电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

王桂新

摘 要：电子档案与纸质档案都有着自身的优势与不足，在当今社会经济快速发展的今天，为了有效增强档案管理工作的质量与效率，需要将电子档案和纸质档案有效融合，充分强调对两者的整合利用与共存发展，有效推动档案管理事业的健康稳定发展。 本文通过介绍当前电子档案与纸质档案存在的不足与优势，有效提出了新时代背景下电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展的应对措施。

关键词：

一、电子档案与纸质档案存在的不足与优势

（一）电子档案的不足与优势

随着科学技术的进步与互联网事业的不断发展，电子档案应运而生，对人们的生活、学习与工作带来了诸多的便利。在档案管理工作中，电子档案为工作人员以及档案使用者省去了很多操作步骤与不必要的麻烦，更加有利于档案管理人员对信息数据的采集、归纳、整合、总结与开发利用。 在电子档案中只需要一块小小的硬盘就可以将巨大的档案信息量集中在一起，大大节省了存储空间，为人们使用信息、更改信息以及共享信息带来了便利。 但是互联网以及信息技术的应用同时还带了许多弊端，黑客、病毒等不良因素都会对档案信息造成一定的安全威胁，对电子的档案法律保护得不到足够保障。

（二）纸质档案的不足与优势

我国现有的大部分档案都是以纸质档案的形式来体现的。这种传统的档案构成结构不仅是对前人伟大成就的一种肯定与认可，更多的是对人生价值的体现，对未来发展的期望与重托。 由于纸质档案的出现为我国的优秀传统以及伟大成就实现了传承与发展，是较为珍贵的一种信息资源。 纸质档案作为一种长时间流传下来的档案存储形式，主要是通过收集各种有效信息再交由相关的管理部门进行信息资源的归纳、整合与利用，为当代人们的资源借鉴提供的宝贵且丰富的信息支持。 纸质档案在现代化的社会发展中以一种特殊的方式保留，具有众多的应用优势与存储价值，能够较为简单且直接的展现档案信息，并且不容易被模仿与销毁，能够有效保证其记录的稳定性与合法性。 但是，由于年代久远，档案信息的工程量不断增多，想要留住每一份珍贵信息资源是需要占据很大的存储空间与场地，并且不利于环境的保护。

二、电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展的对策分析

（一）加强对档案管理的人才模式创新，有效提升整体档案管理水平的提升

随着当前社会各方面的快速发展，档案管理的工作量与难度也在不断增加，这在无形当中就对档案管理的工作人员提出了更高标准。 为了顺应社会的发展趋势，有效提升电子档案与纸质档案的实际整合利用与共存发展，需要不断加强对档案管理人员的业务水平培养与教育，增强档案管理人员的工作责任心与服务意识，有效提升档案管理人员的专业技能水平、管理业务能力以及综合素养，为推动档案管理事业的健康稳定发展提供良好的基础。 在具体的执行过程中，档案管理部门需要从以下几个方面入手。 首先，档案管理部门要积极创建一支实用性强、综合能力高的档案管理团队，重视管理工作人员的个性化差异，根据不同人才的个性化特征以及突出优势进行不同形式、不同内容的培训，最大程度地挖掘档案管理人员的工作潜力，让工作能够快速的了解与掌握档案管理的工作技巧，有效保证档案管理工作的质量与效率的提升;其次，在档案管理部门内部制定有效的档案管理人员绩效考核机制。 定期考核有关档案管理人员对电子档案信息的录入与补充完成情况。一旦发现问题，要及时的采取科学有效的办法进行解决，并且对工作方法进行有效完善与优化，以避免因档案管理工作人员的疏忽与实物不符，而造成档案信息录入发生二次失误，进而不断提升档案管理工作的完整性、准确性与安全性;最后，积极引进与开发先进、科学的档案人才管理的模式创新 。

（二）及时更新档案管理理论信息，保证档案信息与实际相符合

随着我国科学技术的不断发展与互联网信息技术的更新换代，档案管理工作中对计算机多媒体的应用已经呈现出普遍化的趋势。 电子化信息时代的到来，使得电子档案应运而生。在新时代社会背景的推动下，档案管理工作人员要想提升工作质量， 保证档案管理工作的实效性与准确性，就需要对当前的档案管理理论进行实时更新， 紧跟社会发展的步伐，有效构建与更新电子档案数据库，有效保证档案信息与实际理论要求相符合， 一方面能够有利于对档案变更信息的实时更新，另一方面更有利于人们对档案信息的查询与搜索。 另外，在开展这项工作的过程中一定要确保电子档案与纸质档案有效结合的形式进行，以纸质档案存底，以电子档案为便利途径，有效提升档案管理工作的实效性与规范化。 只有这样，才能够有效实现电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展，实现档案管理的最大化，进而为电子档案信息录入的准确性、完整性以及可靠性提供坚实的保障，有效推动着档案管理事业的稳定持续发展。

（三）增强对档案管理工作中档案保管设施的调整力度

在档案管理工作中，会因为档案管理人员的专业技术水平不达标或者档案管理模式滞后而造成工作环节中出现形形色色的问题。 与传统的纸质档案相比较，电子档案在工作形式与管理模式上都存在着较大的差异，为了有效解决这些问题，最大限度地增强档案管理工作的有效性，提高档案管理工作的工作效率，需要加强对档案管理工作中档案保管设施的调整力度。 通常情况下，档案在存放的过程中对存放空间场地的要求较高。若保管档案的场地设施存在问题，势必会影响档案工作的完成效率与工作质量。 比如，一些纸质档案由于保存的时间较为长久，容易发生破损与内容缺失或者章节遗漏的情况发生。 由于这些潜在不安全因素存在，档案管理人员需要适当的对档案保管设施进行调整。现阶段，对着电子化信息时代的发展，电子档案在进行档案归档、保管工作时，通常采用硬盘、磁盘等媒介对档案信息进行存储，这种形式很大程度上改善了以往因存储场地与设备不完善而造成的档案存放杂乱、档案丢失、遗漏等问题，大大提升的档案管理的工作效率。 另外，建立电子档案管理信息庫，能够最大限度地增强档案工作的完成率，使档案管理工作更加具备便利性与时效性，并在此基础上增强了档案管理工作的实际质量。 最后，值得注意的是，档案管理人员要积极学习与引进先进的技术与思想，有效对计算机管理应用技术进行优化与完善， 充分发挥现代化信息科学技术在电子档案管理工作中的实际效用与应用价值，提升档案管理工作人员对计算机运用技巧的学习与培训力度， 以此来提高电子档案信息化建设的进程与发展进而不断推动电子信息档案管理工作的稳定持续深化发展。

（四）不断建立健全完善的档案管理体系

为了更好地促进电子档案与纸质档案的相互融合与共同发展，需要充分了解与掌握电子档案和纸质档案工作中存在的差异性， 尽最大的努力去完善档案管理工作体系与管理机制，有效明确管理工作中档案信息以及相关数据的内容与工作环节， 增强对档案资料保管、档案信息的备份、档案书籍资料的借阅以及档案信息的查阅与搜索等工作重视程度， 有效提升档案管理工作的实效性与准确性，进而不断增强档案管理人员的专业管理水平与综合能力。

结语：综上所述，在当前信息化社会，做好档案管理工作，实现电子档案与纸质档案的完美整合与共存发展， 必须要与时俱进，紧跟社会发展的脚步，有效创新与更新档案管理的工作内容与工作模式， 将纸质档案的工作内容有效贯穿到电子档案管理工作中，充分发挥各自的优势与应用价值， 有效促进档案管理工作的质量与效率提升，为档案管理事业的健康稳步发展奠定良好的基础。

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