制造企业采购资金断流的对策研究

张凤娟　赵道致

摘要：由于财务部门的支持力度不够，制造企业采购资金出现断流并延迟支付供应商货款的情况经常发生。文章从制造企业财务规划和资金循环模式这两个角度分析了采购资金断流的原因，并提出用采购与财务两部门协调及划小成本中心的方法解决这一问题，从而降低采购成本，改善与供应商的关系。

关键词：采购资金；成本中心；供应商关系管理；采购成本

一、采购资金断流问题的提出

制造企业采购与供应部门的职责是在恰当的时间、以正确的数量、合理的总成本将符合质量要求的物料送达需要的地点。为这些采购活动支付货款则是财务部门的责任。理论上讲，供应商按照合同要求将物资交付给采购方并生成一个应付账款后。采购企业的财务部门就应筹措资金进行支付。20世纪70年代，泰马克斯公司就在供应商的发货单和验收单到达应付账款部门的日期向供应商付款。为此，泰马克斯成为许多供应商的首选客户，该地位让它安然度过了物资短缺时期。实际中能做到这样的企业寥寥无几。允许货款延迟支付甚至还成为了供应商的一种营销手段。

供应商的货款应该在何时应付?这不仅取决于制造企业的资金流动状况，还和供应商所提供物资的重要程度以及企业获得该物资的难易程度有关系。不同的供应商应该对应不同的支付策略。比如单一来源的供应商，采购企业目前无法找到有效的替代品，缺货成本巨大，而该产品市场属供不应求时，采购企业就必须及时支付货款以稳定采供关系；而冶金企业的废钢收购，供应商则要求制造企业预支相应款项；而有些供应充足价格稳定的标准件，支付时间就没这么严格。

这就是说，供应部门会从采购成本控制和采购绩效改善的角度提出一个供应商货款的支付时间方案。采购部门要求财务部门向供应商支付货款时，财务部门没有足够的资金或者不愿意支付，这种情况称作采购资金断流。

二、制造企业采购资金断流的原因剖析

采购资金断流的原因主要有两个方面：一是采购部门与财务部门的绩效考核指标不一致。即采购资金及时支付增加了财务部门的筹资压力，减少了其对供应商货款占用期间的相应收益；二是采购资金及时支付受限于销售部门的回款速度，销售绩效尤其是回款的效率直接影响采购绩效提升。

1企业财务规划对采购资金支付重视不够，采购与财务部门缺乏沟通。财务部门的两个基本责任就是获得资金并监督它们的使用。企业财务高管对采购部门的关注多限于流动资金占用、采购价格、折扣等，他们对选择支付货款时间对供应绩效乃至生产成本的影响缺乏认识。对财务部门来讲，按照采购合同中付款时间的最后期限支付货款是最明智的，除非提前支付能带来价格折扣。如果超过合同约定时间支付货款不会受到除了供应商催款之外的任何法律或经济惩罚，财务部门甚至会将支付时间再拖后，尽量延长无成本占用供应商货款的时间，以降低资金筹集成本或增加投资收益，这与财务部门的绩效考核目标是一致的。但是，延期支付给采购部门带来的影响财务部门并没有考虑。

采购资金断流给采购部门带来很多管理困难，比如有限资金分配过程中产生的矛盾、供应商频频催款、部分优秀供应商放弃合作、维护与供应商良好关系的公关费用增加等。这些都直接导致采购成本降低受限，采购绩效提升困难。延期支付造成的采购成本和供应总成本的增加与采购资金的资金成本孰高孰低，就需要采购与财务两部门的沟通与协调。另外。企业财务部门的绩效考核除了传统指标外，还应增加诸如对采购部门的资金要求响应率等关系指标，将财务部门的这一服务功能体现出来。

2企业资金循环模式导致可用于支付货款的资金断流。制造企业作为供应链上的核心一环前端连接供应商，后端连接客户企业。由制造企业的采购和销售活动驱动的物流沿供应商——制造企业——客户企业方向流动，对应的资金流则反方向流动。制造企业传统的资金循环模式是财务部在客户企业回款后，再将这笔资金支付给供应商偿还采购货款，如图1所示。

这种资金循环模式导致供应商货款支付的时间受制于销售部门的账款回收速度，即采购绩效的提升受到销售部门回款绩效的辖制。如果销售部门的营销不利或应收账款迟迟无法回收，财务部门只是消极等待而不积极筹集资金应对供应商的应付账款，采购资金就会断流。大多情况下，这是采购资金断流的主要原因，

三、采购资金断流的应对策略

根据采购资金断流的产生原因，应对方案也包含两方面的内容。一方面，供应与财务的高层管理者必须对及时支付货款对供应商关系管理的重要性达成统一认识，在此基础上，两部门在具体沟通货款支付时间对采购成本和资金筹集成本的影响。并求得两者之间的平衡。另一方面，销售部回款慢导致的采购资金断流则通过划小成本中心的方法来解决。供应部成为一个独立的成本计算单位不仅排除了销售绩效和财务绩效对采购绩效的影响，而且保证了供应财务两部门协商达成的货款支付方案的实施。这也使得销售部更加关注回款问题。

供应与财务部门协调过程分为以下几个步骤：

第一，协调的第一步也是该方案最关键的环节即企业、供应和财务三方高管对采购绩效和供应商关系管理足够重视，对货款支付时间对采供关系的影响有正确认识，并有较高的积极性支持解决采购资金断流问题。

第二，采购部门根据本企业的具体情况将供应商分类，并初步制定各类供应商的货款支付方案交财务部审核。支付方案的内容应包括一个时间段内(单位为周、旬、月或者季度)各类物资采购数量、采购价格(估值)、采购方式、资金需求量(估值)、应付账款产生时间(估值，一般为一个时间区间)、物资重要性等级、物资市场复杂程度等级等信息，并给出针对货款支付方案的建议，如：对单一来源且很重要的物资建议全额及时支付：多来源且重要供应也稳定充足的物资建议及时支付50％，合同约定期限中间再支付25％，合同约定期限中支付剩余50％：供应非常充足且不重要的物资可以季度结算甚至年结算等等，具体的数字要根据企业特点具体分析。

第三，财务部门根据企业资金流入状况审核采购部门提交的货款支付方案。如果存在资金缺口，则要计算筹集相应资金的成本或者投资收益损失。

第四，采购部门与财务部门要组成协调小组，就各类物资货款支付方案可能带来的供应成本节约和资金成本增加进行讨论，务必求得两者的平衡。供应成本的核算应采用长期视角。协调过程是支付方案确定的核心一环，其目标是企业全局而不是单个部门效益最优，可能需要很多轮次才能达成一致。

为了解决销售部回款速度限制采购资金的问题，应对方案的第二方面就是划小制造企业内部的成本中心，即将原来以整个企业为成本中心的“大”资金循环模式再造为供应部，生产部、销售部分别为一个成本中心的“小”资金循环模式。

“小”资金循环的具体运作模式如图2所示。财务部门

根据供应、生产和销售三个部门的不同情况分别设定了它们的流动资金占用量，其中供应部门的流动资金占用量由上述协调过程确定。供应部按照生产部提供的年、季度、月、周生产计划，再结合物资市场状况采购物资，采购资金来自财务部分配的流动资金。一旦供应商按照要求将物资交付给生产部的仓库后，生产部就要向供应部支付相应款项：而生产部将原材料、零部件等加工制造成最终产品并交付给销售部后，销售部就按照出厂价格支付给生产部货款。当然，这种资金占用和支付只是财务部门的虚拟资金划拨，并不产生真实的资金流动。

虚拟流动资金分配和划小成本中心的方法将采购资金与销售部回款隔离开来，有效降低了各部门绩效的相关性。供应部成为独立的成本核算中心，采购货款由采购部门独立进行管理。货款支付时间由供应部决定，从一定程度上加快了企业支付供应商的货款的速度，也避免了企业内各部门间频繁沟通产生的费用。供应商对货款支付是最敏感的，其时间缩短大大增加了供应商的满意度，为今后的合作奠定了良好的基础。具体说来，这有助于降低供应商的产品成本，加快了供应商的资金周转率，并使其有更充裕的资金用于产品质量改善或新产品开发，最终提高供应商的合作积极性和忠诚度。采购成本也能在后续合作中有效降低，实现来供双赢。

四、结论

为了优化采购绩效、降低采购成本。制造企业采购部门从建立和发展良好恰当的来供关系角度制定了针对各类供应商的货款支付时间策略。但是。由于企业采购部和财务部职能及绩效考核指标的差异再加上资金流循环模式的限制，最佳支付策略所需资金常常出现断流。本文从支付策略所带来的采购成本节约与财务部支持该策略导致的资金成本增加之间寻找平衡，并利用划小成本中心的办法避免了销售回款对采购资金的约束，实现了供应部对采购资金支付的话语权。

参考文献：

1米歇尔·R·利恩德斯，哈罗德·B·费伦著，张杰，张群译，采购与供应管理，北京：机械工业出版社，2001

2吴戈，降低采购成本是提高企业经济效益的前提，中国流通经济，2006，(8)

3宋华，供应商选择、参与对采购成本管理绩效的影响，系统工程理论与实践，2008，(12)

4大卫·伯特，唐纳德·多布勒，斯蒂芬·斯大林著，何明柯，张海燕，张京敏译，世界级供应管理，北京：电子工业出版社，2003

基金项目：国家自然科学基金资助项目(70771073)。

作者简介：赵道致，天津大学管理学院教授、博士生导师；张凤娟，天津大学管理学院博士生。

收稿日期：2009-04-12。