试析办公室文书档案收集与归档工作管理要点

摘要：在目前形势下，文书档案管理工作在办公室实际工作过程中出现了一些需要解决的问题。文书档案合理的整理和归档是开展办公室档案管理工作的重要内容，也是档案管理工作的基础工作，对办公室做好档案管理具有重要意义。随着我国各项工作的不断发展，文书档案的整理和归档变得非常复杂和繁琐，占据了办公室档案管理工作的重要部分。本文首先分析了办公室做好文书档案收集和归档工作的重要意义，并指出了目前存在的有關问题，制定了有效的解决对策，希望可以使办公室文书档案管理工作获得更大的进步。

关键词：办公室；文书档案；收集和归档

社会工作中，办公室文书档案管理工作具有重要的意义，因此要求档案管理相关人员重视文书档案的整理和归档工作，并制定有效制度和措施改善档案管理工作质量，提高文书档案工作效率，使文书档案管理工作发挥出更大的作用[1]。本文对目前办公室文书档案收集和归档工作进行了相应的分析，指出了其中存在的不足和问题，并提出了相关的解决对策，希望能够为更好的开展文书档案管理工作提供有益的参考，从而促进档案管理工作的进步。

1办公室做好文书档案收集和归档工作的重要意义

当前形势下，做好办公室文书档案收集和归档的重要意义主要有下面几点：首先，机关事业单位中文书档案收集和归档工作是重要工作部分，因此为了提升机关事业单位档案管理效率，必须做好档案收集和归档管理，因此要加以重视；其次，单位做好文书档案的收集和归档，可以很好的记录单位自身发展过程。比如，有单位在发展过程中积累了很多文件和材料，通过开展文书档案收集和归档，对文件进行了规范的整理，有利于单位在进行考核评价工作时，可以方便的调取相关数据资料，从而做好客观公正的评价考核[2]；第三，做好办公室文书档案收集和归档，可以让单位决策人员全面了解单位自身经济状况，所以必须重视其工作内容。

2办公室文书档案收集和归档中出现的问题

2.1材料收集不完善

办公室在开展文书档案收集和归档过程中，普遍出现的问题是收集材料不完善，在很多资料的整理和归档中，很多资料都没有得到档案管理人员的记录，因此影响了档案整理和收集，也影响了档案管理准确性。针对这个问题，需要高度重视，只有这样才能完成档案收集和归档的相关要求[3]。另外，还存在文件材料流向其他部门的情况，这样也会导致材料的收集不完善，因此要求档案管理相关工作人员在实际工作中需要保证材料收集的完整和全面，从而使文书档案材料收集更好的满足任务要求。同时，某些兼职档案管理人员在对文书档案收集整理中，没有很高的责任心投入工作，这些行为都会导致不能完整的收集材料[4]。

2.2档案管理人员专业素质需要提升

办公室文书档案收集和归档工作开展中，档案管理相关人员自身素质比较低也会影响到工作正常进行。某些档案管理人员在进行文书档案整理中，由于缺乏管理意识，没有着重管理好红头文件，因此文件归档整理质量受到很大影响，这就要求在档案管理工作中做好重视[5]。其次，某些档案管理人员没有很高的责任感，也会对档案管理质量造成很大影响，由于一些档案管理人员没有掌握先进档案管理技术，在办公室文书档案收集和整理中没有核查好资料真实与否，因此导致收集的材料没有可信度。因此要求机关单位在开展档案管理工作中采取有效措施，增强办公室文档材料整理水平，从而满足上级对档案管理工作的要求。

2.3材料收集工作没有做好

目前的情况是，文书档案在办公室的收集和归档中，材料收集工作没有做好，因此整体的档案管理质量就受到了影响。主要表现为档案管理人员没有足够管理意识，对文书档案的整理没有遵循相应的管理流程和规范。比如，某些档案管理人员在具体工作中对文件材料不进行规范放置，会导致材料丢失。针对这种情况，机关单位在开展档案管理相关工作中，需要做好全过程的监管，并制定档案管理人员行为规范，制定相应的管理条例，从而确保做好文书档案管理工作[6]。并且，在文件材料整理过程中，还存在文件资料不全面、没有连续性、缺少单位公章等情况，这些都对文件使用性造成了困扰，所以需要高度重视。

3改进办公室文书档案收集和归档工作的相关措施

3.1完善文书档案管理系统

要做好办公室文书档案的整理和归档，就要制定完善的文书档案管理系统，并在管理系统中对于归档过程存在的问题制定相应管理制度，使档案管理人员在具体工作中严格依据管理制度开展工作，确保文书档案管理的有效性。同时，在完善文书档案管理系统工作中，要明确不同部门职能，然后划定归档范围，这样才能更好的开展文书档案收集和归档。此外，在文书档案管理系统中也要引入不同部门考核制度，这样可以激励档案管理人员更加努力的工作，提升工作能力，指导档案管理人员时刻牢记自己的职责，纠正不规范行为，从而获得更高的管理水平。

3.2开展档案管理人员专业技能培训

工作过程中，既要完善文书档案管理系统，也要积极培训档案管理人员专业技能和素质。一是，相关机关单位主管领导在日常管理工作中，需要定期开展针对档案管理人员的专业技能培训，在培训活动中使相关人员增强责任感和使命感，更好的投入到文书档案管理工作中，增强工作的整体效率。二是，由于办公室开展文书档案收集和归档，需要引入很多的兼职人员缓解工作的压力，因此机关单位要在工作中对兼职档案管理人员进行培训工作，使兼职工作人员具有很高的专业技能，避免影响到工作正常开展。三是，在培训过程中，相关组织人员要开会使档案管理人员清楚归档范围、文件整理质量等，增强对档案的管理水平[7]。

3.3开展档案宣传工作

积极开展档案宣传工作，也是办公室做好文书档案收集和规范的重要一环。为了做好这个工作，需要做到以下几点：一是，机关单位在实际工作中要做好简报编制和档案整理，增强档案管理工作的宣传，使档案管理人员提高做好文书档案管理的意识，激发工作的热情和活力，起到文书档案宣传的作用；二是，为了使文书档案宣传工作更好的推广，相关领导要积极运用信息化技术和平台增强宣传力度，从而对档案管理人员进行规范，并按时核实档案的真实性，避免文书档案收集中材料与事实不符的情况出现，增强文书档案的实用性。三是，档案宣传工作中加强文书档案作用的普及知识是非常重要的，需要加强重视。文书档案宣传工作是一项重要的工作，必须积极进行落实，做好宣传可以激发档案管理人员的热情和工作积极性。

结语：

综上，办公室传统文书档案收集和归档过程中，出现了很多不足之处，比如管理人员不重视，材料收集不全面，材料使用性不高等问题。为了使文书档案管理工作发挥出应有的作用，机关单位需要在研究目前问题的基础上，开展档案宣传工作，完善档案管理系统，制定档案管理制度，积极培训档案管理人员专业技能，从而更好的解决办公室文书档案管理中出现的问题，促进档案管理工作的进步和发展。

参考文献：

[1]李彤.如何加强高职院校文书档案的收集归档工作[J].黑龙江档案，2014，14（03）：107-107.

[2]刘海萍.浅谈采供血系统文书档案管理（以广州血液中心为例）[J].临床医药文献电子杂志，2015，35（23）：4945-4946.

[3]曾霞.医院档案收集与归档工作中的问题与对策[J].办公室业务，2014，25（19）：69-69.

[4]许莉丹.高校档案收集工作存在的问题及解决对策[J].广东广播电视大学学报，2012，14（04）：82-84.

[5]孙琦.浅谈新形势下医院文书档案的管理[J].科技创新导报，2013，14（04）：233-233.

[6]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）：70.

[7]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（5）：194.

作者简介：季春梅（1972.2-），汉，女，辽宁丹东人，本科，馆员，研究方向：档案管理。