大数据时代文书档案管理及信息化应用分析

彭海燕

摘 要：文书档案管理的发展关系着国家人民的幸福与否，它是一项由国家大力支持发展的企业。其中，文书档案管理是档案管理中非常重要的一个组成部分。许多政府部门以及重要的机关单位的文书档案管理单位都记载了许多有关各种活动以及服务行业的信息。因此，文书档案管理要认真进行从而适用于这个信息化时代。

关键词：大数据时代;文书档案管理;信息化;应用分析

文书档案管理对于有关机关单位的发展是非常重要的。文书档案管理是属于事业单位的一部分。文书档案管理对于由于它本身性质的特殊性，使得它与其他上社会上的档案管理软件有着非常大的不同。然而事业单位作为我国为数不多，且极具有特色的企业之一，它的运转流程也是非常的不简单。对于事业单位的发展，我们可以将社会上的一些活动以及服务中的相关资料信息进行管理归纳。由于这些文书档案的资料信息比较多且非常繁琐。因此，找到一种更为高校的方案去提高文书档案管理的工作效率是非常有必要的。在信息化时代，我们就应该积极让文书档案管理采用信息化管理。

一、大数据下文书档案管理的含义及发展意义

（一）大数据下文书档案管理的含义

随着互联网的逐渐普及，互联网走进了各家各户。大数据时代也是互联网时代发展的一个重要产物。互联网的发展非常之快，各种信息数据急剧增加，慢慢的大数据技术就产生了且大数据得到了大力的推广发展。然而，什么是大数据呢？大数据其实就是由于各种信息数据非常多且非常繁杂，人们不能及时得到这些数据，而且对于这些繁多的数据不能进行及时的加工处理。然而在当今社会所发展出来的软件中，也没有哪个软件可以在一定的时间没对这些大量的数据信息进行归类整理，甚至查询检测都是非常的困难。但是大数据技术却可以对这些繁杂琐碎的数据信息进行有效的检索查询，并且对这些数据信息可以做到高效专业的处理，节省了大量的人力物力，并且将资源都有效的利用。

（二）文书档案信息化建设的意义

利用先进的高科技信息化技术，工作人员可以高效快速的将文书档案信息进行快速的处理整合。再者文书档案管理工作进入大数据信息化管理的浪潮中，有利于快速提高有关事业单位的文书档案管理的工作水平。在当今信息化繁多的时代，如何顺应大数据时代下的信息技术提高文书档案的管理工作，是各个有关机关单位以及事业单位高度重视的一个问题。然而，事业单位高质量的建设文书档案信息化管理化管理体系，有利于提高事业单位的文书档案管理工作效率。再者，利用信息化时代发展文书档案管理工作也是为了适应时代发展的需求。通过互联网时代下，利用信息化技术还有一个优势。那就是可以让事业单位的文书档案管理有效的进行资料共享。这样可以很大程度的满足事业单位文书档案管理工作人员的不同需求，提高了工作人员的工作效率。

二、企业文书档案信息化管理中出现的问题

（一）对于文书档案管理认识不足

文书档案管理是一项繁琐的工作，它包括了对数據信息的整理，归纳，处理，检索等一系列工作。所以，高效率的完成这项工作，我们必须采用一些高科技手段。所以，我们需要利用高科技的产品辅助工作。然而，如果工作人员想要提高文书档案管理工作人员的工作效率以及提高这个企业的发展速度，必须首先充分了解文书档案工作，然后积极利用信息化处理这些方案数据信息。由于受到传统档案管理工作的限制，工作人员认为文书档案管理工作没有什么技术性可言，就是简单的重复着整理归纳资料的工作，认为她们也不能为文书档案工作作出贡献，从而创造有用的价值。这种传统观念严重影响着文书档案管理的发展，制约着文书档案管理工作的改革步伐。

（二）文书档案资料的保存问题

对于文书档案资料的保存问题是制约文书档案管理快速发展的一个重要因素。因为在当今社会，这些有关的档案资料都是保存在相关的档案资料室中的。工作人员采用纸质材料对这些文书档案进行管理保存。采用纸质形式的管理，暴露了许多现实性的问题。例如，纸质容易腐烂，而且存放时间不够长，且查找起来非常的麻烦。这些问题的产生都将严重影响着文书档案管理工作的正常进行，而且对于文书档案管理工作的发展是非常的不具有优势的。还有的问题就是在这些文书档案管理室中，有许多闲杂人员，且这些工作人员对于文件的管理手机整理不够集中，这样以来，想要查找一些文书档案信息就是非常的困难了。然而，纸质的文书档案管理还有一个非常大的缺点就是对于需要修改的地方，非常麻烦。用纸质保存档案资料，非常不容易修改。而且这样以来，文书档案管理的工作效率非常的低且管理手续繁杂。而且，对于纸质式的文书档案管理工作成本价值也是非常的不菲。这些问题的产生都将严重制约文书档案管理工作的快速发展，影响社会的发展进步。

（三）文书档案管理工作人员的专业情况

对于文书档案管理工作来讲，我们必须有效的利用高科技信息化技术。只有这样，才能很大程度的高效快速的处理信息以及相关数据，但是，利用高科技信息化技术是一个方面，而文书档案管理工作的工作人员的专业素质更是一个重要的因素。由于事业单位的档案资料与信息是一些非常枯燥无味的数字，而且工作也是非常的单调。如果我们想要更高质量的处理这些档案信息。必须首先利用先进的高科技信息化技术，工作人员可以高效快速的处理信息以及数据。接着就是注重工作人员的专业素质与文书档案管理能力。在日常的文书档案管理工作中，经常出现工作人员处理信息速度慢，而且经常性出现错误。而且还有的还会出现不会真理数据信息等等错误。这些都是因为文书档案管理工作人员的专业素质与能力低下造成的。这些问题将严重影响着文书档案管理工作的发展速度。

三、针对文书档案管理工作出现的问题的解决方案

（一）高度重视文书档案管理工作

加强工作人员对于文书档案管理工作的重视程度对于文书档案管理工作快速发展是非常重要的。文书档案管理工作人员要切实将管理工作落实到位。如果我们想要高效高质量的处理这些文书档案信息，必须有效的利用高科技信息化技术。相关的工作人员也必须高度重视结合信息化技术去管理文书档案信息。

（二）改革创新文书档案的保存问题

在当今的大数据时代下，我们对于文书档案的管理工作要进行及时的改革创新。因为，我们已经充分意识到纸质版的档案管理严重制约着文书档案管理工作的快速发展。所以，我们要积极改革创新。顺应时代潮流，利用高科技信息化技术去保存档案信息。这样以来，工作人员可以高效快速的处理这些档案信息以及数据。从而有效的解决纸质保存档案的弊端，让文书档案管理工作积极利用信息化技术，从而快速的发展。

（三）提高文书档案工作人员的专业素养

任何事业的发展都需要专业的人才，文书档案工作也不例外。文书档案管理工作在利用信息化技术处理信息的基础上，还要提高工作人员的专业素质与能力。企业也应积极开展教育，让工作人员多进行学习。从而促进文书档案管理工作的快速发展。

四、结束语

综上所述。在大数据的时代下，要想文书档案管理工作发展的风生水起，必须有效的利用信息化技术以及专业的工作人员高度重视。只有这样，文书档案工作才能发展的更好。

参考文献：

[1] 董雪艳 . 大数据环境下医院文书 档案的信息化管理与应用 [J]. 现代国企研究 ，2018（06）：72.

[2] 林建文 . 大数据环境下医院文书 档案的信息化管理与应用 [J]. 黑龙江科 学 ，2017，8（16）：126-127.