精细化管理在医院档案管理中的应用

时间：2024-04-25

陈芳芳陈仁昌

随着科技的发展，医院档案管理表现出了不可替代的重要地位，传统的管理模式无法与科技元素相结合，致使管理意识和管理效率不断下降。精细化管理重视的是管理细节，有助于医院档案管理质量的提高，符合时代的发展需求。鉴于此，医院档案管理需要引入精细管理理念，明确管理目标，制定管理计划，确保医院档案管理的稳定发展。

精细化管理表现出来的管理优势

实现了医疗水平的提高

精细化管理理念的出现改变了医院档案管理模式，使得管理过程更加细致，为后续科研工作的开展打下了坚实的基础。另外，精细化管理促进了医疗水平的提升，患者的就诊信息以电子档案的形式储存，为患者疾病信息的分析创造了条件。理论与实践的结合既提高了档案管理的高效性，又改善了档案管理的科学性，满足了患者的就诊需求。

有效缓解了医患矛盾

一般来说，导致医患矛盾的原因有很多，最主要的是医疗水平的不足和档案管理的不规范。精细化管理的引入不仅解决了管理不规范问题，还在一定程度上强化了医疗水平，进而从本质层面缓解了医患矛盾。例如，精细档案管理要求定期更新患者的档案信息、要求管理人员根据规定实施档案管理操作等，塑造了温馨的医疗环境。

发挥了档案的最大价值

我国近年来展开了医疗行业的改革，使得人事信息复杂多样，极大的加大了档案管理的难度。另外，部分管理人员由于工作能力有限，档案中出现了不少虚假信息，为医院内部的人事调动创造了压力，无法切实实现公平正义。精细化管理理念提出了全新的管理要求，将医院档案分为多个类型，不同的类型由不同的人员管理，确保了人事档案信息的精确性，为后续管理人员的晋升和选拔提供了依据。

医院档案管理面临的困境

档案保管封闭

当前是信息化时代，医院档案信息也在从纸质版向电子版方向转变，做到了与时俱进。初步研究发现，档案管理岗位招聘重视的是管理经验，错误的认为只要提高了管理效率就是完成了管理任务，忽视了管理过程带来的激励作用。

档案保管封闭主要体现在两个角度：第一，档案内容不得外人查阅，只得院内工作人员使用，无法实现档案信息共享，封闭性极强；第二，管理人员以医院的经营管理为主，对于档案管理实施的是“开放”模式，致使工作人员缺乏管理意识，档案信息利用率难以提高。

管理制度不健全

医疗行业成为了当前社会经济的主流，其存在着严峻的竞争压力。部分医院为了改善经济效益，逐渐忽视了档案管理的重要性，档案管理工作形同虚设。详细来说，医院档案管理缺乏科学化的管理制度，工作人员的行为难以约束，致使管理效率低下。另外，正是由于医院档案管理制度的缺乏，才使得相关的科研机构无法获得充足的资金支持，导致科研项目进展缓慢。

档案服务过于被动

档案管理内容较为简单，主要为关系证明、档案复印等，如有需要还参与档案原件的借阅工作，表现出了极强的被动性，无法实现档案服务。部分医院未学习先进的管理理念，一直沿用传统的纸质版档案管理方式，常常发生丢件和损坏现象。另外，医院对档案管理不重视，既不要求档案信息的更新，也不要求档案内容的共享，久而久之约束了档案管理效率的改善。值得注意的是，传统档案管理人员多数为退休的后勤人员，其对档案管理工作并不熟悉，再加上管理能力和管理经验的不足，最终导致档案管理处于被动。

信息化水平难以提升

医疗改革已经成为了一个必然趋势，医疗水平也在不断的提升，致使医疗数据出现的爆炸式增长，管理工作遇到了前所未有的压力。与此同时，部分医院为了提高疾病治疗效率，将绝大多数的资金投入到了科研层面，忽视了信息化技术的研究，尤其是档案管理仍实施传统陈旧的方式，无法满足管理需求。

精细化管理在医院档案管理中的实践应用

树立正确的管理意识，明确档案建设目标

首先来说，医院档案管理必须明确目标，从而制定管理计划。在具体的管理中，需要以医院的实际状况为基础，制定长远的档案管理规划，借助合理的管理制度去提高档案管理效率，确保档案信息的安全性。其次来说，档案管理过程并非是任意的，需要遵循一定的原则，医院领导会对管理人员的管理能力进行综合角度的考核，对成绩优异的管理者给予物质奖励，其目的是激发管理人员的热情。另外，医院档案管理不可忽视分类工作，管理人员需要将繁琐的档案信息整合在一起，并根据档案信息的类型进行分类、存档，为后续档案信息的调阅创造条件。除此之外，档案管理人员需要按照规划参与专业技能培训，尤其是学习先进的管理理念，即精细化管理，最大化发挥档案管理的价值，确保医院档案信息的合理性。

创建档案管理制度，引入精细化管理理念

1.管理责任制度。医院领导必须改变认识，将责任制度与档案管理相结合，明确管理人员的责任，只有如此才能改善管理效率。精细化管理强调的就是责任制度，其将档案管理职责与管理人员的工作内容相匹配，切实实现了岗位责任制。精细化管理模式的实施使得档案管理流程更加细化，管理任务更加明确，管理效率不断提高，有利于医院档案管理的稳定发展。

2.精细管理制度。档案管理体系的完善是档案管理工作的重中之重，其也是医院领导必须重视的内容。医院档案管理以《档案法》为基础，引入了精细化理念，极大的提高了档案管理的安全性。另外，精细化档案管理完善了档案信息统计标准，提出了合理的档案信息移交原则，确保了管理工作的顺利实施。

3.奖惩制度。医院档案管理包含着复杂的流程，科学化的奖惩制度既可以约束管理人员的行为，又可以激发管理人员的动力，在一定程度上为管理人员树立了工作观。精细化管理与医院档案管理的融合提高了数据分析效率，改善了档案管理中出现的漏洞，强化了档案信息的精确度。

创新管理方式，培养优秀人才

首先，医院档案管理需要做到精细化，尽可能将类似的文件统一处理，并将文件的差异化标记清楚，提高医院档案管理的精确性。当因工作需要而发生档案材料借阅时，必须按照规定征求负责人的同意，记录档案材料的借阅信息，例如借阅人的名字、借阅时间、借阅原因、归还时间等，避免出现档案材料的丢失。為了适应网络时代的到来，医院创建了科学化的档案信息管理平台，管理人员定期将档案信息上传至网络，从本质角度实现了档案信息的共享。其次，医院成立了专门的医患纠纷档案，其目的是为医患问题的解决提供理论依据。一般来说，医患纠纷档案分为两大类：第一类是广义角度的医患纠纷，例如患者的隐私侵害、生命受到威胁等；第二类是狭义角度上的医患纠纷，例如患者就诊过程出现的分歧事件。最后，管理人员综合素质的提升，这既是医院档案管理创新的方式，也是提高档案管理质量的途径。值得注意的是，管理人员的筛选并非是任意的，需要重视人才的引进，定期对管理人员开展实践能力考核活动，对于不符合岗位要求的管理人员给予培训处理，直至综合素养达到相关标准。另外，医院档案管理人员的奖惩制度同样不可忽视，科学化的奖惩制度对于管理人员积极性的提高作用巨大，可改善档案管理质量。

大数据技术的融入强化信息化水平

一般来说，大数据技术被视为信息处理的主要方式，既可以提高数据处理的效率，又可以改善数据处理的质量，符合时代的发展需求。鉴于此，医院档案管理也需要引入大数据技术，在信息管理硬件系统的帮助下，医院档案信息实现了自动化分类，缓解了管理人员的压力。另外，大数据技术与网络技术的融合为档案信息管理带来了新的功能，即信息共享功能，此时医院各部门间的信息交流更加便捷，满足了基本的工作需求。由此可见，大数据技术的出现使得医院档案管理过程更加精细化，医疗科研更加高效，切实实现了造福于民的目标。