档案管理信息化科学发展路径与创新

陈迪

摘 要：关于档案管理的问题已引起广泛的重视，信息化已成为发展的必然趋势。随着社会的发展进步，档案管理水平需要不断的提升同时但成效有待提高。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快捷路径。本次研究以信息化在档案管理的作用为主要内容，探讨在这个过程中存在的问题，并提出可行性建议。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

从最近几年社会的发展形式来看，信息化技术处于飞速发展阶段，“互联网+”时代已经到来。档案管理行业也顺应时代发展，加强对信息技术的运用。档案在现实信息时代社会中具有重要价值和作用，不论是企事业单位还是政府机关是否能够正常运行，都离不开完整的档案资料。由此可知在我国目前阶段，档案管理是发展过程中不可缺少的关键环节。在我国信息化发展过程中，电子政务所占地位越来越重要，为档案管理信息化发展奠定了基础。但是我们也要看到，档案管理信息化建设是一项综合性较强的工作，这个过程是漫长而艰难的，而且需要不断的创新。

1分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

1.1档案工作缺乏制度化的管理程序

当前档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人中的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，即不符合立卷要求，又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

1.2目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化

客观的看待我国现阶段档案管理的问题，显然信息化程度不足的情况一直没有解决，档案使用范围有限，资源没有实现共享，究其原因主要集中在以下三个方面：①由于管理方式与体系上的制约，不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准。而从我国政府部门的情况来看，对于档案管理也没有形成规范化的体系，不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的;②从具体情况来看，政府级别不同或者部门不同，对于档案信息化管理的内容也各不相同，有不协调的情况存在。③我们所处的时代信息化技术飞速发展，而且处于动态变化之中，这对系统建设提出更高的要求，时效性较强，如果失去时效性将会不利于平台的建设。

1.3档案管理应对电子政务更高要求的挑战

电子政务建设正处于关键时期，从其内容来看复杂性较高，具有鲜明的时代性。首先，我国电子政務系统并非独立存在，而是与国际互联网接轨，功能性较强，能够满足社会和公众服务的需求，并且还要履行政府职能。而早期的OA系统应用目标则是建立在政府专用的网络之上，服务也只限于自身业务。而电子政务则以计算机网络为媒介，其目标是为社会和公众服务。电子政务系统是由多个系统共同组成的，档案管理系统是不可缺少的重要环节。由此可知电子政务是档案管理信息系统的构建的基础。与传统档案管理信息系统相比较后确定了档案管理信息化系统建设的内容，必须要处理好以下两个方面的问题：①安全系统。要增加相的功能，可授权和信任模块是必不可少的。②建立自动备份系统。为了避免出现信息丢失的情况，包括电子档案在内的所有档案内容都要备份，即使网络和数据库出现故障，信息也不会丢失。

2加强档案管理信息化建设的路径

2.1加强档案数字化资源建设

为了把高质量的信息化服务提供给社会和需要者，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。档案馆的基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化，并构建出立体展示平台，具有多方位多功能，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。

2.2转变传统档案管理模式，强化档案信息化管理手段

为了使档案信息化应用达到较高的效率，企业要予以重视，加强对相关工作人员的培训，使他们的思想观念发生变化，调整服务态度，构建更加合理的管理模式，调整传统的档案管理思想，提高应变能力，形成主动服务的意识。要认识到我们处于信息技术迅速发展的时期，作为档案管理人员要提高自身的综合素质和水平，具有较高的时事热点信息的搜索能力，并且还要提高整合力度，主动提供资源信息，档案信息管理向着科技和现代化的方向发展，把更具价值的信息内容提供给社会。

2.3根据档案馆职能的变化进行机构改革

由于社会的发展，档案馆的职能也随之处于动态变化之中，很多环节需要调整和更新，这对管理人员提出更高的要求，要顺应时代的变化和要求，对机构设置进行调整，并完成新的功能定位。在部门机构创新改革过程中，要处理好人员调整的问题，创造出功能更加完善的工作平台，使档案管理工作人员能够利用平台为社会公众提供高质量的服务。综上所述，关于档案信息化建设的重要性已达成共识，要转变传统档案管理的思想，使资源的作用得到更大的发挥，提高档案管理能力。我们的社会不断的发展进步，对档案信息资源领域的开发具有积极的带动作用，从发展的角度来看，即档案信息要发挥出更大的作用，更好的利用档案信息资源。为了实现此目标，必须要提高服务水平，使档案管理工作迈上更高的台阶，走向信息化、数字化的发展之路。

参考文献：

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[2]陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014，11（12）：148-149.