浅析工程建设物资管理信息化的实践与应用

郭晓飞

摘要：工程建设物资管理信息化是增强工程建设管理水平的有效举措，相比原传统的工程建设物资管理来说，信息化的物资管理方式，可以充分满足工程建设的全部需求。因此将工程建设物资管理信息化进行高效应用，是工程建设未来发展的主要趋势。综上所述，本文将结合实例对工程建设物资管理信息化实践与应用进行分析，以期促进物资管理信息化的应用效果得以提升。

关键词：工程建设；物资管理；信息化技术；实践与应用

前言：

对于工程建设来说，无论是规模还是数量都在逐渐扩大，也对物资采购工作提出了更高的要求。在进行采购时候，市场中材料与产品的种类较多，无法快速区分专用物资与通用物资，造成物资管理难度增加、跨度大的问题。使用传统的物资管理方式无法满足工程建设的快速发展需求，因此加强工程建设物资管理信息化的实践与应用效果十分必要，从而促进工程建设的发展速度再度提升。

一、A企业工程建设物资管理信息化实践现状

（一）A企业概况

A企业成立于1994年，拥有较多人才与先进的施工设备。其中工程经济技术人员700多人，在岗员工1400余人，各类施工设备2000余台。A企业在2001年开始信息化建设，通过不断的努力，在企业内部初步构成一套将业务数据处理系统为基础，结合网络办公、项目管理、数据管理、财务管理、人力资源管理等应用的综合信息化管理系统。A企业的物资信息化管理含有十几个模块，其中包含供应商管理、物资管理、台账、价格管理、计划管理、采购管理等模块。

（二）物资资源信息化管理

物资管理作为物资信息化管理系统中的基础模块，其中包含材料类型、材料字段、材料指导价格等[1]。这些作为物资信息化管理中的主要元素，也是各项计划、各类合同的基本数据。

（三）物资供应商信息化管理

1.供应商综合评价

在供应商综合评价模块内容中，包含其经营范围是否可满足A企業的采购需求，对外部供应商资质是否符合需求。

2.供应方跟踪评价

A企业的分公司与项目度都会对合作的供应商进行跟踪评价，其中的评价内容包含：产品质量、供应及时性、供应商资质、售后服务、材料价格、供应商抗风险能力等。若是供应商提供的物资出现质量问题，分公司与项目部将会对总公司上报，生成跟踪评价流程。

3.供应方再评价

每年的年底，A企业会将供应商跟踪评价结果与各项评价资料互相结合，对供应商再次评价。其中的评价内容包含营业执照、税务登记资质、物资质量、物资价格等。

4.供应方合格目录

A企业在物资管理信息化系统中构建了《外部供应商合格目录》[2]，该目录在系统中为共享性的数据，由总公司层级负责直接管控，结合供应商综合评价、跟踪评价、再评价数据确保供应商目录的实效性。

（四）物资计划信息化管理

1.材料入库

在于供应商签署合同之后，材料入库之前需要清点，将不合格的材料退货。完成入库手续的办理之后，物资管理部门将入库结算单录入到物资信息管理系统中。

2.材料出库

物资管理员每日都会对材料出库以及实际消耗物资量进行核对，确保在业务发生之后将数据及时录入到物资信息化管理系统。材料的出库管理与内部核算工作息息相关，A企业将每月底的材料出库量与预算进行对比，之后对工程现场物资消耗量进行评价。

二、A企业物资信息化管理中存在的问题解析

（一）无法匹配A企业传统管理制度

无论企业为哪一种性质，都具备自身独特的企业文化、理念、制度。这些相关制度不仅可以对企业的日常工作行为进行约束，还可以体现出企业文化、企业精神。企业的制度在发展过程中不断变化，随着我国经济水平、政治水平不断提升，企业的制度不仅要符合国家相关政策标准、法律法规标准，还需要与市场激烈的竞争环境互相匹配，才能将管理制度不断更新。在A企业应用物资信息化管理的过程中，经常会出现与实际管理不符的问题，部分节点的规定过于严格、死板，对项目的灵活性管理水平造成阻碍[3]。例如在选择与使用小材料的时，在开展实际管理工作时，项目部门的采供人员可以使用现金购买，不需要使用发票，但利用物资信息化管理，需要将全部的数据录入到系统当中，如果没有合同将不能走账，降低了使用效果。

物资信息化管理作为新型的管理模式，相比于传统的企业管理制度来说，还需要一个适应过程。因此需要A企业使用内在的动力才能完成，不能将物资信息化管理看作外部的管理模式，才能使企业文化全面认同物资信息化管理。

（二）现场录入信息量较大

在工程建设过程中管理任务较重、票据数量最多的部门便是材料管理部门。材料管理人员、材料采购人员每一天都需要完成大量的物资清点工作，这些工作会形成大量的单据。在A企业的工程建设过程中，材料管理人员要面对总计划、采购计划、甲方供应计划等，还需要清点的单据包含检验单据、入库单据、出库单据等。利用传统的物资管理方式，由于单据都以纸质的形式存在，物资管理人员在现场将单据填写完成之后，大量的单据在运送与保管过程中很容易出现丢失、混乱的问题，加大了成本核算的难度。使用物资信息化管理之后，利用其具备的数据库，可以避免出现单据丢失、混乱的问题，提升了核算的效率。但由于录入的数据量十分庞大，会对物资管理人员造成极大的工作负担。物资管理人员工作时经常会在建设现场，计算机却设置在办公室，如果出现业务无法及时记录，需要使用纸质单据记录之后回到办公室再向系统录入，造成二次工作。

（三）操作人员问题

A企业的物资管理人员流动性较强，大部分刚毕业的学生由于其工作岗位并不固定，经常哪里有需要便安排其更换岗位，虽然这种方式可以对新员工进行良好的培养，但不符合企业的长远发展计划。物资信息化管理需要专业性、技术水平较强的人员，才能将工作岗位中的业务熟练操作。但这种轮岗的方式使新员工无法充分掌握物资管理岗位的相关知识，经常会出现数据错误的现象，甚至造成返工。另外老员工虽然业务能力较强，但其计算机操作水平、信息化技术水平较低，无法熟练使用物资信息化管理系统，也会降低物资信息化管理的水平。

（四）管理系统审批层级问题

在物资信息化的管理模块中，包含业务审批的模块有物资总计划、物资需求计划、 物资采购计划等[4]。部分业务流程由分公司进行审批即可，部分需要上报到总公司。A企业当中负责流程审批的业务部门众多，虽然审批全部通过的速度较快、较顺利，但如果出现某个部门审批没有通过，将会对整个审批流程的速度造成阻碍。

（五）A企业基础管理水平较差

A企业的工程建设项目地点不固定，导致物资信息化管理办公地点不固定。工程建设地点若是在不通电、通网的地点，将会无法开展物资信息化管理工作。与此同时，A企业的办公硬件设施水平较差，部分项目计算机老旧、反应速度慢，造成物资信息化管理水平较低。

三、工程项目物资管理信息化实现途径

（一）构建相对健全管理机制

若想实现工程项目物资管理的信息化建设目标，首先便要将信息化看作是主要载体，努力实现物资管理系统的统一性。具体步骤如下：第一，针对工程项目物资管理信息实施统一规划安排，结合实际情况制定规范性的分级管理机制，确保工程各部门都能享受到物资信息化资源。第二，提出较统一的科学性物资管理条文规范，要求物资管理工作开展严格按照条款内容落实，如采办管理、合同管理等，并且还要与供货商建设良好合作关系，通过评价制度确保双方都能参与到日常管理评价中去，进一步完善物资管理过程，充分保证评价制度的公平公正性。

（二）信息化基础设备

本质上说，工程物资信息化管理的基础设备建设主要核心在于多媒体设备的构建组成，需不断拓展网络覆盖面积，有效规避较偏僻地区出现网络信号弱和网络无法正常使用等问题。同时还要做好互联网装置的定期扫描工作，利用互联网技术手段将涉及到的所有信息数据全部采取信息化处理，并且通过互联网资料数据库的构建实现对数据信息的综合管理归纳，确保工程物资管理工作更加方便进行，为达到工程物资信息化管理目标而不断努力。

（三）建立一支专业化人才队伍

对于何种行业来说，人才都是不可缺少的主导性力量，在进行工程物资管理团队建立时不仅仅要考虑到管理人员管理能力，还要求其具备较强综合素质，这可以说是工程物资信息化管理的核心所在。具体阐述如下：第一，需针对管理人员进行定期培训教育工作，尽可能为其提供外出学习机会，始终强调培训活动的多元化，根据不同管理人员不同情况和个性爱好等特性采取针对性较强的教育手段。第二，定期邀请一些专家或是从事该行业时间较长、经验较丰富的一些老员工进行示范讲述，通过彼此间的互动交流切实提高管理人员管理水平，为实现工程物资信息化管理最佳效果创造有利条件。

四、工程建设物资管理信息化实践与应用中问题解决对策

（一）重视物资信息化管理，促进企业传统制度革新

加强物资信息化管理在企业中的深入程度，首先应组织管理人员学习物资信息化管理相关程序、技术、知识，充分掌握信息化管理的工作方式，将物资信息化管理中的问题与不足进行解决与完善。其次组织人员积极对物资信息化管理系统实际演练，将实际管理工作中存在的问题改进。企业还应将物资信息化管理系统中的优点加入到企业的管理制度中，让企业的管理制度与物资信息化管理互相融合，促进传统管理制度得到改革与创新，双管齐下，从根本上提升企业的整体管理水平。

（二）利用业务终端替代实行业务

物资管理人员利用物资信息化管理系统对材料清点、入库时，由于电脑设置在办公室，无法及时使用物资信息化管理系统对相关数据记录，只能使用手抄单据的方式回到办公室后再将数据录入到系统当中，增加了工作的难度，也会提升物资管理人员的工作量。为了改善这种问题，大多数企业已经开始使用物资信息化管理业务终端机，可以使清点工作、录入工作、取证工作进行集成，使用业务终端机将这些工作完成，可以实现物资管理员的业务替代目标。部门企业施工粘贴条码的形式，将清点合格的物资粘贴条码，录入数据时使用扫码枪将可以将信息录入到系统中，通过后台将数据进行处理。使用这种方式可以减轻物资管理人员的工作量，还可以提升成本核算、结算支付的效率与準确性。

（三）合理划分物资信息化管理权限

针对A企业在应用物资信息化管理系统时存在的管理人员流动性强、一人多岗的问题，企业需要将其原因进行分析。造成物资管理人员流动性较强出现工作脱节的主要原因由于调动管理人员之后，新员工不能充分掌握物资信息化管理系统的操作流程。因此需要提升岗位交接时工作的持续性。老同事要将手头的工作交代细致，尤其是物资信息化管理系统的操作技巧，应对新员工进行实际操作演练，从而帮助新员工快速熟悉系统的操作流程[5]。一人多岗的问题还会降低工作效率，这是由于企业项目部门组织机构不完善的原因，企业组织机构不完善也会对工程项目管理质量造成影响，因此要加快缺编人员的上报速度，将工作岗位进行固定，以专人专责的方式，对岗位职责合理划分，还要设置对应的物资管理权限。物资管理流程落实到哪个岗位，该岗位的工作人员要立即审批，禁止代批状况的出现。

（四）下放审批权限减少审核强度

企业使用物资信息化管理系统时，会利用互联网对各项业务进行处理，可有效提升工作效率。但部分项目的流程审核速度还是较慢，通过对A企业应用物资信息化管理系统的调差可以发现，第一，审批流程的层级太多，若某个层级的主管不通过，流程将会退回并修改，从而减缓审批速度。第二，由于工程建设的规模与数量不断增加，及时是使用互联网也无法加快业务的处理速度。针对这两种问题，可以使用减少不必要审核与下放审批权限的放解决。为了减少不必要的审核，需要对物资管理流程认真审核并数理，企业中的各个部门要加强沟通，对于物资信息化管理系统中的重复审核部门进行修改，若不能删除需要将审核并联，才能有效减少审核流程。另外对于下放审批权限方面，企业应充分明确内部各个层级的审核范围、分公司审核范围等。加强逐级把控的力度，若分公司、项目部门采取了管理，总公司的层级可以不再进行管理。但其中若涉及到安全性或风险较高的审核流程，必须由总公司进行审核与处理。

（五）增强硬件设施合理分配人员

企业应加强内部整体对物资管理信息化的重视程度，可以使用培训、宣传等方式，对领导、管理人员、工作人员进行培养，从而增强相关人员的管理意识、质量意识。企业要将办公硬件的最低标准合理设置，严格执行。在人员的合理分配方面，对于业务能力较强但信息化系统操作水平较差的老同事，项目部门在对人员岗位进行编排时需要谨慎考虑。可以选择业务经验水平较高的工作人员作为材料采购人员，计算机、信息化技术水平较高的工作人员承担物资管理信息化系统的操作工作。也可以设置计算机水平较高的工作人员作为项目信息化管理人员。这样不仅可以加强全体员工对物资信息化管理的重视程度，还可以对项目部物资信息化管理系统实行有效的维护[6]，对新员工也可以起到良好的培训作用。对于新员工，可以安排其在项目部门进行学习，将相关知识、操作技巧进行掌握，加强计算机操作水平，促进物资管理信息化系统更加规范、科学。

（六）签署物资信息化管理目标职责书

为了将物资管理信息化系统应用在工程建设的全过程中，需要将物资管理人员的信息化管理水平不断提升，使其物资信息化管理经验更加丰富。企业要将每一个新承建的工程与其施工企业签署物资信息化管理目标职责书。在职责书中，要将项目部投入的办公设施、工作人员配置充分体现，才能为后续的物资信息化管理工作顺利开展提供保障。企业还需要将工程项目部的各阶段推进目标充分明确，合理规划物资信息化管理的应用范围、管理力度。另外，工程物资信息化管理开展时，相关机构还需针对相关数據信息展开集约化整合工作，并且利用互联网手段将所有数据都列入到当地管理范畴内，便于为后期物资信息化管理提供便利性帮助，同时还能大大提高工程物资信息化管理水平，充分发挥网络多媒体技术存在优势，推动我国工程项目朝向更好方向前进。

结语：

总体来说，将物资信息化管理应用在工程建设中，不但可以增强企业的管理水平，还能通过物资管理与整体管理互相结合，进一步提升企业的整体管理效率。因此需要加强物资信息化管理在工程建设中的应用水平，促进工程建设整体质量获得进一步的提升。

参考文献：

[1]田兴.铁路工程建设物资管理信息化的实践与应用[J].工程技术研究，2017（12）：185-186.

[2]陆珏明.输变电工程项目物资供应风险防控问题研究[D].华北电力大学（北京），2016.

[3]孟裕臻.施工总承包企业物资信息化管理方法及应用[D].兰州交通大学，2016.

[4]武晨，张福德.铁路工程建设物资管理信息化的实践与应用[J]. 铁路采购与物流，2014，9（01）：35-36.

[5]陈志伟.基于流程分析的装饰工程项目物资管理信息系统的研究[D].天津大学，2014.

[6]李惠琴.基于建筑工程的物资管理及信息化研究与实践[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（08）：293-294.