数字化档案管理在司法行政工作中的运用

王火群

由于数字信息技术的快速发展，我国各个行业领域都开始应用数字信息化技术，对行业产生了较大的影响。所以，信息的数字化发展已经成为大势所趋。如今，数字化档案在档案管理工作中发挥重要的作用，同样档案管理工作的责任也逐渐加重。针对司法行政工作来讲，司法档案管理的机制和模式也在逐渐地改进和完善，数字化档案管理在司法行政工作中得到了良好的应用。鉴于此，本文主要从司法档案管理的特点出发，对数字化档案管理的作用和司法行政工作中数字化档案管理的应用进行了分析，以供参考。

数字化档案管理主要是将纸质化的档案信息通过扫描转化成电子档案，然后存储到计算机数据库系统中。这种档案管理的方式和传统的纸质化档案管理相比较，对档案信息的保存和查询都更加便捷，而且档案信息能够快速更新备份。在信息化环境下，通过数字化档案管理，可以让工作效率得到良好的提升。因此，司法行政工作中，对数字化档案管理的重要性要全面认知，并有效应用数字化档案管理模式，提高司法行政部门的工作水平。

司法行政档案管理的特点

司法行政部门的工作中涉及较多的文字信息，同时部分工作中产生的图像、视频、音频等文件也是非常重要的资料，对这些信息内容进行整理、归档、存储就形成了司法行政档案。目前，我国司法行政档案管理工作的成效以及相关工作的推进效率都和这些信息的流通速度有较大的关联。因此，司法行政工作中，对档案管理非常重视。由于社会科技水平的不断提升，司法行政部门在管理方面受到较大的影响，如何有效地开展档案管理工作已经成为司法行政部门重点考虑的问题。如录音资料、影像资料、诉讼文书等都是司法行政档案中的重要内容，都是伴随司法行政工作产生的，需要依照相关的规定进行立卷归档。

司法行政档案资料具有原始性、严谨性以及专业性特点，区别于其他档案资料的一点是司法行政档案信息具有正义性，和档案的当事人存在密切的关联，所以，通常为了确保事件得到真实记录，司法档案的录入都要保证信息的严谨性，体现司法服务的公平公正性。另外，司法档案信息基本都是采取手抄方式进行录入，因此具有原始性，是司法行政工作中最能反映事实的资料文件，在司法行政工作中反复调用的频率较高。再者，司法档案信息中有记录较多包含隐私的内容，档案信息的查询权限有明确的限制。所以，对于司法行政档案资料的管理要求更高，如果司法行政档案管理出现问题，会造成较为严重的后果。档案如果出现丢失、污损等，相关的责任人需要承担相应的责任。

数字化档案管理的作用

能够使工作效率得到有效提升

实施数字化档案管理方式，档案信息的整合分类会更加有效，对档案进行存储、查询等都会更加高效，而且信息的真实情况可以直观地反映给用户，对于所需的档案信息可以快速调阅，工作人员的工作效率提高，改变了以往档案管理的固定模式，使工作效率得到较好的提升。在司法行政工作中，产生的相关信息资料较多，档案信息的整合、分类、存储等都需要花费较长的时间，而且对这些信息资料使用的频率较大，数字化档案管理模式使得档案信息的存储和调用都更加方便，所以，工作效率就会得到提升。

能够使档案的利用率得到良好提升

在以往的档案管理中，信息资料一般都是以文件的形式进行归档分类和保存，统一由储藏室或者专门的档案室进行保存。在这样的情况下，如果对相关的档案资料进行查询，就需要花费较长的时间，而且查找起来也存在一定的困难。而实施数字化档案管理，在对档案资料进行调用时就会更加便捷，节约了较多的时間，而且档案管理也打破了以往在空间和时间方面的限制，档案的利用率得到提升。

能够使档案管理的综合效益得到提高

在以往的档案管理工作中，为了达到档案管理的目标，通常是利用增加人力的方式来提高工作的成效，在这样的情况下，档案管理的直接人工成本就大大增加，而且在一定程度上也浪费了人力资源。而实施数字化档案管理，使得以往的管理方式得到改变，纸质化档案为主的管理方式转变到数字化电子档案管理为主，档案管理成本得到了较好的节约，使档案管理的综合效益得到提升。

数字化档案管理在司法行政工作中应用的措施

健全数字化档案管理机制

在司法行政档案管理工作中，档案信息的安全性保障非常关键，为了更好地实施数字化档案管理，需要对相关的管理机制进行健全。比如完善建立网络安全管理制度、数字档案鉴定制度、归档制度等，并且依照相关制度规定落实数字化档案管理。档案资料同样也具有隐私性，部分档案内容不能对外公开，需要进行保密，而且在实际使用时需要经过集体或者个人意愿同意后再进行调用。所以，在实施数字化档案管理时，需要注重其安全管理问题，不能随意进行存档，特别是司法行政档案资料，保密性非常重要。在进行电子文档保存时，对其硬件设备的使用需要严格审查，在经过审核通过后，再进行相应的存储。另外，对数字化电子文档进行保存时，需要注意适当延长文档保存时间，并且安排专门的人员负责电子文档的修复工作，避免外部因素对档案存储产生影响。再者，对网络防护机制进行不断强化，防止数字化档案被恶意破坏。

构建案件管理系统和信息查询子系统

司法行政档案管理要想更好的落实数字化管理，需要构建案件管理系统和信息查询子系统，以有效提升司法办案的工作效率，为司法行政工作节约工作时间和工作成本。借助于信息化手段建立一套完善的司法管理信息库，对档案信息进行合理化的管理，可以使相关工作信息公开透明化，提升司法服务的质量。例如借助于人口资源查询、审判结果查询等系统，对案卷的排查和调阅原先需要当事人提供相关资料，而实施数字化档案管理后，通过在计算机中搜索相应的关键词，就能快速地找到需要的资料信息，查阅资料更加方便，工作人员的工作效率得到较好的提升。

在这样的情况下，司法行政档案信息从整合到归档保存都可以快速完成。对于档案查阅人员来讲，只需要将当事人的基础信息在相应设备上进行搜索，就能够从数据库中调用出来，这对案件的进一步梳理细化起到良好的帮助。而对于当事人来讲，如果当事人想要复查案卷，传统的档案管理方式需要耗费较长的时间，而且过程中也容易出现偏差，而数字化档案管理模式的应用，信息系统为其提供了便利，有助于司法行政工作的顺利进行。

完善信息技术支持系统

信息技术的发展推动了我国信息内容的数字化建设，在司法行政工作中，以信息技术作为支撑，进行数字化档案管理能够以管理系统为平台提高档案管理的兼容性。所以，司法行政部門需要对相关的工作体系进行完善，并且健全信息技术支撑系统。司法行政部门的档案管理人员需要注重数字化档案系统的完整性和技术的先进性，对档案管理系统进行定期的更新升级，逐渐完善系统管理性能。另外，在建立数字化档案管理系统的过程中，需要积极借鉴先进的档案归档机制，同时以网络安全作为系统构建的基础，并且在硬件设施的建设方面，需要注意其内部的磁盘阵列不可有单点障碍的存在。再者，由于管理系统的更新迭代，需要确保系统更迭时有可靠的依凭，硬件要保证支持热插拔。最后，积极建立全国范围内的数字化档案管理网络，使部门的档案信息得到及时流通和更新，便于更好地开展司法服务。

结 语

总而言之，在如今的社会发展环境下，司法行政工作中的档案管理模式和如今的形势已经不相适应，对现代化司法行政工作要求也无法有效满足，因此，在司法行政工作中，需要积极应用数字化档案管理模式。这样司法行政工作人员的工作效率可以得到良好的提升，档案资料的利用率也可以得到较好的提高。基于此，要想更好的落实数字化档案管理模式的应用，需要对数字化档案管理的机制进行完善，构建案件管理系统和信息查询子系统，完善信息技术支撑，确保数字化档案管理的安全可靠性，推动司法行政服务水平得到良好的提升。

（福建省三明市明溪县社区矫正中心）

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