虚拟集中办公环境系统

王冬

一、目的

集中办公一直以来都是大型工程设计院保证项目进度与质量水平的有效手段，但受制于成本与条件的限制，实际上很少有项目能够采用这种办公方式。随着信息社会的发展，现在几乎每个人都使用微信、微博、QQ这样的社交软件与相识的人分享信息，在“朋友圈”里我们可以在第一时间了解到其他人的信息和状态，而这些信息与当事人几乎是同步的。鉴于网络社交的启迪，工程设计院完全可以建立一个能够集中办公的“朋友圈”，也就是虚拟集中办公环境系统。

设计院是知识型企业，输出的产品都是专业知识的结晶。知识就像资本一样，只有流动起来才能产生最大的价值。建立系统的目的就是为了加强知识的流动，追求信息的同步，建立信息和知识的流通网络，消除信息盲区，填补知识洼地，从而保证产品水平，降低管理成本和人力损耗，提高企业的竞争力。

二、系统描述

虚拟集中办公环境系统的架构由表示层、业务逻辑层、数据访问层和数据库组成，其主要的功能模块有文件管理模块、通讯与记录模块、监控与审批模块和设计管理模块。

（一）文件管理模块

文件管理模块的主要功能是对设计资料和设计文件进行管理和归档。设计资料和文件在平台上可以实现各专业同步共享，这样就能避免因引用资料错误或专业条件版本混乱所造成的各种问题。系统根据设计文件和资料的类型进行编码和归档，并存储到数据库里，员工可以通过系统随时调用或查看自己需要的文件。

（二）通讯与记录模块

通讯与记录模块的主要功能是为各专业提供沟通平台，记录整个子项的设计过程。实时通讯可以让各专业同步接收信息，及时了解整个子项的发展变化，方便各专业接口之间沟通讨论，协调团队共同解决多个专业之间的关联问题。设计过程中的发生的问题讨论、相关方提出的设计建议、整改意见和处理结果等都通过系统记录下来，系统对于设计过程的完整记录可以增强文件的可追述性。

（三）监控与审批模块

监控与审批模块的主要功能是监控子项的进度与质量情况，设计经理和各专业的审检审定完成对设计文件的审批行为。设计经理可以通过系统对各专业的工作进度和质量进行实时监控，及时了解并处理设计过程中的各种问题。利用审批模块，相关方对专业条件及成果文件进行审查并批准，审查过程中的整改意见和处理情况由系统记录，并将审查中发现的问题分类统计以作为质量改进的依据。

（四）设计管理模块

设计管理模块的主要功能是人员安排、工时分配、进度制定与调整以及相关设计管理职能。

三、系统解决的问题

对于工程设计院，随着规模逐渐扩大，承接的项目越来越多，日见增多的进度与质量问题成了摆在设计管理程序面前的一道难题，设计是工程设计院的立足之本，不解决这道难题，设计院向前发展的基础就不会牢固，甚至最终会功亏一篑。

由于影响进度的因素与影响质量的因素错综复杂且互相纠缠，很难从正面理清头绪，找出主因。但是如果换一个角度想，为什么在实际工作中采用集中办公方式就可以有效地保证项目的进度与质量水平，而不采用集中办公方式的项目就或多或少会产生进度与质量问题，这种情况是否能够说明集中办公所解决的问题正是造成进度与质量问题的主要原因呢？集中办公所解决的问题其实就是信息和知识近乎同步地分享与流动，产生协调效应，从而使整个团队的运转变得顺畅高效。

（一）进度问题

客观上，设计进度取决于设计流程的执行情况，它本身存在一定刚性，不能任意压缩。如果抛开进度计划制定的合理性问题，那么一个项目最优的进度应该是完成这个项目的最短时间，要想达到最优进度要满足两个条件：一是优化设计流程；二是减少无效用的时间损耗。

目前对各项目进度的监控都是节点性的，是一种间断式的监控，往往都是临近一个节点时，进度工程师或设计经理才会了解到各专业的进度情况，当发现某个专业有问题时，已没有多少剩余时间可以补救，从而造成进度拖期。

虚拟集中办公系统可以实现对进度情况进行线性的，也就是实时、连续的监控，设计经理可以每天随时查看各个专业的开展或完成情况，可以及时发现各专业存在的问题，并实时根据各专业的情况调整优化进度计划，最大程度保证设计流程的顺畅执行，减少无效用的进度损失。

（二）质量问题

从近几年客户反馈的信息可以了解到，设计院产品主要的质量问题是因为设计人员思考不周或缺乏经验造成的，其他诸如进度、资料等因素对质量有一定影响，但不是主要影响因素，产生质量问题的原因主要还是和设计人员的设计能力有关。

虚拟集中办公系统可以提供一个共享的设计平台。一方面，作为学习平台，选一些质量优秀的成果文件，指出这些成果的设计亮点、设计思想、设计过程和手段方法，供大家自主反复地学习，使设计工程师了解什么样的设计质量是优秀的以及如何达到这样的质量；另一方面，作为监督平台，可以组织一支水平最高的质量监督队伍，对各项目设计过程的质量进行监督控制，及时提出设计建议，填补设计过程中缺乏质量监督的真空。同时，要求各专业的审检、审定在对成果文件进行审查时不仅要指出问题，也要指出设计亮点或创新之处（如果有），系统定期整理并推荐一些设计亮点供大家学习。

四、意义

集中办公系统的建立不仅可以解决目前工程设计院在设计管理上所遇到的一些问题，更重要的是系统的建立可以提高工程设计院分享知识和处理信息的能力，而这种能力才是工程设计院真正的核心竞争力。设计院的生产过程是将专业知识和项目信息相结合的过程，将知识和信息转换为图纸的过程越高效，产品的成本就越低，挖掘知识和处理信息的能力越强，产品的质量就越好。只要工程设计院拥有高效地分享知识和处理信息的能力，无论市场环境如何变化，设计院就仍然具有强大的竞争力和生命力。

（作者单位为中国恩菲工程技术有限公司）