浅谈国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策

张晓敏

摘  要：计算机技术的快速发展和应用为企业的档案管理工作提供了全新的契机，同时也提出了全新的研究课题。国有企业档案数字化工程建设是目前我国国有企业档案管理的重点工作之一，是实现国企对档案管理工作标准化的关键措施，也是国企对档案单位不断增强业务能力、扩大业务领域的重要途径之一。在过去几年的实践工作中发现，国有企业档案数字化工程建设中还存在着某些问题，因此本文对出现的情况加以分析研讨，并给出了一些具体处理措施。

关键词：国有企业;档案数字化;存在问题;解决对策

前言：

计算机技术的深入发展，和现代办公自动化信息技术的普遍推广，为企业档案事业蓬勃发展提供了难得的机遇。运用现代计算机技术管理档案，实现档案数字化是新时期企业档案管理工作的必然选择，是档案管理现代化工程的客观需要，是提升企业文档品质的必然需要。档案的数字化建设始终是当前我国档案信息化工程的重要内容，早在2000年，中国国家档案局和中央档案馆就已明确提出，要推进现行档案数字化建设的步伐。本文就当前面临的问题加以分析研究，并给出了一些解决措施。

1. 国有企业档案数字化建设面临的主要问题

1.1软硬件配备不足，严重制约国有企业档案数字化工作的开展

随着互联网信息化建设的飞速发展，国有企业档案管理机关也安装了电脑和扫描仪装置，但是由于资金不足等原因，设备更新换代的速度较慢，老旧的电脑难以达到运行档案保存软件的硬件性能要求，致使软件运行速度较慢或者根本无法运行，扫描仪设备老化会导致数字化扫描图片清晰度较低，另外，有的单位还缺乏专业的档案管理软件系统。较好的档案数字化管理工作所需要的软硬件设施的缺乏，往往会导致国有企业档案数字化管理工作无法实施或工作进展较慢。

1.2档案管理系统与OA办公系统不兼容

目前，各大软件企业研发的档案管理软件和OA办公管理软件类型众多，国有企业一般是根据实际需求自主选择档案管理软件和OA办公管理软件，容易导致档案管理和OA办公软件系统两者互不兼容，从而造成企业无法借助OA办公软件系统进行网上记录和检索等操作，产生的数据也无法转换以进行数据共享。以昆明公共汽车站为例，昆明公交车站所采用的OA办公管理系统是电子政务网络的政府信息发布管理系统，而存档系统则是由珠海捷坦软件技术公司所开发的政府档案综合管理系统，两者是无法兼容的，如需对政府门户网站的文件进行归档，就必须先从政府门户网站下载下来，然后逐条录入档案系统中，还需将所形成的电子档案一一对应地录入到档案软件中，既费时又费力，工作效率大大降低。

1.3档案管理人员素质不高、配备不足

档案管理人员素质的好坏决定了国有企业档案管理技术水平的高低，而企业办公自动化的发展也对企业档案管理工作人员提出了新的技术需求。企业档案管理工作人员除了需要掌握传统的手工整理资料的方式以外，还需要学会运用现代化的技术手段对归档工作加以科学管理。但在国有企业， 档案管理工作人员的素质参差不齐，而且为节省编制，档案管理人员大部分都为兼职，普遍采取以文秘兼管档案管理工作的方式，专职档案管理工作人员数量很少，档案管理工作主要停滞在手工管理阶段，不利于档案数字化管理工作的有效实施与推进。

1.4缺乏技术指导

档案的电子化管理，是一种高技术含量、使用工作量极大的管理方法，但目前的档案的电子化管理尚处于研究与试验的阶段。在国有企业档案数字化实施过程中，由于档案管理的技术人员对扫描技术、扫描过程、扫描方法、色彩模型、扫描分辨率、存储格式、扫描过程和管理方式等的认识都还不够，因此缺乏技术指导。

1.5档案数字化制度欠缺

2005年，由国家档案局提出的《纸质档案数字化技术规范》是中国纸质档案数字化的基本规范，其后国家各级部门也制定了相应规范，为中国企业纸质档案数字化管理提供了具体的技术规范指引，但是由于我国各地的企业纸质档案的数量都不尽相同，因此国有企业往往无法针对各地的具体情况提出档案数字化规范，而只能完全按照国务院统一的技术标准和国家技术规范实施企业纸质档案的电子化管理工作，使得企业的档案电子化工作无法可依，无章可循。

1.6有些档案数字化工作重复

随着计算机技术的发达，政府部门逐渐开展和推广电子政务，通过线上收文发文，推动政府无纸化办事工作，信息能够更快速、精准地送达有关机关，这样可以最大的减少社会成本，增加政府文书传阅速度。但是在许多国有企业，由于各方面的原因，并不能完全做到无纸化办公，政务网的文档一般都需要经过下载、打印、送主管单位审核等流程才能归档，而这些打印版的政务网文件，在存档后又不可避免地需要经过再数字化的过程，从而导致了重复和浪费。

2.解决对策

2.1加强对档案数字化工作的领导

企业进行档案数字化工程建设的主要目的是提升企业管理者的工作效率，增强企业领导班子的管理水平和决策水平，企业管理者必须将档案管理的数字化工程纳入到企业领导议事日程中去，也必须将其融入到企业的信息化工程之中，并明确企业主管干部与档案管理员工在档案数字化工程中的主要责任，在人力、物力、财务等方面给予重点保证，这样才能使档案的数字化工作顺利完成。

2.2配足软硬件设施

为了能使档案数字化建设顺利进行，企业要将档案数字化工作所需的资金全部纳入企业项目资金计划中，同时加大项目的专项资金，给档案室配足电脑、光盘、扫描仪等现代化装备，并按照实际状况对老旧设施加以更新和优化提升，使之满足档案数字化工作的标准和要求，从而保证档案数字化工程的实施质量。

2.3建设统一管理平台，使档案管理系统和办公自动化系统无缝对接

目前，随着办公自动化系统日益普及，企业电子档案的数量也日益增多，通过建立统一的管理网络平台，对接电子档案管理与企业办公自动化管理系统，企业就可以做到电子档案的管理统一。企业要加强资金支持，同时档案部门也要和软件研发部门进行技术交流，才能使自动控制系统与文档管理系统相互兼容，适应档案管理的需要。

2.4加强人员队伍建设

人才梯队建设的完善，才能保障国家档案电子化工作顺利开展。首先，需配齐档案管理人员。档案数字化工程量大，在人员配齐后方可以进行。其次，档案管理工作人员要不断学习，可以根据档案发展的实际需求培养和增进自身的专业知识，可以使用计算机对档案进行存储，还可以举办档案基础知识的培训班，学习和掌握有关规章制度，并将之运用于实际中，以顺利开展管理的工作。

2.5加强和档案部门的联系

企业可以定期到省级档案局和先进单位参观，学习借鉴数字化工程及相关的成功经验和探索教训，并聘请专人对企业档案数字化工程建设加以辅导，传授有关知识，剖析缺陷点，从而提升工作效率。

2.6加强档案数字化的安全管理

现代化的档案管理方式在大大提高工作效率的同时也造成了安全管理风险。企业可通过以下方式来做好档案的安全管理工作。首先，要增加对资源的支持，用于购置光盘、移动硬盘等设备存储，以提高档案存放的安全性。其次，对于档案数字化过程做好现场监管，建立健全的制度，做到责任在人，防止数字化过程中出现资料流失的现象。

3.小结：

档案数字化建设工作是一个既长远而又复杂的任务，不可以一步到位，所以在建立過程中应当根据本单位实际情况，从工作的全局考虑，从档案使用需要入手，综合考量，科学、合理、务实地制订出档案数字化建设工作的近期与长远规划，分阶段实施，突出重点，量力而行，讲究效益，持续发展，优先数字化利用频率高、具有室藏特色、最为珍贵的档案。把档案数字化建设归入到企业信息化建设中，只有这样方可确保档案的整体性与长久的存储品质。

参考文献：

[1]蓝玉超. 国有企业档案数字化建设面临的主要问题及对策[J].  2022（14）.

[2]戚霁， 赵金币， 琚理. 档案数字化建设存在的问题及对策分析[J]. 中国标准化， 2021（20）：3.

[3]孟婷. 国有企业档案数字化建设的问题及解决措施[J].  2020.