工作的规范性。在支出管理方面，行政事业单位要落实资金支出归口管理制度，确定有关岗位的工作职责，通过事前审批、事中监管、事后考核规范支出业务流程，加强对票据的审核和保存，保证单位资金使用的安全性。

政府采购业务控制

政府采购主要是结合行政事业单位的实际需求进行物资、服务、工程的采购，对单位的业务开展和社会公信力具有直接影响，因此，单位要提高对采购工作的重视度，严格执行预算、规划、采购的工作流程，结合自身业务特点，对采购、验收、财务等岗位进行调整，制定规范化的验收标准，并根据合同内容对物资的规格、数量等进行检验。在采购重要物资时，还应安排技术、财务、管理等部门的职工共同验收，由专人保管相关手续。

资产管理业务控制

行政事业单位要结合上级要求管理货币资金，结合自身实际情况优化实物资产管理。其中，实物资产包括固定资产和存货两种类型，在开展管理工作的过程中，单位要建立科学规范的内部资产管理制度，明确资产管理人员的职责和权限，要对有关人员进行管理方法和操作技术培训，增强他们的资产管理意识，通过信息系统的应用对单位资产进行动态监控，按照有关部门的具体要求优化资产配置，避免出现闲置或者浪费问题。同时，单位要定期清点和盘查资产，规范资产处置和审批流程，避免出现资产流失问题。

合同业务控制

科学规范的合同业务管理机制是维护单位权益、防范风险、提高管理效率的重要保障。行政事业单位要优化合同管理制度，建立规范化的合同管理规则，设立专门的合同管理岗位，明确合同编制、审批、履行等工作的具体流程，加强对印章的管理，结合合同内容和阶段确定归口管理部门，最后严格按照有关规定进行合同的保管、登记、入档。

内部控制监督评价优化

行政事业单位要构建起科学完善的监督评价机制，结合自身实际情况设立相应的岗位，明确有关人员的职责权限，制定科学规范的评价目标、工作流程、绩效指标等，确定内部控制监督工作的归口部门。通过个人访谈、证据检验、实地调研、穿行测试等方法对内部控制各个环节的实际效果进行评价，并根据评价结果对工作表现较好的部门进行表扬，对表现较差的部门进行批评，从而激发各个部门职工参与内部控制工作的积极性。内部控制监督评价流程主要包括准备、实施、整改三个阶段，其中，准备阶段主要是对工作方案、监督评价范围、考核指标、工作安排等内容进行合理规划；实施阶段主要是根据指标对各个部门和职工落实内部控制工作的成效进行评价，结合发现的问题制定有效的内部控制机制调整措施；整改阶段主要是各个部门按照评价结果进行相应的整改，并对具体情况进行抽查。同时，行政事业单位要加强对外部监督力量的应用，积极配合财政部门和纪检部门的监督，结合外部机构出具的审计意见进行整改。此外，事业单位要重视公众监督的作用，安排专门的职工负责处理投诉意见，及时回复和处理社会公众提出的意见，还要对有关人员的渎职行为进行处理，从而提高单位整体的服务效率和质量。

科学完善的内部控制体系是行政事业单位可持续发展的有效路径，是其充分发挥公共服务职能的重要保障。单位管理人员要以内部控制的五个要素为基础，结合自身实际情况，从业务和管理层面优化内部控制机制，加强内外部监督评价，从而提高行政事业单位的内部控制水平，创造更高的经济效益和社会效益。