新形势国有企业人事档案管理存在的问题与策略

黄佳平

在国有企业不断转型升级的基础上，国企内部的人事档案管理方面存在的问题开始显现出来。在了解国有企业档案管理的基本内容的基础之上，存在诸如档案管理内容缺失、档案管理环境差等问题，并且对这些问题产生的原因进行探究。对已有问题提出相对应的解决办法，促进新形势下国有企业人事档案管理方面的发展。

国有企业档案管理的基本内容

人事档案是记录个人主要经历的文件材料，因此人事档案管理的基础工作主要围绕纸质档案展开，其基本内容主要是：

1.对资料的收集与整理。一份人事档案记录了员工从入职到退休期间各项考评、奖励、任免的相关文件材料。因此，国有企业尤其是一些老国企，员工多，人事档案的数量非常大。此外，人事档案的材料收集與整理工作并非一劳永逸，因为不断有新的材料形成，要不断收集，不断整理，不断完善。

2.档案的鉴定与保管。档案需要随着时代的发展，档案鉴定的原则一直在不断改进和完善。主要包括三方面的内容：首先是具体单位需要制定档案价值判断的相关标准；其次可以依据其价值大小对档案的保存期限进行规定，最后在对超出保存期限的档案进行销毁或者其他处理。档案的鉴定需要客观、公正地展开。

档案保管工作是在对档案进行收集和整理之后的必备程序，档案保管的目的就是为了保持档案的完整性。这一活动不只是在档案室内进行，也要保证档案在流转过程之中的完整，良好的档案保管工作可以使档案更好地发挥作用。

3.档案的编目、检索和统计。档案的编目是档案管理工作之中的重要组成部分。它可以对已经存在的档案进行目录的编制，以便于保管查阅。而后期检索也与档案编目工作紧密联系，在档案编目良好的情况下，档案检索才能顺利进行。档案统计就是需要利用各种的技术手段以及统计方法，对存在的档案进行归类整理、数据划分等，对档案保存过程之中的种种现象以及问题进行数字化描述，档案统计是档案管理工作过程之中各方面的综合体现。

当前国有企业档案管理中存在的问题

人事档案内容缺失

人事档案是企业内部组织人事活动，进行人事调动的重要依据。其中资料收集是档案管理的第一步，然而就在档案的收集过程中就会产生一些问题。

首先，在档案资料收集过程中会产生一系列问题。一方面，档案持有人提供的相关资料不全面，如续签合同，在职学历等等，其中也包括由于国有企业在不同阶段招收不同员工所需要的人事档案内容不同而造成的种种区别；其次，各部门资料形成时间长短不一，资料收集工作断断续续，编目统计更是难以开展，有些行程较早部门的资料积压较多，一些员工不断调配，导致其中包含着大量的无用档案，由于企业内部对人事档案的不重视，导致档案大量的积压，对档案编目工作的开展造成了很大难度。最后，企业内部人员调配过程中，档案不能及时转移，导致后期一系列内容空挡、缺档。

档案管理环境差

大多数企业依然采用传统的档案收集方法，纸质档案依然是大多数企业人事档案的主要组成部分。环境因素对纸质档案的保存的耐久性有决定性的作用。但是由于大多数企业对于档案管理并不重视。档案室通常都是顶层或者底层，是企业内部不能用来办公的区域，阴暗潮湿，易有虫害。在这种保存环境之下，纸质档案受潮和虫蛀都是很严重的问题。

管理方法相对陈旧

首先，标准化水平低。因为档案管理工作不被重视，所以很多企业在日常工作中并无专业专职的档案管理人员。即便有也是年纪比较大，对现代信息化技术手段并不熟悉，很多工作还是依靠手抄笔誊，效率低下的同时标准化水平也低。管理工作也只停留在“保存”这个层面，与真正的“管理”这个含义相差很远。

其次，流程化不足。现在档案册不是放在柜子里一动不动。企业内部日常工作中有很多事项甚至个人的社会活动都需要从档案中提取资料，同时企业内部与外部人才流动也越来越频繁，档案在企业内部与外部之间的流转也越来越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。档案资料流转要不就是自主性大，要不就是审批繁复影响效率，以及档案资料涉及的多个部门之间不能有机协调。

国有企业档案管理存在问题的原因

国有企业的档案管理方面在以往并不受到重视，长时间的采取传统的管理办法，人事档案管理的基础工作尚不完善，利用工作更是刚刚起步。

国有企业档案管理方式粗放，工作没有连贯性统一性

在信息化高度发展的今天，信息化是人事档案发展的必然趋势。国有企业人事档案管理也逐步走上了信息化的道路。但是目前来说，这个信息化是初步的，不完善的。国有企业相关部门对于档案管理的不重视，导致对相关方面的资金投入较少，无法使其完整配备现代化的信息系统。从整体上来说，也没有一个完整的档案信息化管理相关标准。

制度不完善，易造成档案管理失控

相关人员的人事档案是随着相关人员的工作调动进行的。另一方面来说，国有企业内部人员在往外调动之时，档案可能不会及时带走，就会造成无用档案增多的情况。并且在国有企业办事的过程之中，员工的自主性非常强，对档案管理也没有合理的制度，完善统一的流程。在这方面很容易出现国有档案内部档案管理政策性的不足。

新时期国有企业档案管理的发展对策

随着时代发展，更多的新技术出现在人们视野之中，国有企业逐渐发现人事档案对于企业管理与发展的重要性，开始在认识到已有问题的基础之上寻找真正的能够解决问题的措施。

加强对档案管理的重视

首先要从意识层面上来说，要加强对档案管理的重要程度的认识。首先从企业的角度来说，要完善人事档案管理相关的制度，培训专门的档案管理人员，增加企业内部关于档案管理各方面的培训，通过各种活动来提升员工对于人事档案重要性的认识。比如说在企业内部召开相关的讲座，要让员工认识到人事档案信息与自己的利益息息相关，为档案管理的不断创新奠定思想基础。档案管理重视程度需要领导阶层带头为基层员工形成好的模范作用，只有公司领导层对档案管理增加重视程度，基础员工才能真正认识到档案管理对自身发展的重要性。