基于询价采购方式的管理研究

裘森林



基于询价采购方式的管理研究

裘森林

摘 要采购是企业进行生产经营的前提和基础，其水平、质量和效率直接关系着企业对市场的服务水平和质量。加强采购管理，减少采购费用，提高采购质量，才能提高企业经济效益。生产制造型企业采购方式有招标采购、询价采购、直接订购3种。以某公司询价采购过程为例，对询价采购流程做了介绍，并对询价采购原则、优缺点做了阐述，并提出了相应的改进措施，能对企业询价采购方式的规范化流程起到一定的借鉴作用。

关键词询价采购 生产制造型企业 采购流程

一、前言

企业采购是指［1］企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证其生产及经营活动正常开展的一项经营活动，包括原材料采购、技术劳务采购、设备用品采购等。原材料采购是现代生产型企业的重要职能活动，它的成功与否将直接关系到以后战略和营销战略能否顺利实施和战略目标能否实现。采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分，制造型企业的采购成本占平均总成本的56%。［2］

设备的询价采购仍然没有形成一套成熟的理论和程序，没有相应的规范和标准可依，许多相关的书籍和资料中，也只是对其定义简单的介绍，并没有详细论述。全球制造业竞争日趋激烈，用户需求也逐渐多样化。现代生产制造型企业生产的标准化，必然要求原材料采购方面形成一个统一的标准流程。

（一）生产制造型企业特点

制造业传统的采购目标是“以最优性价比及时为企业提供满足其需要的输入”，此目标以当期成本为主，要控制权重，进一步被Mandal和Deshmuk定义［3］为R系列指标，即“The key objective of the purchase department is to purchase the right quality of material in the right quantity from the right source at the right time”。

在生产制造型企业中，生产性原材料要在物质转换和使用过程中改变其物理特性和化学特性，消耗量巨大，故其在企业采购活动中占有相当大的比重。从生产企业来看，各类物料转移的价值构成产品价值的主要部分，一般而言，制造业中产品成本中的30%～80%是由采购成本构成的，一些特殊行业甚至占到90%以上。［4］因此，控制采购成本是降低产品成本的主要途径。

（二）生产制造型企业原材料采购现状概括

国内外对生产型企业的原材料采购主要集中在采购模式、供应商管理等方面的研究。F.J.Cunningham（1980）提出，［5］采购不能仅被认为是孤立的职能，而应作为企业管理战略不可分割的一部分。Richard Laming 和 Andrew Cox（1995）首次提出［6］了“网络采购”的概念。20世纪90年代以前，企业控制采购成本只是从单一环节出发，美国CFO杂志指出［7］“降低1%的采购成本等于增加了营业收入的2.3%”。之后，出现了供应链管理（Supply Chain Management）的概念。

我国［8］很多企业普遍认为采购只是一种辅助性的、服务性的工作，不是企业的核心管理业务内容，这就造成企业对采购方面缺乏重视，对其投入力度不大，造成采购观念落后、采购流程不规范、采购管理水平低下、采购人员素质低等问题，严重制约了企业运营的整体优化和成本潜力的挖掘。

（三）企业原材料采购模式分析

生产制造型企业采购生产性原材料时候，通常有以下三种采购模式：招标采购、询价采购、直接订购

1.招标采购。招标采购［9］（purchasing by invitation to tender）是国际通用的采购方式之一，是以采购方作为招标方，事先提出采购条件和要求，邀请众多企业参加投标，然后由采购方按照规定程序和标准择优选择投标方，签订协议等过程。招标采购具有公开性、公平性、竞争性、广泛性和时间性强等特点。

2.询价采购。询价采购［10］（request for quotation），又称“货比三家”，是对几家国内外厂家（通常至少三家）就采购的标的物询价，将他们的报价加以比较后，选择其中一家签订供货合同。询价采购不需要正式的招标文件，无须复杂的招标程序，只需向有关的供货厂家发出询价单，只允许供应商提供一个报价。询价采购方式只适用于采购容易买到的现货或价值较小的标准规格设备货物，不适用于工程和服务领域采购项目。目前，比较流行的是竞争性询价采购，［11］即采购企业对初步符合要求的一系列物资供应商发出采购邀请，然后让各个供应商报价，最后采购企业针对各个供应商提供的报价进行择优选择。

3.直接订购。直接订购最为简单，即指采购人员向单一供应商直接购买的采购方式。

二、询价采购方式研究

（一）询价采购方式原则

比较有名的是5R采购原则：以适当的价格（right price），于适当的时间（right time），在确保适当的品质（right quality）下，从适合的地点（right place），获得适当数量（right quantity）的物料或服务所采取的一系列管理活动。对于询价采购来说，为了有效地开展采购工作，实现采购目标，在采购过程中既要遵循5R采购原则，也要遵循其特有的原则：

1.采用竞争性询价，由供应商之间的销售竞争，取得价格、质量和服务的优势。

2.在询价之前要充分了解对方报价的全部内容，准确了解对方提出条件的真实意图，设法摸清对方报价中的条件哪些是关键的、主要的，哪些是附加的、次要的，哪些是虚设的或诱惑性的，甚至有的条件的提出，仅仅是交换性的筹码。

（二）以某公司为例分析询价采购工作流程

采购工作流程是指由制造需求的企业选择与购买生产所需的各种原材料的全过程。某公司主要从事机电一体化的新型钢结构建筑、建材专用设备、太阳能光伏专用装备、轻纺专用设备、特种专用汽车、环保专用设备等高新技术产品的科研开发、生产制造、经营销售和技术服务，属于生产制造型企业类型。将企业向外界的一切采购活动（包括原材料采购）都纳入了采购询价活动进行管理，其采购工作流程：首先，物资需求部门填写《物资采购需求申请表》确定采购计划书。其次选择供应商，重点审核这些材料的真实性、可靠性。再次签订合同，在采购合同的签订过程中，要以公平、公正、公开为基本原则，在质量得到保证的前提下，优先选择那些成本较低的供应商作为企业的战略合作伙伴。最后进行合同管理，即跟踪执行合同、验收货物、结算货款等环节。

该公司为加强物资的采购管理，规范公司物资需求申请、采购询价行为，应建立内部审核、审批牵制监督机制，并对询价做了如下规定：

1.采购物资包括：固定资产、低值易耗品、办公用品、生产原材料、外协件、机物料等。以上物资的归口管理部门为：公司办公室负责非生产用固定资产、低值易耗品、办公用品和其他物料用品的管理；设备部负责机器设备的管理；质检部负责计量器具的管理；采购部负责生产用材、机物料和生产用低值易耗品的管理；生产部负责外协件的管理。

2.公司各有关部门因生产经营和办公需要，需求上述物资的，应坚持必须、合理、节约的原则正确估计用量，填写《物资需求申请表》（正常生产用料凭生产计划），按规定程序进行需求审批。

3.若上报的需求物资可通过内部调剂解决的，则根据物资性质，由物资归口管理部门负责解决，并办理《内部物资转移交接单》手续。物资归口管理部门根据交接单登记台账，财务部门根据交换单调整账户，变更资产保管责任人。若所调剂的是存货物资，则以出入库形式处理。

4.建立定期询价制度。（1）物资采购执行部门在接到经审批同意后的《物资需求审批单》必须进行询价。（2）正常生产物资在第一次采购时，填写《物资采购协作询价审批表》，按规定程序进行询价审批，批准后的价格财务将作为下次询价前的基准价，以后一般为每隔一个季度询价一次。（3）每一品种物资的询价单位不少于二家。询价员应将每一征询单位的报价情况记录于表内。询价完成后，采购执行部门负责人根据询价情况分析市场行情，综合各方利弊，提出确定供应单位和采购价格的意向和建议，并按规定程序和权限进行审批。

5.规定询价审批权限，建立比质比价制度，加强采购费用的管理制度，其主要内容根据所采购的物资的批量和金额大小不同分为： （1）所有固定资产和单件价格在***元以上或一次性购入金额在***元以上的低值易耗品、办公用品的采购价格由采购执行部门负责人提出审核意见，报主管经理审批后报总经理批准。单件价格在***元以下或合计购入金额在***元以下的低值易耗品、办公用品的采购价格由采购执行部门负责人批准确定。（2）单件价格在***元（含***元）以上或一次性购入金额在***元以上的外协件的价格由外协执行部门负责人签署意见，直接上级审批后报总经理批准；单件价格在***元以下的或一次性购入金额在***元以下的外协件价格由外协执行部门负责人审批后报直接上级批准。（3）单件价格在***元（含***元）以上的标准件、***元（含***元）以上的机物料、每吨单位价格在***元（含***元）以上的原材料或一次性购入金额标准件***元、机物料***元、原材料***元以上的其采购价格由采购部负责人签署意见后，报直接上级批准，上述标准以下的由采购执行部负责人审批确定。

6.采购询价过程结束后，采购执行部门凭借经审批同意后的《物资需求申请表》和《物资采购询价表》办理采购业务和付款结算手续（付款手续按原规定程序办理）。财务部门必须做好采购价格原始登记工作。

7.物资采购工作完成后，属于是生产用材、外协件和机物料类的，应按照材料入库程序办理入库手续，需求部门按手续领用；属于是机器设备的，由设备科进行验收登记台账，与需求部门办理保管使用手续；属于是非生产用固定资产和低值易耗品的，有办公室验收、登记台账、办理保管使用手续；属于是办公用品由办公室办理入库手续。财务按照固定资产保管使用登记表，入固定资产科目，按低值易耗品领用手续和按办公用品的领用清单记入有关部门和个人的成本和费用。

8.对在物资需求申请、询价采购过程中，弄虚作假、损害公司利益的行为，公司将严肃处理。

由此可见，规范的询价采购流程是询价采购健康发展的关键所在，只有询价采购流程实现了规范化、制度化，才能有效提高采购效益。

（三）询价采购方式优缺点

竞争性询价采购能够在价格优势的同时保证质量，具有方便、简单、灵活、效率高等特点，通过各个供应商之间面对面的竞争，避免了暗箱操作与不正当竞争行为，保证了企业与市场的良好运行状态。

询价采购目前还没有明确的程序、组织管理及参与人员，采购权利集中在少数人手中，特别是雇主手中，带有较浓的雇主直接选定设备供应商的色彩，采购者只是按照自己的意愿安排采购工作，造成整个采购过程的不流畅。在采购询价过程中，企业采购部门往往忽视对物资供应商信息的调查，只是在供应商提供的确认信息基础上进行适当的选择。同时，被询价的供应商所在的地域相对集中，相互之间常有调剂产品的现象发生，某些供应商之间会达成一定的策略同盟，在回应采购机构的询价时会私下达成协议，造成企业无法获得满意价格的产品。

（四）询价采购方式改进措施

1.企业物资采购询价不够全面，难以确保采购货物的质量，也不利于最终确定哪些供应商能够提供最低价格而又优质的物资。因此，在采购询价过程中，企业可以利用网络收集供应商信息，从而提高议价能力。互联网询价在很短时间内收集到比以前更广泛、更全面、更准确的采购资料，工作效率大大提高。

2.建立供应链管理思路，将供应商管理和询价制度结合在一起，使得供应商利益和企业利益捆绑在一起，最大限度地降低生产成本，提高采购的意义。

三、结论

第一，确定询价对象是询价采购的首要环节，也是影响询价采购效益的重要因素。应在今后的询价采购中加强对供应商管理制度的建立，完善供应商信息档案。

第二，询价过程中，每一个企业会制定相关成交规则，编制物资采购计划，选择供应商，并对采购物资的名称、型号规格、质量等级、单价、数量、计划到货日期等信息进行确认。

第三，逐步建立询价团队，由专业询价员、审核人员组成，使得询价过程能逐步标准化、规范化。

第四，适用询价采购方式的项目主要是那些对现货或标准规格的商品的采购，或投标文件的审查需要很长时间才能完成，供应商准备投标文件需要更高额费用以及供应商资格审查条件过于复杂的采购。

参考文献

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［11］ 魏国辰.采购实际操作技巧［M］.北京：中国物资出版社，2003.

作者单位（为浙江精功科技股份有限公司）