浅析新时期下如何做好企业档案管理工作

王芳

摘 要：企业档案管理工作在提升企业竞争力方面具有无可估量的作用，它既是企业实力的一种体现，也是企业管理水平的体现。本文结合企业档案管理工作实际，分析了档案管理与企业各方面工作的密切关系，提出了进一步提高档案价值和优化服务的方法和途径。

关键词：企业;档案;管理

近年来，随着企业体制、管理模式制约以及体制改革等诸多因素影响，企业档案工作发展的现状不容乐观，这就要求我们及时研究解决档案管理工作中遇到的各种问题，切实加强档案管理工作规范化，探索创新企业档案管理机制的新路径。

一、做好企业档案管理工作对企业的影响

能够推动企业向前发展的重要资源就是所谓的档案管理工作，也是提高企业管理质量的先决条件。而且对于企业的健康和安全发展也是一个基础上的管理，企业档案主要是记录企业的发展历程。例如企业的管理与经营、技术的开发以及产品的开发凭证等，这些都离不开企业原始和现有的供销、人物等基础性条件的确凿数据。就个人而言，档案的意义是每个人在学习和工作中的重要依据，而作为档案的管理人员就要正确认识其重要性，并进一步加强档案的监管力度，科学并且规范地整理档案，才能促使档案发挥其有效作用。因为档案的准确与否，关乎所有人员的发展，因此所有人员都应该重视起来。

二、新形势下企业档案管理工作的状态

在当今社会，我国企业都会建立自己的档案室，特别是一些国企或者国企轉制后的企业。现在建立的档案室的特点就是规模较大，管理制度及体系也比较完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免会有一些小型或中型企业、民营企业及私营企业的档案在管理中存在一些问题。问题主要出现在领导的意识不到位，有些领导并没有真正认识到档案管理工作的重要性，在现实工作中经常会出现违反规则等管理现象，只要想查阅的时候就随意查阅，而不是按照应有的程序进行。还有在原有档案资料上做记号，甚至损坏档案材料，借阅档案不按时归还、随意摆放等。这些现象都能体现出某些领导的意识薄弱，对工作的不负责。还有一方面是档案管理的方式跟不上现在的社会发展，比较落后。由于受旧思想的约束，有些档案在收集、整理、归纳等方面的规章制度没有健全，文件整理、归档、统计等相关环节，还在采用手工操作方式，这样都是比较落后的，再加上档案管理的工作人员受过高等专业教育的并不多，整体的素质低下，而且让没有经过教育培训就直接进入工作，业务能力有待提高。与此同时，人员调动机会过多，有的企业做档案管理工作人员的年龄会稍大一些，其对网络、计算机功能方面了解不是很多，可能连基本操作都不会，因此，很难达到档案信息化管理的规则要求。这些问题都不利于企业档案的有效管理，导致了企业档案管理工作发展不稳定、不平衡，与企业的发展成反比。那么，为了企业更好地顺应时代的发展，就必须给一系列的问题找出解决方法。

三、怎样做好企业档案管理工作

3.1加强对档案管理工作的领导能力，提高认识

企业档案的发展不能光看眼前的实施方案，一定要做出长远的规划方案和近期实施方案，建立各项规则制度，改善企业档案管理条件，要将档案室、查阅室及（办公室三者清楚分明。现在的档案管理工作做得还是有点欠缺，不能完成企业的全面发展，对企业的发展前景造成了堵塞。在此，要想企业整体得到提升，就必须找到关键点。例如，加大企业的硬件设施，提高档案管理质量，制定明确的档案管理要求，如对分类号进行统一，保证正确检索;用关键词标明，对查找条件进行简化，使其更加方便。同时还要加强领导并提高认知能力，这就需要档案管理人员提高运用信息技术的水平，总结各级档案人员的知识框架体系，提高工作效率和工作能力，以便更好地为他人服务。

3.2增强获取信息能力，加快档案信息化的脚步

互联网时代的运行，牵引着人类，其不仅有传播速度快的特点，还能突破时空的限制。由于现在是信息时代，在信息方面难免会造成与实际情况不符或漏洞等现象，因此，管理人员一定要增强辨别能力和提高评估水平。然后有目的、按步骤对企业档案进行信息化，并且提高档案的录入速度，慢慢实现信息化管理，规范地管理好新型档案资料;将电子档案进行有序归档，一般要有保障地将电子文件进行备份，以免丢失和防止修改。所以，加快信息化脚步，也是目前档案管理工作的有效措施。档案管理人员也要加快档案信息化的脚步，正确利用网络整理档案，科学地运用网络程序。

3.3档案管理人员要加强自身修养和提高综合素质

对档案管理工作来说，档案管理人员的素质是非常重要的。根据上述所言，有些企业的人员不够，老板就会盲目地聘用一些知识匮乏及对管理工作经验不足的人。所以，选拔人才和对人才的培训是很重要的。根据现在档案部门工作人员的知识传统化，对新技术认识不到位的情况，企业领导必须带领组织相关工作的培训，搜寻一批具有丰富专业知识的人员来从事档案管理工作，并要开展对档案管理人员的教育工作，针对不同人员的需求，对其实施再教育方针。使其在受教育的同时不断提升自己的管理能力，增强管理经验，提高综合素质，为企业的健康发展奠定基础。

3.4健全企业档案管理的法律制度

遵守法律，是我国发展的第一要素，也是企业档案管理的基础。国法不可触犯，想要做好档案管理工作就必须按照法律制度来执行。在新形势下，有效的档案管理工作首先要将法律条文写在前面，建立健全法律规章制度，使档案管理体系有法律依据。然而，企业领导及工作人员也要提高法律意识，增强法律观念，使企业档案管理工作走向合法化、规范化。

四、结束语

企业的需要，是企业档案存在的前提。企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多地参与生产经营活动，使企业员工认识到档案的价值。

参考文献：

[1]齐琳.新时期企业档案管理的保密与开发利用[J].陕西档案，2019（02）：34-35.

[2]王巍.新时期企业文化建设视角下的档案管理工作[J].现代企业，2019（01）：85-86.