行政事业单位会计档案管理现状及对策建议

摘 要：随着经济和科学技术的不断发展，财务会计档案的数量不断增加，档案介质不断迭代、种类繁多。如何做好档案法、会计法和会计档案管理办法等法律法规的宣贯，发挥档案管理部门的指导和督促作用，落实单位的主体责任，提高各级各类事业单位管理者的认识和重视程度，不断完善和监督落实档案管理制度，加强会计档案的软硬件建设，逐步提高会计档案的防护和保存的基础条件和管理的信息化水平，全面做好会计档案管理，是加强和提升公益一类事业单位财务管理和资金安全的重要组成部分。

关键词：行政事业单位;会计档案;管理对策

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。由此可以看出，档案是各类客观主体在生产生活中直接形成的文献资料或历史记录，说明档案继承了文献的原始性，同时继承了文献的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献[2]。所以档案有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物[3]。档案的历史再现性是其本质属性4]。

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案[1] ，是各级各类单位会计业务工作的重要组成部分，是反映单位各项经济往来业务的直接证据，一般包括会计凭证、总账、明细账、合同、财务报表以及涉及反映各相关经济业务的相关附属资料，通常以纸质资料、各类电子图文资料等方式保存。这些会计资料是会计业务工作的重要组成部分，是对各类行政及企事业单位的经济活动进行监督评价的重要的参考依据。

通过多年来对行政事业单位会计档案管理经验总结和各种检查评比结果的汇总分析，笔者对行政事业单位会计档案管理现状和常见问题进行了整理分析，概括为以下几种情况。

1.公益一类事业单位主要负责人对会计档案管理相关法规和规定不够了解和熟悉。各级档案主管部门和公益一类事业单位系统内部，较少对公益一类事业单位主要负责人进行我国档案法、会计法和会计档案有关管理办法等法律法规和相关技术文件的培训考核，公益一类事业单位主要负责人不熟悉、不了解会计档案相关法规和规定。按照我国的档案法，机关和事业单位等组织应当内设档案管理的处室和档案工作人员负责管理本单位的档案，并对档案工作实行监督和指导[5]。但当前多数的行政事业单位虽有专门的档案室保管各类档案资料，但内部大多将档案管理职能挂靠综合管理的处室，从事档案管理工作的人员或兼职或从其他部门转岗，多数年龄偏大，人员变动频繁不固定，同时缺乏相应的档案工作监督管理办法和措施，上级档案主管部门专业人员较少对基层单位进行专项的指导。多数单位，没有设立专门的会计档案室，人事、党务、财务和各类业务档案资料混存。

《会计档案管理办法》（财政部第79号令）明确规定了单位在加强会计档案管理工作方面的四个要求[6]，一是建立和完善会计档案的分类收集、装订整理、保护保管、调取利用和鉴定销毁等管理制度，二是保证会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性，三是单位内设的档案管理部门和档案工作人员负责管理本单位的会计档案，单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。各单位主要负责人因为对会计档案管理相关法规和规定不熟悉，实际工作中表现出对单位会计档案管理缺乏前瞻性思路和想法，对会计档案管理制度缺乏建设性意见和建议，对会计档案管理工作重视程度常常不够，会计档案管理一般由财务人员兼职负责，对会计档案管理人员的培训工作较少做系统安排，缺少专业档案管理或会计档案管理方面的系统指导，尚未形成一套有效的监督管理和评价体系。

2.公益一类事业单位制定的会计档案管理制度与单位工作性质和实际结合不够紧密。我国各级各类事业单位属性、资金来源和用途、主要收支渠道各异。如：按照职能定位，政府职能性部门和公共服务或纯公益性部门，单位预算的各项收入和支出全部纳入国家和各地财政预算进行管理，国家和各地财政部门对其收入和支出进行全面的管理和监督;具有盈利性项目的部分事业单位，单位预算的各项收入和支出或仅部分纳入国家和各地财政预算进行管理，或全部不纳入国家和各地财政预算进行管理。实际工作中，无论是全部纳入国家和各地财政预算管理的单位，还是部分纳入或全部不纳入国家和各地财政预算进行管理得单位，各单位主要关注资金来源、使用和管理，认为会计档案管理工作是常规性工作，不会特别关注和给予重视。各单位或没有制定符合自身实际的会计档案管理制度，或制定的会计档案管理制度，没有紧密结合单位工作性质和实际，在会计档案的归类整理、收集保存、保护利用和鉴定销毁等环节存在不够全面规范，与现有会计档案管理相关法规不匹配或矛盾的情形。

行政事业单位会计档案是记录其各类经济活动和资金往来业务的重要财务核算依据，在加强财务工作自身管理和外部监督、实施资金使用绩效的自评价和外部评估、落实国家财政部门和上级主管部门责任审计、为地方及国家提供宏观决策等方面具有不可替代的作用[7]。尤其是全额拨款的事业单位，主要资金来源是国家和地方各级财政拨款、各类科研资金和基金，用于公益和公共事业服务开支和调查研究等工作，各类科研资金和基金通常有专列的资金管理办法或要求专户管理。这类资金收支形成的会计档案，要紧密结合相关要求，形成具有各自单位特色特点的会计档案的归类整理、收集保存、保护利用和鉴定销毁等管理制度，在国家和相关基金方业务管理、绩效评估和审计檢查时，能够真实完整呈现资金使用的合理性、合规性和合法性等。

3.公益一类事业单位执行会计档案管理实际普遍存在软硬件建设不足等诸多问题。我国的会计法、会计工作相关规范，以及会计档案管理办法等相关法律法规对会计档案管理作了明确具体的规定，但行政事业单位执行会计档案管理实际普遍存在软硬件建设不足等诸多问题。主要表现为以下几种情况：一是由于近年来我国事业单位改革，各单位档案管理部门和人员变化频繁，档案移交缺乏监督保障机制，不同历史时期会计档案的编制差异和保存介质方式差异，影响档案的完整性和统一性;二是档案安全防护没有达到相关要求，包括档案库房外墙结构的保温、隔热装置，温度和湿度是否符合要求及是否开展日常监测检查，是否具备防潮、防水、防日光及紫外线照射的装置及是否开展日常维护，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和安全防范等设施设备是否健全及是否开展日常维护等;三是对档案防护的具体内容和要求不清楚，无论何种介质的档案资料，适当的保存条件是保证档案资料长期保存的基础条件。当前，部分单位没有制定档案安全防护的相关制度并进行监测、监督和管理;四是档案分级管理的制度和运行体系尚不完善，对不同载体或保存介质的会计档案的分类管理尚待加强，如音像、缩微、电子文件等非纸质档案保存库房设计，除应符合相关规范的要求外，尚应根据其分级管理要求和介质特性等特殊要求进行设计;五是没有编制专门的会计档案管理软件，会计档案管理信息化程度不高，大多数单位没有考虑需要专人负责会计电子档案的管理和保存，基本上都由财务会计人员本人兼职负责，随着电算会计和网络技术的发展，相关电子资料的保存是保证会计档案完整性的重要组成部分;六是保存时间达到10年以上或更久的会计档案，其电子档案，随着存储技术的发展和软件的升级更替，存在失真、不兼容和不能在不同设备之间相互转换的问题，其纸质档案，因相关单位工作人员调阅、单位和个人查询很容易造成纸质会计档案破损遗失缺漏等情况的发生，给单位的财务管理带来一些不确定因素和安全保障风险。以上客观和主观条件因素的变化是影响公益一类事业单位会计档案管理的主要问题，一定程度上成为了财务管理工作的薄弱环节，直接影响了单位财务管理的质量和水平。

综上所述，在行政事业单位一定要高度重视会计档案管理工作，各级档案主管部门和行政事业单位系统内部，要加强对单位主要负责人和财务负责人会计档案管理相关法律法规的培训，督促和指导各单位制定符合自身实际和特点的会计档案管理制度，查找会计档案管理工作中存在的问题和薄弱环节，做好基础设施建设，重视对于会计档案管理人员的继续教育和专项培训，提升会计档案管理人员的综合素质，强化会计档案管理信息化建设，加强资金投入，引进信息化管理实用技术，重视后期的维护工作，取得财务记账信息化和凭证管理信息化同步发展，便捷档案信息的查询、利用和管理。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案行业标准 《档案工作基本术语》（DA/T  1-2000）.

[2]白晓亮.基层单位档案管理工作的创新思路[J]区域治理，2019，（34）：87-89.

[3]甘露.基于数据挖掘技术的档案馆信息快速分析算法研究[J]现代电子技术，2019，42（7）：32-34.

[4]尹小帆.行政事业单位档案资产会计核算问题探讨[J]连云港职业技术学院学报，2014，27（02）：23-26.

[5]《中华人民共和国档案法》（2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订）.

[6]《会计档案管理办法》（财政部第79号令）.

[7]邓红春.浅析新时期行政事业单位会计档案管理[J]四川劳动保障，2021（12）：28-29.

作者简介：

李骏文（1968—），男，大专，助理馆员，研究方向：会计档案管理。