不动产登记资料信息化建设

唐义德 杨正学

摘要：互联网的快速发展，为建设信息化政务服务奠定了基础。不动产登记行业利用先进信息技术已实现多部门协同联动，进而提升了不动产登记服务效能，创新了不动产登记工作形式。从不动产登记纸质资料、资料数字化与不动产登记电子资料等方面对不动产登记资料信息化建设进行分析。

关键词：不动产登记资料;信息化;电子资料

中图分类号：F293 文献标识码：B

文章编号：1001-9138-（2021）01-0062-65 收稿日期：2020-12-20

1 不动产登记资料

不动产登记资料管理是不动产登记工作有序运行的重要环节和基础。资料真实记录了不动产物权的设立、变更、转让、消灭等过程。在业务办结后，将申请、审核过程以及登记结果中有保存价值的文字、图表、声像、数据等资料，根据立卷原则与标准整合成一套有序的不动产登记资料，是不动产登记工作的重要依据。其中，不动产登记资料包含申请书、申请人身份证明材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果材料、不动产登记机构审核材料、不动产登记簿等文件信息。此外，不动产登记资料还随着不动产实际变动而更新其资料信息。

不动产登记资料管理直接关系到不动产登记资料的完整度与信息的延续性，更关系到不动产物权的设立、变更、转让及消灭，在国土资源管理、住房保障、房地产市场调控等多方面具有重要意义。

2 不动产登记纸质资料

在不动产登记进入信息化时代之前，不动产登记资料依赖于纸质文件记载信息，还需用厚重的纸盒或纸袋装订保管，如图1所示。由于不动产登记资料归档的资料内容类别多，且还要不定期、不定时增加新内容，大量的纸质资料在整合与流转过程中暴露出诸多弊端。例如，在实际业务办理中，查询不动产原档资料由专人在档案室（库）手工翻找查询，期间还极易出现登记失误或信息丢失等情况。

在某地区的《不动产登记文件管理规范》中，登记资料的立卷原则为每办理一件不动产登记业务所形成的资料立一个卷。立卷整合的材料包含目录、结论性审核材料、过程性审核材料，当事人提供的登记申请材料、图纸、备考表等，后续还要根据不动产权利的变动随时添加、更新立卷资料，平均每卷资料大约有40多页A4纸张大小的文件，使得后期人员在资料查找、利用时要耗费约10-20分钟。除此之外，还要考虑资料的存放问题。不动产登记资料的保管期限分为永久和定期，并不是任意一间房子就可以随意存放不动产登记资料。为妥善保管好馆藏文件，还要设立不动产登记资料存放的专用场所。例如，某市档案馆总面积在上世纪70年代就已有2000平方米，在2019年厅机关馆藏文书资料约有9.4万件，约占用2350平方米库房面积，实际馆藏还会随着时间和业务量增加，所需耗费的时间、精力、财力等不容小觑。

随着社会与科学的进步，为解决纸质资料整合繁、流转难与保管时限短等问题，可以利用信息技术将纸质文件内容转化为电子信息，不仅可以减少纸质资料占用空间与资料查询、利用时间，还可以提升工作效率。

3 不动产登记资料数字化

不動产登记资料管理信息化的建设，其中一点是对已有的不动产登记纸质资料进行电子“转变”。这种由纸质文件转化为电子文件，即不动产登记资料数字化，可以称之为不动产登记资料信息化的过渡。它是利用扫描技术、OCR技术、计算机技术、数据库技术等将原不动产登记纸质资料卷宗进行排序、编页码、资料扫描、图像处理、注录等，使资料的电子数据保存于数据库。

相较纸质资料，不动产登记资料数字化最大的优势就是在资料查找和利用中节约了大量的时间与空间。业务中需要利用相关资料时，可直接通过系统操作来查阅相关信息，甚至是申请人通过人脸识别、身份证扫描等方式自助查阅。每卷资料节省查阅时间至少10-20分钟，也减少了纸质资料的存放空间。同时，电子文件存储信息种类多样，除了常见的文档、图片外，还能储存音频、视频、电子签章或签名等多媒体信息。

需要注意的是，资料数字化与传统纸质资料原本的处理、利用等有较大区别，因此仍存在部分问题。

一是纸质文件转化为电子文件后，仍需耗费大量储存空间，这里所指的空间为数据库空间。尽管不需要百万平方米的实体房屋空间，但把所有的资料转移到计算机数据库内，依然需要足够大的空间来储存。数据库的空间同样是有限的，要保证数据能够永久保存，仍然需要耗费大量的人力、财力，并且随着数据库占用的空间越来越大，还会导致应用系统运行缓慢，如图2所示。图2所示的标准商品房买卖合同，共有28页A4纸，其中1页合同内容转化为电子文件约需占用300KB的空间，一整套合同全部转化为电子文档则需占用约4.7MB空间。

二是为了缓解数据库空间占用问题，在实际操作时，会舍去部分格式化信息，只转化部分重要信息，同样以标准商品房买卖合同为例，实际签署合同有28页内容，但转化为电子文件时只挑选买卖双方基本信息页、签字页及重要信息页等，约2-4页，合同中大部分内容没有数字化版资料，极易丢失信息。

4 不动产登记电子资料

近年来，多部门协同推进“互联网+不动产登记”，充分发挥信息技术高效便捷的优势。其中，办公自动化、无纸化使得不动产登记资料生成、存储方式上又发生了巨大变化，业务办理不提交纸质资料，所有信息均以电子文档形式提交。

不动产登记资料正式进入信息化时代。与资料数字化不同，电子资料从一开始就没有纸质载体的文件，它的收集、整理、保存、查询、利用等都是以电子形式，在资料数字化的基础上又大量缩减文件的空间占用大小。以标准商品房买卖合同为例，曾经一整套4.7MB的电子合同资料直接缩减到几百KB。

同时，通过后台维护不动产登记资料分类，以及登记资料分类与办理业务类别的关联关系。在整理电子资料立卷归档时，系统自动在后台获取当前业务类别所对应的登记资料，并按规定进行排列，其排列结果为电子卷宗目录，如图3所示。同时，系统按目录顺序对每幅图像进行电子资料编码。最后，由系统生成不动产登记电子资料封皮（封皮内容包含卷内材料件数、页数、保管期限等资料汇总信息）。

基于CA数字证书，不动产登记资料卷宗目录内的所有数据均采用哈希算法来检验上传数据是否被篡改。当数据发生变化，系统自动检查是否发生篡改情况，并对发生篡改的数据进行无效标识，并提供正常与非正常数据的截图。利用区块链技术，将不动产登记资料数据上传至区块链，在保证数据安全的情况下，向资料利用部门共享信息数据。同时，采用“双活+异地备份”模式，设立同城双中心与异地灾备中心，增加了业务承载量。倘若系统出现异常情况，能够快速切换到备援，保证业务连续正常运行，分担负载，降低人为或自然灾害对业务造成的影响。

同时，为逐步实现不动产登记服务“一网通办”“全城通办”打下坚实基础。“全城通办”打破部门、层级限制和区域的壁垒，企业或办事群众可到任何服务中心办理业务。“通办”的核心在于数据共享、电子资料上链，继而实现跨部门、跨区域协同办公。例如注销抵押登记，不动产登记与银行通过区块链直接提取相关数据开展业务，确保不动产登记与银行数据的真实性与准确性，办事人在就近的银行就能一次性完成抵押权注销登记。

通过对不动产登记纸质资料、资料数字化与电子资料的逐一梳理，如图4所示。不动产登记电子资料在实际工作中可以减少对空间、时间、人力、财力等资源的耗费，大幅提升工作效率，为推动“互联网+不动产登记”“一网通办”“全城通办”提供有力的资料数据支持。

作者简介：唐义德、杨正学，成都传晟信息技术有限公司。