物业公司内部控制问题研究

周梅

摘 要 企业经济活动内部控制是为了严肃管理体系，整治企业内部松散、不成体制的管理问题，旨在提高管理水平、营造和谐的管理氛圍、弘扬企业文化而出台的一系列制度，是现代企业内部管理的一个重要组成部分。企业经过长期的摸索和实践，创建并实行符合企业实际经营情况、具有可行性的内部控制体系，有利于提升企业内部管理技能和水平，正确的风险意识和较强的防范风险能力是企业制胜的法宝。物业管理在国外已经有100多年的历史，其内容、经验和技术均十分成熟。我国物业管理行业发展具有特殊性，是伴随福利分房制度的终结而产生的，先天具有社会管理的特征。此外，我国物业管理从最初行业入门的低门槛，到现在行业从业人员的地位变迁，呈现出行业专业价值被低估和被忽视的现象。物业管理企业目前存在的主要问题是理论研究不深入，法律、法规滞后，管理人才匮乏，管理项目纷杂，公司内部控制欠缺，导致财务管理混乱，制度、流程形同虚设，影响了公司的持续发展，以至于出现各种社会问题。本文主要研究如何提高物业财务管理水平，加强公司内部控制，节支增收，在提高服务质量的同时增加企业利润。

关键词 物业公司 内部控制 物业管理

一、物业公司实施内部控制的意义和重要性

（一）实施内部控制的意义

建立及完善物业管理内部控制体系，可以为物业公司持续、稳健发展提供重要的发展动能和安全保护。内部控制体系的存在对物业公司来说，是提升自身经营管理水平、调整内部治理结构的重要基础，也是促进公司战略实施、稳步发展的重要因素，对物业管理公司发展具有重要意义。

1.不断提高物业公司整体的财务管理水平以及财务控制手段，是企业发展与进步的关键。强有力的内部控制执行力是推动企业财务核算与监督的重要形式和基石，建立完善的内部控制系统与制度，能够保证财务正常运转与财务准确核算具有合法性、全面性和前瞻性。

2.针对物业管理公司的财务计划实施以及市场发展方向及企业中长期发展战略等，具有重要的深远意义。加强内控制度建设能够提高物业管理公司财务计划、财务预算制定的合理性、方向性和准确性，并且有利于在错综复杂的市场变化中准确抓住发展方向和发展定位，制定行之有效的战略发展方案和实施办法，不断推动物业管理公司发展和进步。

3.更好地落实物业公司的资产管理。提高资产的使用、维护与调配能力，提高资产在使用全过程的合理性和合规性。建立内部控制可以及时发现资产在实际操作中存在的不合理因素和问题，在提高资产利用率和使用率的基础上，合理配置企业优质资源，调整优质资产应用比例，使资产的使用方向具有精准性，保证物业公司财务管理效果，维护物业公司资产的安全和完整，增加企业财务的控制力和执行力。

（二）实施内部控制的重要性

内部控制管理体系是物业公司达到企业中长期发展战略目标的核心方针和政策，在企业的发展中有不可或缺的作用。随着我国经济的快速发展，新型多功能商业物业小区的建成，以及历史遗留的老旧小区的归属问题的解决，不同形式的物业公司如雨后春笋般诞生，物业公司之间的竞争也越来越激烈，建立中长期发展战略、制定符合企业定位的内部控制制度至关重要。内部控制制度可以优化企业的内部资源配置，重新统一整合分散、不合理的资源以及暴露的无效内控方案，提升内控执行力，把无效变为有效，保证企业在生产经营中能够正常运营，实现公司的战略目标。

二、物业公司内部控制存在的问题

（一）内部环境设计不流畅

1.企业发展战略的实施，需要良好内部环境的支撑。许多物业管理公司内部组织治理结构不够合理，董事会及监事会形同虚设，公司的重大决策、重大事项、重大任免、大额资金支付（即“三重一大”），有的并未经过董事会或经理办公会集体决策就实施。

2.重企业效益、轻道德培养。物业管理公司面对企业文化建设，认为企业有效益就行了，忽略了对职工思想品德、人生道德观、价值观和社会责任感的培养，出现了利益面前放纵自我的情况，使得企业和国家受到侵害和出现损失。

3.人力资源政策不能满足企业可持续发展的需要。许多物业公司在培训规划、人才储备以及业绩评价方面还不够深入具体，业绩评价面窄，只涉及管理者层面，对广大员工的实际发展和工作体验毫无帮助作用，员工对自己未来职业生涯的规划不清楚，造成内部控制参与度降低，甚至员工流失严重时，重要岗位严重缺岗或员工短时间不能得到及时补充。

（二）风险评估机制未建立或不切合实际

1.物业公司未建立完善的风险评估机制。没有风险应对措施，在选择应对方案前未计算风险敞口，在面对风险时手足无措，致使风险发展到不可控制，给企业带来巨大困境，甚至面临破产清算。例如在发生恶劣天气时，没有及时安排人员清理，没有加固小区的防护设施，造成了人员伤亡或财产损失。

2.制定的风险评估机制不细致。风险评估的可使用性价值或借鉴性很难在物业管理公司的实际发展进程中突显出来，没有从企业整体角度进行风险评估，物业公司对整体风险评估的实事性认识不深入，相对于风险评估各项内容，风险识别认知能力不高或缺乏改进、解决的技术手段，最终导致风险评估结构不理想。

（三）控制活动不被重视，各项控制制度虚于应付

1.物业公司在设计内部控制制度和流程时，没有充分考虑企业长期发展的客观实际和随时变化的需要，伴随企业的不断发展和进步，内部控制制度和流程在公司中实际运行时才发现与设计初衷存在较大的出入，许多制度和流程都是为了应付监察、审计等检查，特别是在内部控制要素以及体系设计方面，急于求成，敷衍了事，大大降低了内控的管理性质、效率和效能。

2.现有内部控制制度不深入。（1）人员配备不合理、不相容职务未分离的现象普遍存在，为了节省人工成本，一人多岗现象成常态。（2）授权审批落实不到位。未按照公司制定的审批流程办理业务，嫌麻烦而不请示未经授权直接办理业务，或缺少集体决策审批或联签制度，“一言堂”“一支笔”的现象普遍存在。（3）预算控制制度欠缺。物业管理公司认为物业项目很多是临时性业务，预算数据不好提取，没有任何财务价值。（4）未建立重大风险预警机制和突发事件应急处理机制，没有明确风险预警标准，对可能发生的重大风险或突发事件没有前瞻性和可预见性，认为重大风险或突发事件离自己公司很远、是不可能发生的，没有及时制定应急预案，致使突发事件发生时没有及时、妥善、准确地处理，导致企业形象和资产受到影响和损害。

（四）信息沟通不顺畅，沟通渠道受限

物业公司信息质量不高，信息传递不对称，缺乏必要的上下级沟通机制，重要的信息不能及时传递给董事会、监事会和经理层，未设置公示告知栏及举报信箱，导致公司不能及时发现、制止违规行为、利用职务之便谋取私利的舞弊行为等，造成企业的损失。

（五）内部监督流于形式、走过场

物业公司一般不会设立纪检监察部门，不能常规、持续地监督检查建立和实施内部控制的情况，只有在出现问题后做事后补救或专项监察，不能在事前或事中将问题扼杀在摇篮中。

三、物业管理公司完善内部控制体系的策略

（一）优化内部控制环境

1.建立健全组织结构。按照公司的规模及章程规定设立股东会、董事会、监事会和经理层，依法行使公司法及公司章程规定的经营决策权。企业发生的重大决策（投资、融资、兼并等决策）、重大项目（企业生产规模、资本结构、盈利能力等事项）、重大人事任免（中高层职位的人事任免、聘用，后备人选的确定等）及大额资金支付业务（在经营管理中发生的大额资金的调动和使用），即“三重一大”等事项，应按照公司章程的规定、权限和流程，实行经营班子集体决策审批制或多人联签制度。

2.加强企业文化宣贯，弘扬民族精神。目前物业公司中民企占比比较大，要树立正确的价值观、人生观，需要企业深入开展道德品质的培养，提倡“服务无小事”，倡议向时代楷模“张富清”学习，全心全意为物业公司业主服务，组织党员、思想进步群众认真学习***总书记的“不忘初心、牢记使命”主题思想，净化心灵，努力工作，为企业的发展贡献自己的力量。

3.完善人力资源控制。根据公司战略发展方向，建立人力资源总体规划，再结合公司实际经营发展需要，制定人力资源年度需求总计划，完善人力资源引进、提升、退出及绩效考核等各项制度，规范工作流程。（1）建立选聘员工试用期和岗前培训制度;（2）建立员工培训、提升长效机制，营造尊重科学、尊重人才和关心员工职业发展生涯的文化氛围，开展物业行业涉及的各类专业技能培训及取证工作;（3）建立和完善人力资源绩效考核激励机制，可以运用平衡积分卡建立绩效评价体系，建立平衡积分卡的4个维度——财务层面、客户层面、内部流程层面、学习成长层面，以此作为员工薪金确定、职级调整和劳动合同解除等的重要依据，不断提高管理者的综合素质，打造一支优秀的管理团队。

（二）有效开展风险评估工作

物业公司要充分认识风险评估工作的重要意义。扩展风险评估范围和增强风险评估意识，在工作中引导和发现、及时认清和关注风险源，全面剖析和解读导致风险出现的各项因素，针对常见的内部风险（如战略风险、财务风险、经营风险），根据公司的实际情况及管理层的风险喜好，制定行之有效的风险管理策略（如买保险、外包项目、放弃等）。

（三）重视控制活动，将形式变为行动

物业管理公司在内部各项活动的控制方面，应结合实际的流程细致划分各项工作内容，规范管理流程，统一操作步骤和方法，合理优化配置公司各项资源。

1.加强财务管理控制。（1）资金控制（资金运营环节）。在公司经营活动中加强对资金收款、付款制度及流程和审批权限的控制，制定报销付款制度和流程，办理资金业务严格遵守现金和银行存款管理的有关规定。（2）资产管理控制。制定固定资产管理制度，建立固定资产台账、目录、卡片、来源、验收、使用、责任人等管理办法，并按会计法的规定进行财务处理和计提折旧。（3）工程、业务外包控制。对低技术含量的支出（如保安、保洁人员）及各工程改造项目均采用外包形式，完善外包项目管理和策略，严格按照外包管理制度、工作流程和相关要求，建立多方管理的长效机制，确保第三方公司按要求严格履约。（4）全面预算控制。建立和完善预算编制工作制度，并根据物业公司发展战略和年度经营计划，综合考虑预算期内国家经济政策、市场环境等因素，由财务部牵头，由物业公司其他部门根据实际情况进行提报，预算应具有前瞻性、可行性、适应性、导向性、系统性，经经理办公会审批的预算应保持稳定，不得随意调整。

2.加强风险预警机制的建立。建立重大风险预警制度，在公司内部成立安全生产小组，群众问题上访领导小组，重大节日安全领导小组，防汛、火灾等重大自然灾害领导小组。有计划、有制度、有安排地应对各项突发事件（物业公司安全保障部门加强夜间巡逻，及时发现安全隐患，并在最短的时间里解决;管理区域内发生火灾，发现火情或知晓火情的项目负责人需第一时间到达现场—报警—了解情况—上报灾害领导小组—拿出解决问题方案—落实问题解决—出具解决报告）。

（四）紧跟智慧物业趋势，建立智慧物业平台，优化企业信息交流与沟通渠道管理

1.智慧物业服务发展趋势。在“互联网+”的支持下，信息化建设已经把物业企业带入了发展的快车道，物业企业应该抓住国家建设智慧城市、数字中国以及社区治理、新零售、新商业、居家养老的大好时机，在智慧物业服务平台的建设过程中，争做城市领导者。

2.智慧物业服务平台的建设主要包括四大部分。第一是物业管理平台，面向项目的专业管理，重点提升物业管理的品质。通过组织扁平、共享服务、集中管控提升运营效率和人均效能，强化人才储备。降低高昂的人工成本及信息流转成本，建立企业内部信息沟通数字化平台。第二是客户服务云平台，通过服务资源整合，为客户提供居家养老、家政、医疗、旅游、教育、培训等增值服务。第三是智慧社区云，将成熟的新技术新产品应用到物业服务管理中。第四是社群交流云，为业主搭建决策、互动、互助的平台并开展丰富多彩的各类活动。

3.智慧物业平台已成为许多物业公司发展的重要战略之一。智慧物业是物业行业的横向、纵向深度发展的新形式，不仅使物业公司内部控制信息沟通畅通，还聚焦客户体验，通过科技智慧化的手段推动现代服务转型升级，推动智能化和互联网化的信息沟通服务和业主人居服务，大幅提升物业公司内部控制水平和物业服务品质。

（五）内部监督是关键，是企业发展的苦口良药

1.在增强监督意识上下功夫。设立纪检监察机构，或在财务部设立专业监督工作人员，利用财务专业知识加强经营过程中的监督管理，并强化监督、检查和双向沟通，促进团队协作，不断提升员工的执行力和忠诚度。

2.不断增加监督工作的深度和广度。彻底改变监督工作零敲碎打、被动应付的局面，通盘考虑监督工作，把监督工作作为一项长期的基础工作来抓，制定计划，针对物业公司热点、重点部门和环节，主动监督检查，使监督工作无处不在，在企业内部全方位、多层次、多渠道开展监督工作。

四、结语

一个符合物业公司运营实际的内部控制制度是物业公司生存和持續发展的唯一法宝，只有做到实时、有效、正确的统筹控制，才是企业实现健康、可持续发展的唯一保障，一切工作的开展都是为了服务企业，是企业抗击打、求生存的基本保证。只有做好这些关键点，物业公司才有机会在百舸争流的环境中得以存活和持续发展。物业公司的调控者要做到明眼、明心、务实，用理性、机智的思维认清物业公司当前的局势和所处的环境，随时关注国家宏微观调控政策，及时发现问题和机遇，制定好贴近现实的调控计划，同时勤恳地做好相应的服务工作，这样一来，物业公司就会朝一条正确的道路行进、自然地发展。

（作者单位为北京朝阳家园物业管理有限公司）

参考文献

[1] 张新萍.如何做好物业管理公司的内部控制[J].管理观察，2018（22）：14-16.

[2] 王莉丽.物业公司内部控制存在的问题及解决措施[J].中外企业家，2017（18）：113+118.

[3] 任蕊.物业管理公司内控建设问题探讨[J].企业改革与管理，2017（09）：30+60.