现代信息技术对企业档案管理的影响和对策

古丽娜孜·卡地尔

摘 要：企业档案对企业内部建设有着非常重要的作用，其既对企业生产经营活动进行全过程记录，也对企业进入现代化管理有着直接的推动作用。信息技术的发展，推动企业档案电子化时代来临，电子档案不仅方便企业进行档案管理，也可以满足企业多样化档案需求。信息化企业档案管理的出现对传统企业档案管理模式进行了改变，也对传统企业档案管理工作造成了冲击，为了更好的保持企业档案管理的高效、长久发展，需要企业充分利用信息技术优势，推动企业数字化档案管理，以此更好地为企业发展服务。

关键词：现代信息技术;企业档案管理;影响;对策;

1现代信息技术对企业档案管理的影响

1.1对传统的档案管理理念造成了一定冲击

信息技术是一种先进的科学技术，可以对生产关系和生产要素进行调整，从而产生更大的生产力，因此信息技术对各行业发展都有很大的优势和价值，可以带动企业生产力的提升，尤其是企业档案管理。传统的企业档案管理是以人为核心，管理理念较为落后，信息技术应用下的企业档案管理注重以信息技术为核心，以服务对象为核心，注重提高档案管理效率和质量，实现信息的实时传输，因此管理理念是先进的、丰富的，也是对传统档案管理理念的一种革新和突破。

1.2暴露出传统档案管理工作人员素质和能力的不足

现代信息技术下的企业档案管理工作人员从职业素质上、专业能力上相比较于传统的档案管理人员有很大的提高，也暴露出了传统工作人员的素质低下、能力不足的问题，也会对他们的发展造成一定的冲击。比如一些传统的档案管理人员已经习惯传统的人工记录方式，不仅无法适应现代信息技术环境，也无法高效地学习信息技术管理方法，直接导致传统档案管理方式、内容和企业档案管理信息化之间的差异显著，形成对立关系。另外，在传统的企业档案管理工作现代化转型过程中，企业忽视对工作人员的培训教育，导致很多档案管理工作者不懂现代化管理方法，对于一些信息设备和软件不会操作，这种现状严重阻碍我国企业现代化档案管理和建设发展。

2加强信息技术在企业档案管理中的对策

2.1更新档案管理理念

更新档案管理观念，提高企业领导对档案管理和现代信息技术的重视，是优化和提高档案管理质量的重要手段。为了保证现代信息技术在档案管理中的有效应用，指导档案管理工作的规范有序开展，首先要求企业领导和管理者认识到现代信息技术的重要性，现代企业管理中应用的新理念、新理念，对于企业各个经营环节的流程，在日常工作中，要注重企业的现代化，特别是现代信息技术，应广泛应用于企业管理的全过程。加强现代信息化建设档案管理，突破传统的管理理念，以提高档案管理的速度、质量、标准化为核心，将档案管理提升到与其他管理公司同等的地位，引进先进的信息技术、软件、利用信息技术的优势开展企业档案管理工作，不断完善新时期企业档案管理工作，不断提高档案管理质量，突出新时期档案管理工作的特点。

2.2健全企业档案管理制度

档案管理作为企业内部深化改革的重点，涵盖了企业的发展历史、经营管理等信息，是企业成长和发展的重要内容，因此完善档案管理制度显得尤为关键。为更好保证企业档案整理工作的开展，需从企业实际情况出发，制订健全、完善的档案管理制度，细化相关档案管理人员职责，使企业档案管理处于科学有序状态，从而有效应对企业档案管理中可能出现的风险。首先，企业要加强对档案管理的重视，不要搞形式主义。其次，在后台使用、数据分类管理等方面进行合理的规划整合，对档案工作人员进行专业的专业技能培训，制定科学的规章制度，使档案工作人员在工作中有章可循、有法可依。在现代信息技术条件下，要保证档案管理工作的高效性、及时性和准确性。在依靠信息系统开展档案管理工作的情况下，要做好档案的收集、整理、归档和编制工作。借助规范化的体系，可以保证档案管理工作有序、有效地进行。如果有信息遗漏、重复、混乱和其他现象在文件管理的过程中，应该及时和准确地调查有关责任人员的责任，管理系统，管理规则，提高企业的质量文件，提高档案管理水平。

2.3提高档案信息化技术

研究表明，档案信息化已经成为现代档案职业发展的主流趋势和进步，档案管理的信息化，不仅可以有效改善企业文件管理的效率和准确性，同时也可以降低管理成本，提高信息数据采集和共享的力度，对促进企业档案管理的发展是重中之重。首先，要树立并逐步深化档案信息化意识，运用与时俱进的管理理念和工作方法，实现并逐步完善现代信息技术环境下的档案信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。其次，加大企业档案管理信息化建设的投入，进一步完善信息化建设的基础设施，如配置计算机、传真机、扫描仪、投影机等技术设备，企业档案输入计算机系统，从而实现数据的长期保存和动态更新。同时，建立和完善企业档案管理信息系统平台，以实现资源共享。

2.4加强企业档案管理的网络安全建设

对于一些重要行业来说，档案管理信息化建设为企业档案管理工作带来了优势的同时，也带来安全问题，网络信息传输是开放的，不受时间和地点限制的，在应用信息技术进行档案吗管理时，容易发生各种信息泄漏、信息丢失的问题，这对于企业来说影响是非常大的。尤其是企业核心档案文件，如果出现安全问题，将会影响企业正常发展运行，也会带来一定的经济损失，因此需要企业在推动网络企业档案现代化建设的过程中，也需要采取科学手段加强网络维护，降低信息安全问题发生率。

对此，企业可以在内部电子档案网站浏览方面设置一些权限或者设置数字密码，从基础上加强安全管理。企业也可以建立电子档案安全风险识别系统，实时对整个档案信息管理进行动态化监督，对基本的信息安全风险进行识别，及时预测网络病毒，并自动重点病毒侵袭，避免电子方案信息泄漏。另外，企業还可以通过双层加密的方法对重点档案信息进行防护处理，尤其是在存储和使用上，比如企业一些项目方案、企业研发的科学技术、企业发展战略等这些关键性信息。

2.5提升档案管理人员的综合能力

纵观企业档案管理信息化趋势，企业档案管理未来发展是有一定规律的，因此需要在信息化建设中不断探索和总结企业发展规律，企业行政部门和管理部门领导者需要加强合作，完善立法，充分依靠社会力量，企业全体内部人员的力量，引导企业档案工作深入开展。

对于企业档案管理人员而言，其是档案信息和企业发展、企业各部门信息对接的中间介质，因此需要重视对档案管理人员职业素质、管理能力、信息技术应用能力的培养，以此确保他们对工作流程进行准确把握，适应信息化档案管理发展需求。对此，一方面企业需要加强对档案管理人员的培训，通过学习机制，确保管理人员能力符合管理标准;另一方面，企业可以建立交流机制，促使企业档案管理部门可以跟其他部门进行及时沟通，确保档函资源实现高效转化，以此提高档案资源利用率，便于档案管理人员进行信息化管理。

结束语

新形势下，信息技术促使社会发展不断变革，对于企业档案管理工作而言，既是机遇也是挑战，为了促使企业更好的把握信息技术机遇，需要企业对传统的档案管理工作进行革新和改进，全面提升企业档案管理工作的质量和效益，为企业带来经济效益的同时，也可以促进企业内部发展。

参考文献

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