办公室管理的精细化探讨

高爱莲

摘 要 办公室工作内容比较多，如果处理不当，则会出现很多后续问题，对企业的发展和运营造成影响。精细化管理是办公室工作的关键所在，也是发展趋势，在具体管理阶段要按照项目要求对其进行落实，避免出现项目无法落实的现象。在本次研究中以永贵能源开发有限责任公司为研究对象，以办公室管理精细化必要性为基础，对管理措施进行分析。

关键词 办公室管理 精细化 管理措施

企业要想发展，需要从实际入手，从决策层入手，按照企业要求制定系统有效的管理计划，发挥管理机制的最大化作用。在办公室管理中，多数以行政工作为主，行政管理包括事务管理、办公室事务管理、人力资源管理等方面，考虑到不同机制的要求，工作人员要掌握自身工作准则，按照管理要求进行落实。

一、办公室工作精细化管理必要性

办公室工作之所以需要进行精细化管理，则是根据工作特点决定的，以下将对管理必要性进行分析。

（一）工作内容繁琐

办公室工作综合性强，不存在规律，因此管理起来比较麻烦。很多工作内容没有计划性，如果在管理阶段不适当进行精细化管理，则会出现丢三落四或者事务工作一团乱的现象。在具体管理阶段进行精细化管理，保证工作急缓有序，进而能将具体工作安排的井井有条，实现有序化管理。[1]

（二）工作准备多

企业在管理阶段，涉及到很多基础性工作，需要工作人员一起完成。在一定程度上办公室管理人员起到参谋作用，要提前对准备工作进行了解和分析，办公室人员所做准备性工作或是给出的参谋意见必须全面而且要准确无误，这样才有利于领导做出正确的决策。参谋工作对意见有一定的要求，要从精细处入手，办公室人员要了解企业内部发展情况，做好资料的收集、整理和分析工作，为领导提供决策性指导方案。

（三）办公服务标准繁杂

办公室工作以服务性为主，能为决策层服务，为企业各个部门提供意见。采用精细化管理措施，能实现不同部门间的协调发展，办公室在企业内和各个部门都需要进行互动和交流，如果一项工作需要几个部门共同完成时，办公室需要充当联络和协调的作用，完成领导命令的工作后，做好预后检查和反馈工作，避免出现工作失误的现象。

二、如何做好办公室精细化管理工作

针对办公室具体管理的重要性，在实践过程中需要从具体情况入手，按照不同指标要求进行管理，保证管理机制的完善性。以下将对如何做好办公室精细化管理工作进行分析。

（一）培养一支高素质队伍

由于办公室工作内容多，因此对工作人员自身素质有一定的要求。提升办公室工作质量的前提就是培养一支高素质、高效率的队伍。工作人员要具备专业化知识，在日常工作中不断积累经验，具备政治素质，责任感要强，能灵活应对工作中存在的各种问题。此外工作人员也要具备吃苦耐劳和无私奉献的精神，对于工作中存在的各类问题能及时进行处理。办公室人员是一个综合性的角色，除了具备专业化精神以外，也要懂得人情世故，能屈能伸，尽量处理好每一项工作。[2]

（二）掌握自身工作职责

在办公室管理中岗位职责不清的现象时有发生，会导致工作混乱，甚至出现职责掌握不明确的现象。现有的管理工作是很具体的事务性工作，不能出现顺序混乱或者职责不明确的情况。因此在具体实践过程中必须掌握自身工作职责，避免出现工作交叉重叠。此外由于设置的工作岗位比较多，在设定阶段，要对每个岗位的职责进行掌握，确定不同工作机制的要求，使得办公室工作面面俱到。工作人员除了完成自身工作之外，也要互帮互助，共同促进办公室的发展。系统有效的沟通能简化处理程序，以纵向沟通和横向沟通为主，所谓的纵向沟通，以不同级别的工作人员的互动为主，下级工作人员要能把握方向，将自己的意见及时反馈给上级，上级工作人员要具备观察分析能力和判断能力，对资料进行整理后落实。横向沟通则是部门间的沟通为主，需要掌握彼此间的工作责任，将责任细化。

（三）完善信息反馈机制

办公室的工作内容复杂，领导要有比较强的定性，发生突发事件后，必须能灵活应对。为了能达到这种境界，要建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、责任机制和工作程序等。此外要做好分工工作，信息反馈对整体管理有重要的影响，工作人员必须对信息进行了解，按照属性要求进行分类处理，整个管理体系在很大程度上会像个机器一样运行，因此要辅助有效的反馈系统，对信息进行审核，实现部门间有效的沟通和交流。[3]

（四）扩展精细化管理观念

精细化管理在很大程度上也指的是细节管理，在日常管理阶段要善于发现，捕捉有效和积极的细节。考虑到创新机制的要求，要对精细化思想进行分析。在办公室日常工作中，会出现上网聊天、淘宝、传送照片等现象，基于此，要求对精细化管理理念进行扩展，对计算机网络系统进行利用，或者建立有效的门户网站，对内和对外进行文件的传输和有效管理。在应用阶段能有效提升工作效率，减少成本。此外要做好现有管理工作，以创新设计为例，按照扩展要求进行落实。在理念扩展阶段，对制度形式也有一定的要求，必须将细节固定在制度中，发挥制度体系持久性的作用。[4]

三、结语

办公室和外部进行沟通联系的重要渠道，同时也是保证内部信息实现交流和互动的关键所在，在具体管理过程中必须以科学化和精细化为基础，按照管理系统的要求进行落实和管理。同时要培养办公室人员的良好的工作理念，不断在实践中进行探究，提升整体工作水平。

（作者单位为永贵能源开发有限责任公司）

参考文献

[1] 于雪梅，张美英，李丹华.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2011，20（12）：346.

[2] 侯嘉琳，姜丽丽，王志东.高校院系办公室行政精细化管理的探讨[J].南昌教育学院学报，2011，10（01）：40+45.

[3] 王芸，吴丽媛，魏国栋.浅谈办公室管理精细化[J].办公室业务，2012，17（12）：9-10.

[4] 雷起宏，王曦阳，魏秀琴.基于精细化管理的高校学院办公室管理初探[J].办公室业务，2014，23（02）：228-229.