浅析财务档案管理价值及管理要求

郑伟

摘 要：会计档案工作是财务部门和档案部门依据有关法律法规保管和提供利用会计档案的一切活动，会计档案的管理不仅是财务会计工作的一个重要组成部分，而且是专门档案管理工作的一部分。《会计档案管理办法》第四条规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

关键词：档案；管理；价值

中图分类号：C56

一、会计档案的定义、特点及其价值作用

（一）财政部、国家档案局1998年联合颁布的《会计档案管理办法》第五条明确规定：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

（二）和其他各门类档案相比，会计档案有他自身的特点，主要表现在个方面

1、会计档案形成具有范围广、数量大特点。从形成会计档案的部门和单位来看，凡是具备独立会计核算的单位，都要产生会计档案。而全国具有独立核算资格的单位就有几百万个，从事会计职业的人员也有几百万人，这些单位和职员每天都会发生大量的会计事项。每年产生的各类会计档案可以用千万吨来计算，所以会计档案的数量可以说是非常惊人的。2、会计档案形成过程具有连续性。从会计档案的形成过程来看，会计凭证首先产生，然后依照会计凭证填写会计账簿，最后依据会计账簿编制会计报表。可以看出，随着会计工作的推进，三种形式、内容的会计档案依次产生，具有紧密的连续性。3、会计档案主要成分具有平稳性。会计系统的种类可谓是多种多样，例如有农业会计、工业会计、、商业会计、银行会计、行政会计等，所以，会计档案牵涉的内容和对象类别也是很多的，但是会计档案的主要成分也只有三种，它们分别是：会计凭证、会计账簿和会计报表，主要成分的平稳性是有别于其他门类档案的一个重要标志。这种模式有利于分类整理和管理利用。4、会计档案形成程序具有严密性。会计工作有非常严密的制度和法规作保障，会计档案的形成是严格按照有关制度和规定进行的。从会计凭证的项目书写、审核、签字，会计账簿的设置、填写、核算到会计报表的完成，不仅各项程序密切联系，而且都必须执行国家规定的标准、方法和手续，来监督和保障经济活动的合法性和会计档案内容的真实性。

（三）会计档案的价值作用。由于会计档案的特殊性，会计档案的价值作用也表现在多个层面：一方面作为记录单位经济业务的重要史料和证据，它客观反映了各单位一切经济活动的发生、发展过程，不仅是经济决策和财务审计的重要依据，也是执行财经纪律、保护国家财产、保障经济健康发展的有力武器；另一方面，会计档案也是研究经济发展，从经济角度展示一个单位历史面貌的重要史料。

二、会计档案的归档时间和归档范围

（一）会计档案的归档时间。依照会计档案的统一规定，单位在年终办理决算后，会计部门将会计核算专业材料整理立卷，装订成册，并编制保管清册移交给单位档案部门统一归档的时间。为了便于会计部门在会计档案形成初期查阅和利用，当年的会计档案，可在会计年度终了后，由会计部门暂时存放一年，待到期满后，交由档案部门存档。

（二）会计档案的归档范围。一般来讲会计档案的从以下四个方面进行归档：

1、会计凭证类。会计凭证是用来记录经济业务、明确经济责任的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种，记账凭证是会计部门依据原始凭证编制的，是登记账簿的依据。记账凭证又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。2、会计账簿类。会计账簿是以会计凭证为依据，全面、连续、科学地记录和反应经济业务的账册。会计凭证是编制财务报告的重要依据。会计账簿可以分为：总账、日记账、各类明细账、固定资产账等。会计帐簿在外形上，可分为三种形式：订本式帐、活页式帐簿和卡片式帐簿。订本式帐，就是在帐簿开始使用之前已经按顺序编号并装订成册的硬皮本账簿；后两种帐簿，都是将帐页放置于活页夹或卡片盒内的帐簿，活页和卡片式帐簿有利于会计人员记帐，但由于帐页不固定，容易散失或被抽换。3、财务报告类。种类很多，按编制时间可分为月度、季度和年度财务报告；按内容和名称划分就更多了，如行政事业单位经费执行情况报表、企业资产负债表、利润表、现金流量表等等；按服务对象还分内部报告和外部报告等等。需要说明的是，会计报表、附表、附注以及文字说明，其他财务报告，也是财务报告的组成部分，应当一起归档，不能漏掉。4、其他会计核算专业材料。除了上述三个方面外，依据《会计档案管理办法》的有关规定，经济合同、银行存款余额调节表、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、银行对账单等其他会计核算专业材料，也属于归档内容。5、不是会计档案归档范围。财会部门的制度、规定、预算计划等不属于会计档案的归档范围，应和财务部门的其他档案定期按时归档。

三、会计档案的归档要求

（一）需要归档的会计核算专业材料应当真实、准确。会计凭证、会计帐簿（除订本式帐）、财务报表等的装订必须经过封装处理。会计帐簿、财务报表需由经手人、主管会计或会计部门负责人的签字盖章，以确保它们的真实性、准确性。

（二）会计部门在向档案部门移交会计档案时，应当保持原卷册封装，如若非拆不可的，应由档案部门会同财务部门共同拆封整理，以分清责任。

（三）在移交会计核算专业材料时，会计部门和档案人员要按照规定认真清点，严格办理交接手续。

会计档案记录和反映着一个单位资金运行和管理情况，是单位的一个重要信息源。有效地开发利用会计档案，可以为单位制定发展目标、改善经营管理、提高经济效益等提供可靠的数据。因此，做好会计档案工作十分重要。

参考书目《档案管理基础》（第三版）张虹 ，姬瑞环编著 中国人民大学出版社