机关事业单位干部人事档案管理思考

文丽华

摘 要：为了保证机关事业单位之中干部个人人事档案管理工作有良好质量，应认识到干部个人人事档案的重要性，并能结合干部个人人事档案管理工作需要以及机关事业单位发展特点制定相应的管理工作方案。本文就机关事业单位之中干部个人人事档案的管理工作进行了分析。

关键词：机关；事业单位；人事档案；管理；干部

机关事业单位当中的干部个人人事档案记录了大量的干部个人信息，这些信息对全面了解干部、完成对干部的考察工作有重要价值。因此也就需要机关事业单位之中的干部个人人事档管理部门能做好相应的管理工作，避免由于干部个人人事档案信息管理方面问题而影响机关事业单位的发展。

1 机关事业单位之中干部个人人事档案管理方面的不足

1.1 对于干部个人人事档重视程度偏低

在机关事业单位的不断发展中积累了大量的干部个人人事档案，这些档案信息对于机关事业单位发展以及干部选拔、监督均有重要意义，但在实际的干部个人人事档案管理方案，档案管理工作者对于干部个人人事档案重视程度偏低。在开展管理工作的时候，工作内容主要以纸质文件资料的装订整理以及电子信息录入为主，认为干部个人人事档案管理工作中只要保证档案资料不会丢失即可，对于干部个人人事档案管理工作重视程度偏低，影响了干部个人人事档案管理工作的高水平发展。并且这种工作理念也使得干部个人人事档案管理工作有较大的被动性，常常是在某部分工作出现问题时候才着手完善、优化，这就极大的限制了档案管理工作的实际效率以及干部个人人事档案的利用率。

其次，还有部分干部对自己的干部个人人事档案重视程度偏低，这部分干部认为自己未来晋升空间较小，或者是处于其他思想角度的考虑，使得干部自己对于干部个人人事档案重视程度偏低。但实际上，干部个人人事档案和干部工资奖金数额、劳动保障、福利待遇等方面具有联系，更是和干部自己的未来晋升发展、退休养老等环节有紧密的内在联系。

1.2 干部个人人事档案管理工作水平偏低

从当前的干部个人人事档案管理工作来看，干部个人人事档案管理工作有着保密性、专业性强的特点，对于管理工作者个人素以及管理工作模式有较高要求。需要工作人员能在具备良好政治素养的同时还能有丰富的干部个人人事档案管理经验。但当前部分干部个人人事档案管理人员其个人素质未能达到这一要求，部分工作人员是从其他工作岗位上临时调岗过来的，这就导致工作人员未能遵照管理规范以及要求开展工作，在实际的工作中可能会直接将档案放到档案库中，甚至干部个人人事档案还可能被随意堆放，不利于档案管理工作的开展，限制了档案管理工作的正常发展，也可能会对干部个人人事档案完成性造成影响。

其次，在部分机关事业單位中还存在工作人员年龄两极分化的问题，部分年龄较大的管理工作人员不具备专业的管理知识，在进入到工作岗位之后也没有经历专业的培训，这些情况的存在均使得干部个人人事档案管理工作的实际质量受到了影响。这种专业性的不足在开展干部个人人事档案审核、认定等重要环节中不足十分明显。

1.3 干部个人人事档案信息准确性、完整性有待强化

在当前的干部个人人事档案管理工作之中，需要保证干部个人人事档案信息有良好的全面性，这样才能保证干部个人人事档案有相应的价值，尤其要能注重对干部个人年龄信息、参加工作时间信息、入党时间信息、个人学历信息、工作期间主要经历以及干部身份信息进行严格的管理。但在实际的干部个人人事档案中，有时会出现档案记录信息和干部个人实际信息出现不符的情况。比如部分档案资料中填写的阳历生日日趋，而在另外一些档案资料中却填写的是阴历生日信息，在对档案信息进行管理的时候还需要借助万年历进行出生日期的转化，导致干部个人人事档案管理人员的实际工作量明显增加。

2 干部人事档案管理问题的对策分析

2.1 成立档案管理中心

由于干部人事档案管理工作的高度专业性和保密性，建议机关事业单位以局为单位，设立档案管理中心，将全局档案统一收集保管，配备专业的档案库房、整档工具以及实现电子档案信息化所需的硬件软件设施。设置管理档案专职岗位，每千本档案配备两名专职人员，从事档案的日常管理、更新维护、信息录入等工作。在人员选择标准上，必须满足政治觉悟高、责任心强、工作作风踏实严谨条件，且最好具有人事工作或档案工作背景。聘请专家对档案管理人员进行档案和计算机方面的上岗培训，建立一支专业的档案管理队伍。

2.2 建立良好的沟通渠道

档案管理部门在与干部个人沟通时，经常会出现干部不愿配合查找原始资料或补充欠缺材料的现象，有的是怕麻烦，有的是认为档案不重要，缺材料也没关系。这就需要档案管理部门建立良好的沟通渠道，做好档案重要性的宣传工作，做好档案保密工作，采取有效的沟通方式避免干部的抵触情绪，说服其配合组织及时补充收集档案材料。此外，还应当加强档案管理部门与纪检部门、政法部门、教育部门等形成干部人事档案材料的众多部门的沟通协调，加强本单位内部各工作机构在干部人事档案材料的形成和收集过程中的沟通协调。

2.3 严把档案材料入口关

在机关事业单位人员入口管理中，对新增的人事档案及散材料要进行严格审核把关，按照干部人事档案管理规范，把需要完备、需要补充的档案材料及时通知到单位或个人，限期补充完整，否则不予归档。对于入档材料的填写规范和要求，应当制定详细的填写说明和模板，让填表人员作为参考，同时应强调入档材料的重要性、与个人利益的密切联系，引起足够重视。

2.4 建立电子档案信息系统

首先要做好档案管理信息化前期准备，即做好纸质档案的完善工作，这是建立电子档案数据库的依据和基础。目前，山东省对干部人事档案管理的要求是对档案进行二级分类，即将推行的电子档案数据库也将在档案二级分类的基础上进行。其次，软件市场有很多新型信息管理软件，应该按照机关事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，并对档案管理人员进行相关的计算机技术培训，使之熟练掌握数据库的操作、使用和维护。

3 结束语

干部人事档案是历史的、全面的考察了解干部的重要依据，体现了干部的基本诚信，是衡量干部素质的重要方面，也反映了组织人事部门的管理水平。需要管理部门能引进相近管理模式、设备，实现干部个人人事档案信息管理工作质量的全面提升。

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