高校档案标准化与信息化管理工作现状及对策探析

王红娜

摘 要：高校档案数据不断增加，传统档案管理模式已经无法适应现代信息化社会发展的要求，需要以统一化的综合性管理理念和方式，提升管理人员的工作能力和素养。本文围绕高校档案标准化、信息化管理工作现状及制约其发展的因素进行分析，并结合高校标准化、信息化建设的价值，探讨高校信息化改革以及档案管理优化的实践策略。

关键词：高校档案管理、信息化管理;工作现状;实践策略

引言：信息时代的迅速发展和电子化设备的出现，推进了学校办公自动化发展，高校存有学生大量的学籍档案和工作文件，为了提升工作人员的工作效率和质量，实现有效整合数据信息，需要借助信息化水平，制定标准化的管理体系，实现网络实时归档、处理与运用，科学进行信息采集、传输、管理、资源共享。因此，只有加快高校档案标准化和信息化建设脚步，以信息化管理理念整合资源，方能解决好高校档案信息化管理问题。

一、实施高校档案标准化、信息化建设的价值体现

（一）建设高质量管理和维护国家信息安全的必然要求

高校是我国培育高质量、高水平人才、为国家、社会输送数据资源、强化国家战略科技力量的重要阵地。近年来，我国重视人才培养和科研项目展开，涉及的保密性信息内容不断增多，高校正面临着愈加严峻和复杂的保密形势。高校档案在进行档案信息化建设的同时，需要处理好涉密档案开发利用和安全保密的关系，需要始终将维护国家信息安全和提升档案有效管理水平作为践行标准化、信息化建设的重要前提，事关国家信息安全与发展，关乎学生学籍档案和人民群众工作与生活的私密性，需要高校加强对档案信息的重视，贯彻落实十九届五中全会所强调的“统筹发展和安全，建设更高水平的平安中国”的必然要求。

（二）实现档案管理信息化是现代化发展的重要环节

档案信息化是现代档案管理的重要特征，是结合网络化、信息化背景下对档案管理模式的变革。高校档案信息化管理不仅符合现代社会发展趋势，也有利于推进高校为广大师生以及相关后勤保障人员提供的档案服务。但是高校档案包含许多教育工作以及国家信息安全相关的内容，随着信息技术的更新迭代，现代窃密技术如果被黑客、不法分子等使用于档案管理系统中，会造成信息泄露的风险。所以，高校需要做好檔案保密管理工作，以档案信息化管理规范工作原则和标准，一方面，可以满足高校工作质量与效率提升的需求，以档案数字化管理模式接收和传递电子文件，并完成数字化档案存储、使用等相关工作，确保工作流程有序化、标准化、便捷化[1]。同时，信息化、网络化对档案管理也存在潜在威胁，无法避免信息泄露的风险。为了保障信息安全，就需要加强对网络安全技术研发，投入一定的人力、物力、财力，切实维护好档案信息的安全。

（三）维护高校师生权益的有力保障

建立高校档案管理信息化系统，从综合性层面来说，其一，便于高校对档案信息化统一管理，提升处理档案信息的效率，节省数据核查、信息录入、采集等工作的时间，信息化技术的应用可以实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化处理，从而将有价值的信息进行共享，为广大师生获取和使用各种资源，提供便利条件;其二，有助于优化档案管理流程，提升教育工作者对档案信息的管控和流程处理速度。一是需要建立有效的文件档案管理计算机信息系统;二是改进和优化在应用计算机条件下文件档案管理工作流程;三是按照文件处理流程，设计档案信息系统所对应的功能，完善系统操作路径，保障学校和师生权益，为“智慧校园”的建设提供安全保障[2]。

二、高校标准化与信息化管理工作现存问题分析

（一）缺少足够的重视，档案信息化水平低

很多高校依然沿用传统档案管理模式，造成教师处理工作信息效率不高，教育资源也无法与学生共享，数字化的优势发挥不出来，仅仅依靠档案管理者人工操作、核对数据，会让高校档案信息管理的工作量不断加大，降低工作质量和档案信息的使用效率。所以，从高校档案管理人员对档案信息化建设的认知不足，忽略了档案信息化管理工作的重要作用，以刻板的工作理念，认为只要将档案保管好，定期检查即可，因这种信息化管理意识欠缺，长此以往，会逐渐懈怠和放松对档案的管理，出现核查不到位，细节查阅与实际情况存在偏差等问题，无法为高校档案提供科学有效的管理质量[3]。基于此，高校需要加快改革，转变档案管理思想，加强重视，对设备老化、信息化管理理念落后等问题，针对性解决。

（二）档案管理人员能力有待提高

高校档案工作者自身也暴露出一些问题。第一，部分工作者思想观念陈旧，未能认识到网络环境下档案信息安全保密工作的重要性，且对待档案管理工作缺乏职业道德和责任心，保密意识淡薄，对档案安全造成了较为严重的威胁。第二，很多高校只是找一些其他岗位的工作人员代理或者是兼职，这些人员对档案管理工作缺少专业知识、专业能力和职业素养。第三，管理人员业务能力较差。部分学校对档案管理工作和信息化建设具有一定的认识，会安排专业的档案管理人员负责管理，但是工作人员对档案管理知识不成系统，还有待强化，一方面体现出工作人员对知识熟练度不够，缺少与时俱进的工作意识，另一方面也体现出高校对档案管理人员缺少相应的培训与考核，造成很多人员在档案信息收集、采集、归档等业务处理中会受主观因素的影响，出现操作不规范、处理效率低等问题[4]。

（三）缺乏与时俱进的规章制度

缺乏档案管理规章制度建设，可以从两个层面来理解：一是档案管理者对档案信息化建设和制度化管理意识薄弱;二是档案管理制度落实不到位，制度内容不完善，无法真实地反映教职工的教学水平和学校整体的教育状况，缺少建立信息化与档案管理工作的联系，无法让档案管理工作规划化、有序化进行，为广大师生提供更加有条理、更加清晰、更加完整和方便查阅的优势。所以，档案管理人员对材料收集、归档不完整，加上对资料整理、工作模式缺少正确的态度，长期从事重复性工作内容，会滋生档案管理人员懒散、懈怠的情绪。