事业单位金融档案管理信息化建设对策研究

朴香兰

在新的社会环境下，金融系统档案管理在事业单位发展过程中的重要性不断增加，特别是金融系统档案所涉及的内容和信息量持续增加，必须要对现有的管理模式进行改进，积极应用新型的科学技术。在信息化时代下，档案管理系统信息化成为了新的发展趋势，可以对现有的管理工作进行流程简化，在线上完成档案管理活动，提高档案管理质量和效率，在合理保存档案数据的同时对档案的内在价值进行合理开发。

难以保存

以往的金融系统档案是利用纸质的方式进行存储，难以进行长时间的保存，如果存储环境潮湿或者通风性能较差，会使纸质资料出现受潮或者风干的问题，增加纸质档案破碎的几率，从而影响了后续纸质档案的长期留存和使用。纸质资料的存储需要放置的地方较高，会给后期档案的使用造成影响。

难以有效整合档案数据

金融系统档案具有较高的应用价值，在档案管理过程中需要对其进行价值提取，以此来了解金融业务的开展情况，分析客户的数据。但是在整合档案数据时，如果一直利用人工的方式进行分析，会使档案数据整合工作受到主观因素的影响。金融系统档案涉及到不同客户个人信息、从业信息等，由于个人经历的不同，其档案信息会出现较大的差别。在这种情况下要想利用资料时需要進行较长时间的资料整合，增加了档案资源开发利用的难度。

档案使用难度大

在进行纸质金融系统档案查找时需要通过较长时间才能够查找到档案所在位置，难以满足现代社会下对于高效作业的需求。在使用档案时需要进行纸质档案的接收和传递，容易在这一过程中出现档案资料丢失或者遗漏的问题，在一定程度上也影响了档案的有效使用。传统档案管理工作中存在的问题制约了档案管理工作效率的提升，无法满足现代社会下对于档案管理工作的要求，因此必须要重视改善档案管理工作手段，加快档案管理信息化体系的构建速度。

加快金融行业发展速度

事业单位的主要目的在于为人们提供相应的服务，而金融系统档案是影响金融服务中心服务质量的重要因素，需要针对档案信息进行有效整合，才能够了解不同客户对于金融业务的需求，从而制定出针对性的金融产品，推进金融行业的快速发展。

提高档案信息的使用效率

在以往的档案管理过程中没有重视对档案信息进行合理使用，通过信息技术的应用，能够让管理人员随时随地进行办案资源调取，可以满足日常工作中档案信息的使用需求，对档案数据进行有效利用。

适应信息化时代的发展需求

在新时代背景下信息技术在各行各业均有着广泛的应用，特别是现阶段数据规模总量持续增长，要想能够提高工作效率，必须要对各类数据进行及时对接和共享。通过建设金融系统档案信息化体系可以为数据传输和共享提供新的平台，让档案管理工作可以为事业单位其他部门工作活动开展提供有效辅助。

合理使用区块链技术

区块链这一技术可以让数字世界的真实性和现实世界相同，均不会凭空消失或者被篡改，有效解决金融系统档案信息不真实的问题。并且针对现阶段信息资源信任难以解决的问题，可以使用区块链技术的特点构建信任体系，确保金融系统档案的真实性。事业单位可以积极使用外链技术，该技术所支持的存储方式为分布式，这是一种新型的存储模式，可以把不同数据分别存储在不同的网络节点之中，每个节点在通讯的过程中会使用到不同类型的加密协议。在这种情况下，从物理角度出发对每个节点进行观察，可以发现其不会受到地理空间的限制，从逻辑角度进行观察节点又会成为一个整体。节点之间能够互相进行验证和互相备份，避免了网络外界因素所带来的干扰和攻击，即使受到断电或者内部人员更改也不会降低数据存储安全性。区块链技术的影响下金融系统档案不会被集中存储在一台或者多台设备中，是利用加密协议存储在分散的网络环境之中，其存储安全性会大幅度提升。如果其中一个节点受到攻击和影响，并不会影响到金融档案的整体系统，并且由于没有中心服务器的存在，也不会出现信息化档案管理系统崩溃的问题，可以有效保证金融系统档案信息的真实性。

提高档案管理人员综合能力

要想能够对信息化档案系统进行合理应用，必须要提升现有档案管理人员的综合素质，使其能够认识到档案管理信息化的必要性，并且能够对系统的各项功能进行开发，充分发挥金融系统信息化档案体系的优势和价值。首先，金融服务中心应当重点针对现有的工作人员进行技能培训。在培训时结合在档案系统信息化建设过程中使用的技术进行讲解，例如大数据技术、云计算技术以及区块链技术等，使其可以了解不同技术的特点以及信息化系统建设中所发挥的功能，有利于促使管理人员形成较好的信息化档案管理意识。同时还需要重点针对信息系统的使用要点进行培训，要求管理人员能够掌握线上管理活动的流程，及时对档案资源使用需求进行审批，并对收集到的档案信息进行整理分类。其次，积极吸引其他专业类人才补充到档案管理队伍中。在档案管理工作中不单单需要设置针对档案数据进行管理的部门，同时还需要设置信息管理部门，可以定期针对档案管理系统进行维护和检查，及时发现入侵的病毒或者木马，更新系统数据，保证数据的安全性。

健全金融档案信息化管理制度

在档案管理过程中制度是约束管理工作的重要因素，而金融系统档案信息化的过程当中所涉及到的工作内容较多，如果没有制定合理的工作制度，会使管理工作出现混乱的问题。首先，明确金融系统档案资源电子化流程。在建设信息化管理模式时需要针对现有的档案资源进行格式转换，使其能够从纸质资源的形式转化为电子格式，包括文字资源、图片资源、视频资源等，在转换完毕后将其上传到档案管理信息系统中，可以为后续档案管理活动的开展提供数据支持。其次，明确不同管理人员的工作责任。在管理制度中需要对责任制度进行细化，明确不同岗位所需要承担的工作内容和职责，如整理数据、上传数据、系统维护等。在责任制度中提出未落实职责引发系统故障或者管理问题时所需要接受的惩处措施，以此来提升相关人员的责任意识。

建设档案信息化平台

事业单位需要重点针对档案信息化平台进行建设，在平台中融入大数据技术以及云计算技术，在云端构建档案信息数据库，可以容纳大量的档案数据。同时在云端对档案数据进行备份，避免出现数据丢失的问题。在将电子化档案信息上传到系统后利用大数据技术对数据进行分类，并制定检索目录，后续的档案数据检索提供便利。完成分类后对档案数据进行价值分析，归纳数据背后所展示的价值和规律，以此为基础了解金融业务活动情况，针对档案数据的分析结果制定金融产品研发计划，能够满足客户对于金融产品的需求。

重视在档案信息化系統中应用安全保护技术

金融系统档案涉及到金融业务和个人的隐私数据，如果金融系统档案系统出现非法入侵的现象，会给相关事业单位的发展造成严重的不良影响。特别是在信息时代下，信息化档案系统面临的风险因素较多，极其容易受到外部的攻击，如果没有重视对数据进行安全防护，影响到档案的后续使用，还会导致档案资料出现丢失的问题。为了能够提高档案信息的安全性，可以在金融系统信息化档案管理体系中加入安全保护系统。经常使用的技术类型为入侵检测技术，入侵检测技术所包括的功能类型较多。 1.威慑功能，针对发现的行为会提出警示的信息，使其能够主动退出计算机系统。2.检测功能，检测不良行为的具体出现原因以及严重程度，为后续不良行为处理措施的制定提供数据支持。3.响应功能，检测到非法行为后会及时进行预警和响应，使后台能够了解到入侵行为的基本信息，能够及时采取措施进行防范和处理。4.损失评估功能，如果没有及时对入侵的行为进行处理出现了损失现象，则该技术也可以针对损失情况进行评估。除此之外还可以积极使用身份验证技术，针对需要使用档案系统的用户进行权限划分，要求其输入密码或者指纹识别后，才能够进入系统中对资源进行调取，确保档案信息的安全。

科技革命催生了多种技术，如大数据技术、人工智能技术等，都是信息时代的产物，为人们的生活和工作带来了极大的便利。在信息时代下档案管理人员需要认识到信息技术使用的重要性，使档案管理工作可以适应时代的发展。在以往的档案资源管理和利用过程中，存在着保存难度大、整合效率低下以及使用难度大的问题，在一定程度上影响了档案资源管理质量的提升，无法对资源实施有效应用。面对新的档案管理工作需求，必须要对现有的档案管理模式进行改进和创新。

（吉林省公主岭市金融服务中心）

参考文献：

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