严把六关夯实基础全力推动建设项目档案管理工作再上新台阶

刘艳

摘要：项目档案是工程建设项目工作和管理、服务活动中的历史记录，也是各项事业顺利开展的重要信息资源。中铁十局城轨公司始终高度重视项目档案管理工作，认真贯彻落实山东省、集团公司关于项目档案管理工作的指示精神，结合项目建设特点和公司档案管理实际情况，在实践中不断健全完善档案管理制度，开展档案管理标准化建设，加强档案基础工作，促进了项目档案动态达标，提高了档案管理水平，确保了工程项目档案的完整、齐全、准确、系统和有效利用。

我们把档案管理纳入重点项目建设的全过程，严格按照公司提出的“严把前期档案资料关、严把施工过程档案资料关、严把建设项目施工图关、严把项目档案移交关、严把档案预验收关、严把档案专项验收关”的六关标准。

一、强化组织领导，明确岗位责任

城轨公司高度重视档案工作，档案管理实行总经理负责、总工程师主管、办公室主任分管的领导体制；成立档案管理工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确有关部门和人员的档案管理职责，同时建立了覆盖公司项目部的档案管理网络。现有专职档案人员1名，兼职档案员16名，做到了档案管理“四统一”（统一领导、统一管理、统一制度、统一标准）。公司多次召开档案工作会议，制定了档案工作发展规划和年度计划，把项目档案工作纳入“四制”（项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制）管理，健全建设、设计、施工、监理各司其职的工程项目档案管理网络体系。按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”的原则，各建设、设计、施工、监理单位在项目从立项到竣工验收的全过程中，都必须对各自工作中形成的档案资料及时收集、规范整理、安全保管、完整移交，保證项目档案的完整、系统、准确。

二、强化制度建设，档案管理工作规范运行

中铁十局城轨公司严格按照档案法律法规，紧密联系工作实际，建立健全了各项管理制度。制订完善了《中铁十局集团城市轨道交通工程有限公司档案管理办法》、《城轨公司科学技术档案管理规则》《档案人员岗位职责》、《档案保密、归档、整理、保管、借阅、利用统计销毁制度》等管理制度。重点加强档案信息化条件下科技档案保密工作，针对各部门及施工单位借阅档案资料过程中存在的薄弱环节，明确资料借阅的内容、归还时间、审批级别、联系方式等各方面内容，环环相扣，保证了外借档案的安全受控。工作实现了归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库管有措施、开发利用有目标。

三、以人为本，加强培训，齐抓共管，实现全过程控制

档案管理部门、项目主管部门及参建单位共同配合，将项目档案工作纳入项目建设管理范畴，实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制的项目档案管理机制。档案工作做到“四同步”（下达工程计划与提出文件材料归档要求同步，检查工程进度与检查文件材料形成情况同步，工程验收与档案验收同步，评定鉴定成果与鉴定验收档案的完整准确系统同步）；“四参加”（档案人员参加开工建设会议，参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定会，参加重点设备仪器开箱验收工作）；“四纳入”（档案工作纳入工程建设计划，纳入建设技术管理环节，纳入项目建设合同管理，纳入相关人员岗位责任制）。在项目的招投标和签订合同时，将档案收集、整理、移交等作为重要条款列入，明确规定各参建单位对项目档案的责任及完成标准，明确监理单位对项目档案的监督和审查责任，并规定违约责任。达不到档案归档要求的财务不予结账。使工程项目档案工作有计划、有步骤地深入开展。

四、强化质量管理，档案资料应收尽收、系统完整

我们按照《重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《重大建设项目档案验收办法》的规定，对移交的工程项目档案资料做到应收尽收，主要包括从项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。设备到货后，档案室严格履行交接手续，派人参加开箱验收工作，随机资料及时归档。竣工资料由工程承包单位按规定整理立卷，保证每张竣工图都盖有竣工图章，签字完备，交主管部门审查合格后移交档案室归档。各类材料做到清点清楚，签字完备，收集齐全、归档及时、分类科学、组卷合理、编目规范。

五、强化库房建设，档案资料安全受控

为了确保档案的安全管理，公司投入资金12万元，建立了高标准档案库房，实现了库房、办公室、阅览室三分开。实行消防系统一体化管理，公司统一购置了消防器材；配备档案库房密集架20列，空调、除湿机、等安保设备5台。严格执行库房安全管理制度，强化“防火、防盗、防虫”等安全管理，做到日通风、日排查、日记录。发现问题及时处理，保证了档案始终处于安全受控状态。

六、强化服务意识，档案开发利用成效显著

努力提高服务质量，端正服务态度，热情接待，采用多种形式主动提供档案利用。在促进公司安全生产、经营管理、科技研发、知识产权保护、重点工程中发挥了重要作用，创造效益、体现价值，更好地为公司党政决策提供准确、详实的信息服务。仅2017年提供查询次数200余次合计400多页。档案信息资源为公司战略决策、生产经营和发展建设发挥着越来越大的作用。

结语

档案信息化建设是新形势下档案管理的创新发展。公司项目部将档案信息化纳入信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，加快推进档案资源信息管理标准化和信息服务网络化的进程。我们建立了档案目录数据库和现行文件全文数据库，逐步推进传统载体档案数字化，保障电子文件的真实有效、安全便捷，逐步建成在线文件查阅中心，实现档案信息资源共享，有序提升档案管理水平。对公司项目部的电子档案、声像档案加强收集力度，保管增加备份，利用公司配备的先进设备，将各参建单位归档的企业资质、资格证书、荣誉等档案进行扫描或拍照，保存成电子档案格式，并编制了检索目录，导入档案数字管理系统后，极大地方便档案的查阅和利用，使公司档案管理水平得到有效提升。

参考文献：

[1]秦磊华.肖波.数字档案馆可用性分析—从信息系统的角度[J].档案学研究，2011（2）：23-24.

[2]高莉萍，浅谈对企业档案信息化工作的几点看法[J].黑龙江科技信息，2011（17）.