刍议农场档案规范化管理研究

杨琳

摘 要：档案工作随着信息技术的飞速发展趋势逐步呈现出多元化的发展格局，为适应信息时代所带来的巨大作用，必须实现自身的创新活动。当信息资源足够丰富。农场等企业才能科学地对信息做出深入分析、全面比较、分级筛选、甄别优劣，从而避免认识上的片面性。促进领导层制定正确的政策，为科学的决策提供坚实的理论支撑。本文以农场为例，研究实现农场档案管理规范化的措施，浅谈自己对档案管理工作的看法。

关键词：农场；档案管理；规范化工作；思考

1、 农场档案管理建设的意义

1.1反映农场的发展历程。档案记录着农场成长的点点滴滴，何时开业，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从农场档案中找到答案。农场发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。

1.2农场文化的纪念册。很多农场搞农场文化建设特别想要获得专家或权威部门的指点或支持。然而农场却忽略了。农场文化是全场职工思想观念在农场规章制度、行为准则、场容场貌等诸多方面的投射或反映。是农场职工自己培养形成起来的，是不用外求的东西。做好档案管理的农场，在整理完善农场文化时。不需要搜集创新。不需要借外力和乱编造，应该做到全场职工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，这样便是农场文化的基本内容了。再结合农场建设发展以来的大事记载或场史、场志的内容进行整理总结分类，农场文化内涵就初步形成了。

1.3农场宣传的数据库。档案管理好的农场应该做到宣传并行，其实可以在档案室调取资料就行了，不必要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不用预先编排，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的农场。宣传资料真实可信。对宣传和扩大农场影响力有百利而无一害，档案管理是事半功倍的。

1.4职工成长的断代史。很多农场职工入职后人力资源部门存入了一张简历表。离去或退休时还是一张表。还有做的更不好的，一个职工一走，这张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这样对档案收集非常不利。对此，人力部门对这些已经离职的职工档案应该定期移交档案管理部门。不要离职了就查无此人，说不准有一天农场的发展或个别业务需要这名职工。那么他的档案可就成了重要的资料。这可能有点夸张，但不是没有可能。人力部门应该加强职工档案管理，全年及时补充、更新职工档案情况。准确及时记录职工成长的脚步。职工在农场时间长短，档案就应该记载多少年的主要工作经历。农场人事档案应该成为职工成长的断代史。

2、 农场档案管理现状

农场一般都设有档案管理室，主要包括科技档案、专门档案、文书档案等，加强档案管理，保证农场档案管理规范化、科学化至关重要，但是当前，农场档案管理现状不容乐观，主要存在以下几点问题，第一，档案管理人员的综合素质有待提高，当前，档案管理人员综合素质普遍不高，再加上档案部门对档案管理人员的要求较低，档案管理人员只需要具备一定的知识文化即可，对档案管理人员的档案收集与管理能力、档案管理知识都不做要求，致使档案管理人员综合能力较差，管理水平不佳。第二，档案室建筑面积较小，可以存放的档案资料有限，无法保证档案资料的質量与数量，容易出现档案资料不全问题，为档案的规范化管理造成阻碍。第三，档案信息化工作落实不到位，刚刚起步，档案管理工作需要结合先进技术，加大研究力度，实现档案的信息化、规范化管理，但是当前，档案信息化工作落实效果不佳，无法提高档案管理水平，影响了档案管理工作的开展实施[1]。第四，农场档案部门的硬件设施仍需加强，缺乏计算机、档案柜等专用工具，基础设施建设不足，档案管理工具陈旧。

3、 实现农场档案管理规范化的措施

3.1推行责任追究制。责任追究制可以有效规范档案管理人员的行为，尽最大可能降低档案丢失、泄露、改动等问题的发生几率，实现档案的规范管理，因而，制定严格的制度，推行责任追究制尤为重要。推行责任追究制可以使档案管理人员严格按照相关规定办事，在进行档案查阅、转入、转出、接收时做好登记工作，严格按照相关手续进行，对档案泄密、涂改等行为进行有效的制约。严格制度，推行责任追究制需要注意以下几点，第一，做好部门协作工作，除特殊情况外，任何单位、任何个人，都需要自己到档案部门进行档案查阅，不给他人伪造、涂改、销毁档案的机会。第二，进行档案转入、转出时，必须对档案进行密封，盖好密封章时才能转入转出。第三，借阅档案资料时，需要经双方领导批准才可借阅，在未经双方领导批准而借阅的情况下，一旦出现问题，需要由档案管理者承担责任。

3.2农场档案工作管理机制的创新。对于创新档案管理工作管理体制而言，一定需遵照管理创新的一般规律，初步建立起以人为本的管理体制与服务机制。上级领导必须要本着求实的态度做好领头工作，必须应经常想着为下属安置较好的工作氛围，逐渐提升工作人员的生活水平，逐渐改善员工的生活条件，果断把人为本，以人作为这个工作最有价值与最有竞争力的资本。当前是一个网络经济年代，档案工作必须要适应新时代的需求，加强创新。档案工作网络化要求档案工作人员都渗透创新思想，大力开始创新实践。另外，档案管理工作者要不断地调整并优化自己的知识结构，应有着质疑的精神，一定要让自己向复合型人才的方向接近，以最快的速度适应时代发展的客观要求。

3.3夯实基础，细微之处见真功。只有细化管理过程，以刚性制度规范人的行为，强化责任落实，形成优良的执行文化。才能真正做到细微之处见真功。第一，细化目标。档案管理工作事务繁多，工作量大。很多档案管理人员开始时无从下手。没有明确目标。要严格按照“细”的标准。找准关键问题、薄弱环节，细化目标。分阶段、分重点地做好基础工作。只有从细微人手。从小到大，循序渐进。才能做到忙而不乱。打下扎实基础。第二，细分职责。要落实各级档案管理员的管理责任，将责任具体化、明确化、细节化，要求各单位、部门专（兼）职档案管理员履职尽责。在日常档案整理、保管、移交等环节中。切实做到重细节、重过程、重基础、重具体、重落实、重质量、重效果。专注地做好每一件事。尽量一次性把工作做到位。要定期对档案管理工作进行梳理检查，发现问题及时纠正、及时处理，力求精益求精。

3.4利用多种手段保证工作程序与方法的规范化。为保证工作程序与方法的规范化、提高基础工作能力，需要对农场档案进行计算机管理，合理利用信息技术，进行数据的收集、整理、著录等，保证档案管理程序与方法的规范化。档案管理规范化首先需要全面普查案卷，对档案信息进行大致了解，以免在整理时出现疏漏，影响管理效果。其次，需要对档案进行重新组合，将组卷较厚、内容庞杂的案卷进行重新整理、组合，优化馆藏，对档案进行科学管理，保证档案管理的规范化，提高档案的利用率。最后，结合农场的实际规范，进行档案著录工作，此外，还需要对档案的标题进行规范化处理，对档案进行统一分好，以达到保证检索查准率的目的。

结语：档案管理工作是一项比较繁琐的工作。它涉及到档案信息的收集、整理、检索、收藏、查阅等多个环节。为了提高农场档案管理工作的效率。档案管理部门要不断创新管理方式，加大对档案管理的资金投入，促进档案管理工作的发展。

参考文献：

[1] 周知勇.加强机关事业单位档案规范化管理工作的思考[J].云南档案，2015，（12）

[2] 王雪梅.对实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].黑龙江史志，2014，（01）

[3] 李军红.对农场档案管理规范化工作的思考[J].黑龙江史志，2016，（11）