基于要素分析的高校档案信息服务模式发展对策

任家英

摘 要：随着信息网络技术的普及，信息传递愈发快捷便利，用户对信息的需求也呈现多样化、个性化的发展趋势，这给高校档案服务工作带来挑战和机遇。本文结合当前高校档案服务模式的现状，积极开展档案信息服务模式创新，拓展档案数字化服务职能，并构建基于要素分析的高校档案信息服务模式。

关键词：要素分析；档案管理；服务模式

1.引言

数字化技术的发展，推动了高校档案信息服务模式的发展，传统以纸张为载体的文档使用环境发生巨大变化，网络和计算机成为档案工作的重要手段，依托计算技术生成的电子文件在高校档案资源中的比重越来越大，档案数字化是档案管理发展的必然趋势。档案信息服务模式是对服务对象、服务资源、服务主体、服务方式四要素相互关系的描述，因此从要素分析的视角，构建高校档案信息服务模式，能够有效的推动高校档案服务的发展。

2.我国高校档案信息服务模式现状

（1）现状调查

通過网络调查、问卷调查和档案馆走访的方式，对高校档案信息服务模式现状进行分析研究，调研的内容则是高校档案信息服务模式的四要素。服务对象包括用户类型与档案类别，服务主体包括档案服务人员、机构设置与管理体制，服务资源包括档案馆藏档案信息，服务方式包括档案网站建设、提供的服务方式等。

（2）统计与分析

对调查结果进行统计分析可知：①服务对象中，档案用户主要包括教师、学生、管理人员、社会公众四类，其中教师对档案内容注重系统性、可靠性、准确性，偏好内容多以教学相关资料为主。学生则主要侧重升学、就业相关资料，比如学籍、成绩、学历证明等。社会公众的需求则较为复杂多样，他们对手续简化的要求较高；

②服务主体主要包括高校档案馆、高校博物馆、档案馆管理体制，档案馆工作包括行政管理、业务管理、提供服务、宣传教育等。档案工作者在职称结构、学历结构、专业结构方面表现较为合理，但仍需进一步提升；

③服务资源方面，高校档案馆馆藏类别十分丰富，基本满足《高等学校档案管理办法》中对档案材料分类的要求，档案馆还在此基础上增添了若干分类，尤其是档案数字化建设以来，较为前沿、利用频率较高的档案资料进行了单独的、更细致的分类，基本能够涵盖全部类型的档案。此外，高校档案馆还积极地深入挖掘再生资源，开展编研工作，拓展服务范围；

④服务方式方面，不仅能够提供传统档案服务方式，还建立了档案网站，能够满足远程服务、在线交流沟通、在线服务等服务方式，使档案服务更加丰富多元化。

（3）存在的问题

调查分析可知，虽然高校档案信息服务模式发展取得良好的效果，但仍然存在一些问题需要解决。一是高校档案馆特色精品资源缺乏，使得档案信息服务对公众缺乏吸引力，尤其是针对个性化需求的用户，还需提升精品意识，通过优化整合来提升自身品牌。二是档案部门自身建设不足，档案信息化、数字化、网络化发展需要档案馆自身加强建设，注重自身队伍建设，但从调查中发现，高校档案馆档案信息流通共享不足，档案数字化、网络化建设有待进一步提升。三是档案服务公众意识淡薄，多以服务学校党政管理工作为主，缺乏以人为本、服务公众的意识。四是服务方式传统单一，提供服务的多元化创新不足，尤其是依托互联网技术的服务方式较少。

3.高校档案信息服务模式发展对策

（1）服务对象

高校档案拥有自己的特点，其具有更强的知识性和独特性，且传统上对档案信息呈现封闭性。但随着社会公众对信息需求越来越广泛，高校档案信息服务发展中应进一步拓宽服务对象的范围，向社会化、公众化发展。高校档案馆应进一步简化对校外人员的利用手续，并积极分析社会公众的需求，并通过建立专题档案数据库来满足不同服务对象的个性化需求。对校外用户，要在情况许可的前提下扩大利用权力，吸引更多用户使用高校档案信息。高校档案馆也应积极配合社会热点、重大事件开展编研，以及积极展览、宣传高校自身文化优势，传播校园文化，通过扩大用户范围来宣传学校形象，树立良好的学校品牌。

（2）服务主体

高校档案馆应进一步完善服务机构，突出高校档信息的文化教育功能，设立爱国主义教育基地、校史馆、档案网站建设等，积极融合档案馆、图书馆、博物馆，成立体系化的管理机构。针对档案服务工作者，档案馆应积极加强人才建设，合适的引入人才，丰富人才结构。给在职人员提供更多的培训，提升他们的档案服务知识和技能，增强综合素质。

（3）服务资源

档案信息资源是高校档案馆提供信息服务的重要基础，为满足用户全方位、多元化的信息需求，高校档案馆应进一步整合、优化、丰富馆藏资源，多渠道、多途径开展资源收集，建立“四位一体”的资源体系建设。校内资源建设中要提高各部门专兼职档案人员综合素质，完善档案归档制度，强化工作规范性，保证档案材料齐全、完整。社会资源建设中要采取积极主动的态度，通过考察、征集、走访等方式将散落的档案资源收集入馆，尽可能的搜集与档案馆需求相关的各类资料，包括文字、音频、视频等资源。馆际资源建设中，应加强馆际间交流，提升档案信息资源共享，使各馆之间资源互补，维护档案馆藏资源的系统全面。媒体资源建设中，应抓住现代媒体的信息资源优势，采用相关技术收集、整理相关资料，编制主题档案，以满足不同用户的需求。

（4）服务方式

在服务方式上建立“一体两翼”服务体质，即以业务性服务为主体，以增值性服务和个性化服务为两翼。在业务性服务上，拓展服务范围，加强网络服务方式建设，比如网上浏览、信息发布、用户信息反馈、档案信息检索、咨询服务、教育培训、档案统计等。个性化服务方面，树立“以人为本”的服务理念，开展主动推送、定期服务、移动应用、个人数字档案馆等服务。增值服务方面，把握高校档案信息的知识价值，开展原始档案增值服务与知识服务，满足社会公众用户的知识信息需求。

参考文献：

[1]闫明.信息化背景下的高校档案管理对策分析[J].经营管理者，2016 （23）

[2]赵丹.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[D].吉林大学，2007：147-148

[3]宋竹，雷稚蔷，冯文博.基于知识管理的高校档案利用服务创新[J].黑龙江档案，2016（6）

[4]张锐.基于信息流转理论构建高校信息档案生态系统[J].理论观察，2016（5）：92-93