基于财务视角的会展项目管理研究

丁魁

（湖南中南国际会展有限公司，湖南长沙 410004）

一、前言

目前，在现代服务行业中，会展业属于朝阳行业。会展业不仅在于商品的陈展、贸易活动的开展，还在于文化和科技的交流。会展业可以有效促进劳动就业，是城市形象的重要传播形式，更是城市经济发展的关键助推方式。各地区为了提升城市的知名度，促进当地经济、文化的发展，都开始大力发展会展业。会展业能否顺利从会展项目中获益，会展项目的管理发挥着十分重要的作用。

二、会展项目分类

（一）按性质分类

按照会展项目的性质，可以将其分为贸易类项目和消费类项目。贸易类的会展项目主要是为了一些产业举办的展览活动，包括制造业和商业等。会展项目的参与者都是商人。贸易类会展的参展商一般是行业内的批发商、贸易商、代理商、经销商等相关单位负责人，参观者则主要是采购商，贸易类会展项目中基本没有普通观众，会展的最终目的是达成交易。而消费类的会展项目则是面向大众开展的，展出的商品大多是消费品，具有一定的地方性质。消费类的会展项目中则是观众越多越好，观众可凭门票入场参加会展活动消费。区分贸易类项目和消费类项目最主要的一点是观众的组成。

（二）按内容分类

按照会展项目的内容可以将其分为综合类会展、专业类会展和会议洽谈型会展。综合类会展通常是包括这个行业或者多个行业的展览会，通常被称为横向性展览会，如一些重工业展、轻工业展等。专业类会展主要是指对某一特定行业或特定产品的展览会，如常见的珠宝展、家博展等。会议洽谈型会展则是综合性的国际会议或者大型的论坛活动，通常是以重要的城市为中心举办，如亚洲博鳌论坛等。会议洽谈型会展一般是定期开展的项目，特别是一些国际大型会议是每年定期举办，只不过每次举办的地点有所不同。会议洽谈型会展的服务涉及范围更广，不仅在人数上有所限制，对参会人员的专业性也有较高的要求，同时在场地布置、信息系统等方面都必须服务到位。

三、财务视角下会展项目管理可能存在的问题

在财务视角下，会展项目管理是对整个会展过程的管理和控制，整个环节较为复杂，涉及的管理内容较多，各个环节都有可能出现问题。在项目的前期准备过程中，很容易出现准备仓促，没有进行深入调研和细致部署的情况，导致定价不合理，进而影响到最终的经济效益和社会效益。在项目预算的过程中，对整体预算考虑不够全面，不够认真详细，没有做到末级预算，会展过程中很容易出现费用超额、资金紧张的情况，导致在会展中很难控制资金，最终需要凑齐预算。

会展项目由于规模较大，极易出现多头管理的情况，由于管理时没有制定明确的计划和制度，对项目内各成员的工作职责也缺少安排和管理，导致项目的实施缺乏规范性、效率较低。项目结算时容易出现各种问题，比如结算不够及时，项目结束后才开始结算工作，导致对整个会展难以起到控制作用，无法控制成本，会引起核算超支的重大问题。另外，对项目管理没有制定严格的考核标准，或者考核过程中只关注合同收入，忽略考核资金收款的情况，最后会出现账款催收困难的情况。还有一项容易忽视的管理问题是项目结束后缺乏及时的总结和回访工作，或者流于表面，无法真正起到借鉴作用。

四、财务视角下的会展项目管理方法

（一）项目风险管理

项目风险管理需要贯穿会展项目管理的整个过程，加强项目风险管理更有利于会展项目的顺利进行，最大限度地提高经济效益。要做好会展项目的风险监控工作，在会展项目过程中，管理人员要随时发现其中的风险并采取相应的解决措施，及时阻止风险的发生，以尽可能地减小风险带来的经济损失。同时，在会展举办的过程中要随时监控现场情况，对可能出现的新风险要具备预判和解决的能力。

在风险管理中，须规避风险和尽可能减少风险带来的损失。比如监控会展现场，包括全面监控整个人流和现场设备设施等，避免出现人员意外或者现场设备受到人为破坏等造成经济损失，以防增加成本消耗，减少收益。为了减小风险带来的经济损失，需要加强现场的治安管理。在会场项目管理过程中，展开风险管理，比如在会展开始前检查好消防系统，防止火灾的发生；维护和保养现场的设备，避免项目开展过程中出现问题；加强对现场的监控，避免会展现场出现抢劫、偷窃等行为，使整个会展的利益受损，影响会展项目的经济收益和社会效益。

（二）项目前期管理

1.深入调查、充分评估

在会展项目开始之前，要加强对项目的全方面调查研究，这是会展项目管理的前提，也是最基本的方法。在调查的过程中，要根据不同的会展类型选择不同的调研方式，一般包括资料收集、市场调研和大数据分析等方式。对于长期举办的会展项目，须搜集会展的相关内容建立数据库，并对其进行深入分析。要整理和归纳前期的会展经营数据和会展成交数据，研究数据背后的项目管理情况。例如，整合分析之前参展客户成交情况的相关数据，可以从中寻找规律，总结出哪一类客户最容易达成交易，在本次的会展中邀请其中符合条件并有意愿的客户参加，提高会展的质量。还可以根据以往的预算和决算数据进行对比分析，吸取经验，在本次的项目管理中作出相应的资金调整和改进。

2.项目预算、立项审批

在项目管理中，项目预算是关键的环节。项目预算既可以作为整个会展项目详细规划和资源安排的重要参考，又可以作为监督控制整个项目的重要工具，所以认真做好项目预算工作十分重要。在做项目预算时，要根据项目的类别、项目的具体内容和项目明细分解总预算，进行详细的预算工作，并要确保收支预算真实详细。在会展项目中，收入预算主要包括政府的财政拨款、市场方面的招展收入、广告收入、票房收入等。支出预算主要包括前期费用（对项目可行性的研究、立项、筹备，以及项目组织全过程中的内容策划、统筹安排、平面设计、3D 设计等的支出）、展馆的租赁费、展厅的搭建费用、物资费用（包括各种场地布置费用以及证卡费用等）、保障费（包括车辆的保障费、人员的保障费、保险费、安保费等）、宣传费（包括摄影录像费、媒体宣传费、视频剪辑制作费等）、志愿者费用、防疫费用以及一些管理费（差旅费、招待费、交通费等），还有一些不可预见的支出费用。总之，预算要尽可能清晰、详细。确定好预算后再根据项目的总成本计算盈亏的平衡点，并评估会展项目产生的经济效益和社会效益，完成立项审批工作。

3.制定项目计划书

由于会展项目是一项涉及面较广、较为复杂的工作，同时又是系统化的工程，需要多个部门相互配合。立项审批完成后，需要立刻成立会展项目组，以项目经理为主要的项目负责人，跟进项目的落实情况。项目组要根据项目预算、项目立项和会展项目的相关规定和要求，统筹安排整个会展项目的各个环节，在项目计划书内详细记录时间节点、人员安排、资金安排和质量要求等信息，作为之后项目实施的重要参考准则，作为执行管理时的重要管理制度，同时也可以用于检验管理效果。

4.签署考核责任书

为了确保会展项目管理工作能够按照项目计划书有序地开展，以及相关管理人员能够认真对待项目管理工作，项目前期需要签订好考核责任书。首先，要对项目的各负责人和各个环节的项目成员建立相应的考核机制，考核项目的总体收入、项目的回款和毛利等各项经济指标，并使负责人和小组成员签署考核责任书。

同时，考核过程中也要关注会展的网络点击量、收集到的参展商的有效信息、观众的预约人数、引进的龙头企业数量等这些非经济指标，以考核机制和考核责任书进一步提高项目管理人员的重视程度，加强对其的约束，使每个成员都能各司其职，使整个会展项目管理工作能够高质量高效率开展，增强管理的规范性。

（三）项目中期管理

1.建立项目台账、加强跟踪管理

在项目管理的过程中，要建立完整的项目台账。台账中应该包括项目的合同情况、合同履约状况、预决算对比、项目收支情况、差异分析以及账务处理的全部问题，还要详细记录项目类别、项目明细、签署单位名称、合同内容、收支内容、收支金额、收付款条件、付款凭证号等信息。同时，要使用财务设计和相应的表格工具，根据项目的类别和项目的明细实时监控和反映决算对比数据，并设置相应的预警装置，以便在数据出现异常时能够及时提醒。会展项目管理者和参加者可以及时了解到项目管理的实时信息，并能保证信息清晰明确，实时监督管理过程，达到财务内控管理的效果。

2.加强项目成本管理

项目的成本管理在项目中期管理中非常重要，这直接决定会展项目的收益情况，因此必须加强项目的成本管理。首先在签署合同的环节，需要管理人员严格按照相关的国家法律法规、企业内的相关制度，采取恰当的项目采购手段，保证采购程序的合法合规，比如公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等。并且，相关管理财务人员必须严格按照预决算对比分析表有效控制项目的成本，如果合同有超预算的情况，那么必须与相应的项目负责人及时沟通，一般情况下不允许超出预算，如确需要超出预算，则应进行相应的调整。

在款项支付的过程中，要加强对预算的实时对比，确保支付环节按照合同内规定的付款条件进行，要重点关注项目的验收是否合格和项目是否已经取得验收单。为了加强成本控制，还要加强对物资消耗的管理，尤其是加强对可以多次使用的物资的管理，如手持扩音器、对讲机还有一些会场装饰品等，以备之后使用，进而节约成本。对于项目的应收账款管理，需要对比项目台账中的合同金额和实际的收入金额，找出其中的差异，并及时反馈回款情况，及时催收对应收账款。

（四）项目后期管理

在项目后期管理过程中，要及时做好项目总决算，加强对会展项目收益情况的评价分析。项目人员在会展项目快到尾声至项目结束后，及时开展项目总决算工作，核算项目的收益亏损情况，反映会展项目的实际开展结果和项目管理的执行效果。对结束后应收款但是未按时交款的项目要加大催收力度，确保尽快收回应收账款。在会展项目结束后，要开展针对项目负责人、相关管理人员的考核工作，根据签署的项目责任书，核算其中的各类经济指标，并评估非经济类指标的整体完成情况，总结本次会展项目开展和管理经验，以备后续的会展项目管理从中吸取经验。

认真总结和分析会展项目的总体情况是项目管理后期非常有价值的一项工作。总结和分析项目有利于通过参展商的反馈、观众的交流情况、智慧系统的获取情况，掌握本次会展项目的信息，听取建议并建立相应的信息库，分别组成观众信息库和参展商信息库，为后续的会展项目打下坚实的基础，使会展项目获取经济效益，赢得社会效益，成为更有价值的活动。收集的数据信息还有利于管理者在后续的会展活动中作出决策。另外，在会展项目结束后要及时组织审计工作，通过发现问题、解决问题积累更多的会展项目管理经验。

五、结语

会展项目管理对于会展企业的发展来说至关重要，很大程度上影响着会展企业的盈利情况和发展情况。在财务视角下，会展项目管理贯穿会展的全过程，涉及前期的全面统筹准备、中期的实时跟踪控制以及后期的结算评价等内容。相关管理人员应加强对会展项目管理的掌控和优化，实现对会展项目的精细化财务管理，促进会展业的发展。