园林档案管理存在的问题及解决措施

刘红云

摘 要：结合实际，针对园林档案管理存在的问题及解决措施进行了论述。

关键词：园林档案；问题；措施

城市园林档案是城市建设档案的重要组成部分。它真实记录了城市园林规划、设计、施工、管理和科学研究等话动过程，为城市建设、改造与发展提供了重要依据。也是美化环境创建文明卫生城市重要活动的真实记录。管好用城市园林档案，对提高城市品位，促进城市建设事业的发展具有重要的意义。因此，我们必须把握住城市园林档案的特点，认真做好城市园林档案的建立与管理工作，使城市园林档案更好地为城市建设及各项工作服务。

1 城市园林档案建立的方法

依据园林规划编制内容，园林档案归档范围应关注面、线、点的绿化形态。所谓“面”是以平面区域为特征的绿地，在城建档案分类的大纲中即为公园、绿地、苗圃等。所谓“线”是以线型为特征的绿色走廊，它的特点是园林面积增幅大，通过线状绿地的穿插联系，将各类城市园林空间有序的连接起来。“点”，即为档案分类中的“古树名木”、“名人故居”、“名胜古迹”、街头绿地、道路节点绿地及花园式单位等。

1.1 前期规划编制过程中形成的文件材料。材料在这里是指一种大范围的社会活动过程，这种过程的最终成果将体现在园林规划编制（或者设计）的技术文件上。对该项目的各种会议纪要，领导讲话，调查报告，专家的建议、争议、决策材料，对选线定点的项目建议书批复、选址意见书和在此基础上各级政府公文处理文件及批准的园林专业设计文件。

1.2 立项依据文件材料。立项过程的文件是以专业管理对项目工程的审批审核的过程，是一种法定的审批程序。如计划项目的批复、规划用地的批复、土地管理的批复（合同）、建设工程规划核准、建设工程施工核准等其它专业的审核材料。

1.3 施工技术文件的收集和竣工图的编制。在成片绿地和绿带的施工文件中，重要的是施工过程中对草、树种类的选定，苗木名称、大小尺寸、园林带定位等记录要准确，对竣工图的编制要正确

2 城市园林档案的内容与特点

城市园林档案是城建档案大类中的一类，是一个城市公共绿地专用绿地、生产绿地、防护绿地、风景名胜区等规划建设施工与管理的历史性记载。像城市的公园工程，绿地苗圃、名木古树、历年的城市园林覆盖率、人均公共绿地面积、历年的植树造林而积、地点与成话率、覆盖率、病虫害的防治、珍贵花卉、珍贵树木、城市雕塑工程、基建工程等等，都蕴含大量的信息，是一种供人们研究、利用的信息资源。对于园林管理部门，可把园林档案划分为七个分类：城市公园工程、城市绿地苗圃、城市名木古树、历年风景园林、历年动物保护、城市雕塑、园林科技档案。园林档案是园林技术储备的一种形式和技术交流的重要手段。

2.1 专业性。城市园林档案专业性的表现，除在园林管理业务工作中所应遵循、适用的规范是国家有关园林绿化政策这一特定性外，在城市园林建设中要根据园林的生长特点，选择地点进行规划、设计、布局、种植、养护管理。因而，其在各项城市园林工作中所形成的档案与其它档案相比，具有较强的专业性。

2.2 分散性。城市园林的好坏，标志着一个城市的精神面貌。由于园林建筑、古树名木等年代的久远，载体的多样性，使得一些档案往往分散在文物、博物、园林、科研史志及院校各单位。这就决定其分散性。

2.3 载体形式的多样性。城市园林档案既有一般档案的共性，但又存在着差异，其载体有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案；有锦旗、奖章、奖杯等实物；有志书、实物遗存、图片等，经收集整理或加工成文献资料后，也可作为档案保存。

3 园林档案管理中存在的问题

3.1 档案管理机制尚不健全。园林档案管理机制不健全，主要体现在四个方面：一是档案收集机制不健全。什么规模的园林必须入档，建档时需要哪些材料，通过怎样的渠道收集材料，都缺乏相关的机制来保障运作。二是平时的管理机制不健全，档案中材料的更新跟不上实际建设的步伐，对于一些改建扩建的园林，不能做到档案的即时更新。三是监督机制不健全，在园林档案管理中，监督严重缺位，使得有些園林档案管理形同虚设，管理人员长时间离岗，安全隐患严重。四是资金投入机制不健全。由于缺少资金投入，一些硬件设施难以满足实际需求，比如因没有足够场地，致使档案乱堆乱放，不但查阅不便。

3.2 档案管理信息化程度低。园林档案信息化不但能提高园林档案管理的质量，而且更能发挥出园林档案的价值。园林档案是市政建设规划者，决策者和施工者重要参考，档案管理信息化之后，能让市政建设规划者和决策者查阅到相关的资料信息，帮助他们使得规划和决策更合理科学和更具可持续发展性。然则，目前的档案管理信息化程度还比较低，园林档案依然停留在纸质档案上，园林档案管理部门没有建立相关的网页，没有开通相关的网上查阅渠道。

3.3 管理人员素质有待提高。园林档案管理需要具备相关的专业知识，才能对档案科学合理的归类和管理同时需要专人来负责平日里档案的管理，材料的更新以及相关数据入网。而在实际中，园林档案管理人员多是不具备专业知识的人员或是兼职。与此同时，他们对园林档案缺乏正确的认识，在管理中无所作为。

4 解决园林档案管理中问题的措施

4.1 建立健全相关机制。一是完善园林档案收集机制。园林档案的收集要包涵园林建设工程的整个规程，开工前的设计资料，工程中的施工资料，竣工后的验收资料，以及投入使用的相关资料都应存档，做到全过程资料收集；园林档案的收集要包涵所有相关者的资料。二是完善园林档案投入机制。建立经费投入机制，在地方财政预算中设立园林档案经费项目，专款专用，防止因经费短缺或投入断裂造成园林档案收集无法进行，造成园林档案流失。三是完善日常管理机制，定期检查档案存放处所的环境，防止纸质档案发霉变质，防止电子档案丢失或遭到破坏。四是完善监督机制，确保园林档案管理人员在岗，通过年度检查，监督园林档案规范整理，合理存放。

4.2 加快信息化建设步伐。加快园林档案信息化硬件设备建设，配备足够数量的电脑，配备专职的信息管理人员。加快园林档案网络建设，在政府网站开设园林档案专页，建立有效的网页查询链接。加快纸质档案数据入网步伐，在档案收集时既要收集纸质档案，也要收集相应的电子档案，特别要注意收集由专业人员利用专业软件绘制的图纸。加快原有园林档案的数据录入，做到电子档案和纸质档案相对等。

4.3 建设高水平的管理队伍。建设高水平的园林档案管理队伍，可以采取以下几点措施：一是提高园林档案管理人员入职的门槛，在录用园林档案管理人员时有必要对其专业进行限制，招收一批与档案管理专业有关的具备专业素质的人员，充实到档案管理的队伍中来。二是加大园林档案管理人员的培训力度，对于已有的园林档案管理人员进行培训，经培训后考核合格者才能继续从事档案管理工作。三是加强考核力度，制定有针对性的考核办法，通过常规考核和突击考核的办法，提高园林档案管理队伍的纪律性。四是通过评选先进的方式，调动园林档案管理人员的积极性，从而创新园林档案管理的办法，优化园林档案管理的工作流程，提高园林档案管理的质量。