档案信息化建设中安全管理探讨

陈香君

摘 要：在信息化时代背景下，机关单位每天都会产生大量数据信息，如何高效合理地利用这些数据，这就需要档案部门做到高效档案管理工作。现阶段，企业要做好档案的管理，必须正视档案管理中存在的各种问题，采用信息化的手段有效管理档案，做到档案管理的可持续发展。

关键词：档案管理；信息化建设；安全

1.加强企业档案管理的重要性

没有网络安全就没有国家安全，没有信息化就没有现代化。处于信息化智能化时代，档案安全管理工作贯穿于档案信息化建设的全过程，不仅要保证档案资料的安全性、可用性，更要落实安全制度建设，保证文档的高效利用。如今，企业正面临着数字化、知识化、网络化的全球变革， 企业的信息化程度与企业的市场竞争力紧密相连，信息资源成为企业发展壮大的左膀右臂，企业档案部门作为企业信息资源的集中阵地肩负着为企业决策层提供有效信息的重任。传统的档案管理工作只是将各种文件进行收集、分类、整合、记录和保存，档案的整理要靠人工完成，档案保存在库房里，档案管理的目的多数是为了查阅，而没有上升到信息资源的开发利用和资源共享的高度。但即便是查询工作往往也无法顺利进行， 因为查阅时也必须依靠人工通过目录确定卷宗位置然后逐页查找，当查阅次数较多时还可能会造成资料的磨损， 甚至丢失。因此进行企业档案信息化建设，构建企业档案信息管理系统，是企业发展的必然选择。

2. 档案信息化建设中存在的安全问题

2.1 电子档案保存难度大

当前对电子文档的保管，仍存在诸多问题，在真实性、可靠性方面并不能实时保证。电子文档的信息载体，主要是化学磁性材料，如计算机盘片等，可被不留痕迹地更改、复制等。当前对于复制前后的资料并不能明确区分，直接降低了法律效力。对此电子档案等资料是否能够被用作法律凭证，以及凭证的作用，都不及纸质档案，这也就降低了电子档案资料的价值。另外电子档案在传输等操作中，其中信息容易被篡改，其真实性、可用性等并不能被保证。另外受到磁干扰等管理不当，会出现消磁情况，此时磁盘信息是不能恢复的。

2.2 病毒、黑客侵入

首先档案信息系统，容易被不法分子通过木马程序等恶意破坏。信息化建设离不开档案网站的操作，鉴于网络环境的开放性，黑客、病毒等，会通过木马程序恶意篡改、复制、销毁档案信息；或是通过漏洞，获取网站登录权限后，采取主动攻击方式，删除、监听、窃取档案信息，影响个人、企业或是国家经济利益。其次我国对此类罪犯的惩治力度较弱，标准规范等并未设立或是统一，各个部门制定的标准也多有不同，软硬件设施存在差异，安全信息不能共享，对此采取的安全策略也存在差异。部分网站虽然设置了防火墙、病毒防御软件，通过管理权限等降低了网络安全隐患，但是对后期更新普遍不够重视。另外，我国软硬件等信息化技术，多源于国外先进国家，是否适合本土的档案信息系统，以及安全程度等都需要根据实际情况调整。与此同时，黑客等不法分子的侵入技术也随之提升，档案系统的漏洞，也成为了其首要攻击目标。

2.3 档案工作人员能力素质不适应

首先是知识结构老套，档案管理人员角色定位不明确，认为只要做好保管工作即可，档案信息载体的转换，需要管理人员明确掌握安全管理知识和技能，如化学磁性材料的物理性能、网络安全策略等。若缺乏安全知识，就导致网站遭遇恶意破坏，档案资料不可读等问题。其次是内部制度滞后，唯有责权分明、制度完善的管理，才能确保管理工作高效运行。但实际上档案管理部门在实现责权明晰、制度完备等方面还存在差距，当网络受到威胁时，缺乏安全管理预警体系，事前预防落实效果差，事后网络审查等处理措施也不能有效落实到位。

此外，部分档案工作人员，安全意识淡薄，工作缺乏积极性、主动性，难以恪尽职守，直接增加了档案安全隐患。相关工作人员素质、能力参差不齐，在档案的录入等数字化建设过程中，常犯低级错误，甚至故意改动、泄露等，直接降低了档案信息的安全程度。

3. 改善措施

3.1 档案管理制度的健全规范

制度不规范、条例不合理是企业档案管理制度的现状。随着社会的进步、科技的发展，档案管理不再只停留于纸面文件上，而需要录入大量数据到企业的资料档案库中。要想提高档案管理效率，首先就需要制定规范合理的档案管理制度，积极引进信息化管理技术，从根本上解决问题。企业应对原档案管理制度进行改进，探讨其中存在的不足，同时进行改革，用先进的管理方式进行管理，企业得到良好发展。

3.2 提高管理人员信息化设备的操作水准

多数档案管理人员不具备专业的技能，不能高效合理地管理运用，往往工作效率都很低下。因此，单位应加强对管理人员素质的培训，定期组织员工培训，使管理人员熟练运用高科技设备，掌握信息化技术，正确运用各种技术录入、整理、检索资料，改变他们的观念，鼓励其接受新知识；同时，也可引进高素质人才，资料数据能够被高效地整理、录入、分类、查阅，加快其他部门查阅速度与工作进度，使用者能够更为简便的查阅档案，这增强公司核心竞争力。如，引进人才时，要结合企业实际发展，要求人才具有专业技能；与此同时，也要给予人才相应的奖励，吸引更多优秀专业的人员前往公司。

3.3 合理利用及更新信息化设备

当前多数企业的信息化设备基本齐全，但现代化管理技术数据庞大，由于数据信息处于爆炸式增长的状态中，企业要想进一步提高自身的档案管理水准， 就必须及时对设备进行合理利用及更新，根据企业情况选择最适合的管理设备，并对系统进行合理利用和及时更新，资料的存储与管理得到保证，确保工作不会因设备问题而受到影响。如，当需要某些设备录入、整理、检索内容时，企业应购买其设备来支持工作。

3.4 强化责任落实

加强岗位责任构建与落实。积极围绕等政策举措，切实做好档案安全管理工作，提升相关人员档案安全管理意识。以往对于纸质档案安全管理，主要防范对象为洪水、地震等不可控因素，但是在信息化时代，需增加对网络非法访问、黑客及计算机病毒的防范，确保万无一失。加强全过程监督管理。档案资料的保管均由指定人员统一管理，不能在上级领导未批准的情况下挪用档案文件资料。加强对档案工作人员相关收文、发文、归档、统计、保管、销毁，以及网络安全操作技能等相关内容的培训，丰富工作人员知识结构，使其树立档案安全管理意识。规范档案工作人员操作的同时，切实保证档案安全。强化制度刚性执行。作为档案工作人员，需明确掌握档案库房管理、档案统计、保管保密、鉴定销毁、查阅制度等，严格围绕各项制度落实管理工作。要主动学习相关法律法规，根据规定要求落实档案收集、整理、保管等工作。要认真明确档案管理员职责，消除安全隐患的同时，强化纸质、电子档案资料的安全管理和信息保密工作。

4 结束语

总而言之，企业的档案管理工作是企业管理中的一项重要内容， 它影响着企业的整体工作进度与企业的整体发展。发现并解决当前档案管理制度中的不足，健全档案管理制度规范、提高管理人员信息化设备操作水准、合理更新信息化设备、充分使用信息化管理设备都是使档案管理进行创新工作的必要步骤，档案管理才能高效有效地发展，全面提高档案管理工作的质量及效率。

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