网络时代电子档案管理与利用存在的问题及对策

刘丽春

摘 要：网络技术在时代的发展运作中的不断渗透与深入，让行业的发展过程应用网络技术的机会越来越多。在档案行业的运行发展过程中，电子档案正在逐渐替代纸质档案载体，成为社会运作中的主要应用模式。电子档案在整个应用替代的过程中也存在较多的问题，本文将就网络时代背景下的电子档案管理与利用存在的问题与对策进行整理，仅供参考与借鉴。

关键词：网络信息时代；电子档案；管理利用问题；解决对策

网络处理技术支持下的电子档案管理工作在实际应用过程中还存在较多的问题，主要表现在使用储存、调取安全、服务提供等方面。所以企业想要竞争激烈市场中占据更多份额，档案管理的新技术应用上还有很长的路要走，在问题解决中应对企业自身运作的基本模式进行一个清晰的了解，然后制定出有针对性的解决对策，让电子档案的价值与优势可以被开发的更加全面。

1 网络时代电子档案管理与利用存在的问题

1.1 电子档案的应用与储存过程中的可读性问题

电子档案与以往的纸质载体的档案形式上有着本质上的区别，一个是实物，一个则是依靠电子技术的数字模式，不具备实物的特点。所以电子档案在实际转载与储存过程中比较受到外在因素的影响，进而出现问题。纸质档案在实际应用与储存过程中只需要将储存环境与过程中进行物理措施的防护就好。但是电子档案的则会因为软硬件上各种因素出现问题，一旦出现任何状况，都会对档案信息的完整性与精确性产生影响，同时在电子档案管理与应用的过程中出现的信息丢失与损坏基本都是不可逆的，很难通过后期的技术补救将丢失的信息寻回。同时，电子信息与设备的更新速度较快，不同版本的系统在对信息上传与识别环节很容易出现问题，导致信息的可读性低或是不可读。新升级过的系统在对旧系统的衔接与数据交换过程中经常出现一些新问题，导致计算机系统的运转与电子文档的编码形式之间的冲突越来越明显。

1.2 网络时代电子档案的实体与逻辑归档管理问题

电子档案的编写与传递环节全部完成以后，通过数字通信网络、U盘等存储、传输工具进行管理的模式就叫做实体归档。归档的另一种模式是逻辑归档，主要的技术措施是电子档案的存放地址和反应档案实体的管理元数据传输给档案管理系统且不改变档案实体的存储方式和位置，同时转移管理权限的归档方式，档案和档案管理者之间的距离可以随意控制，秩序操作计算机硬件就可进行归档管理。归档中电子档案的安全问题是档案管理中的重难点。

1.3 是网络时代下的电子档案管理专员的紧缺问题

电子档案文件的编辑、修改、归档、管理等步骤等环节的建立需要得到专门的档案管理技术以及人员作为处理运作的支撑，所以工作人员的基础素质非常重要，除了拥有扎实的专业基础以外，还要具备计算机技术操作能力。就目前的电子档案管理工作水平来看，很多档案部门的岗位工作人员并不是一个岗位全部承担，而是由专业的计算机技术人才与档案管理人员两个部分组成，这种工作模式对于小企业来说就是资源上的变相浪费，不仅需要承担两个职位的资金支出，工作效率也会被拉低。所以可以熟练应用计算机技术的综合性档案管理人才是当前制约电子档案应用发展过程中的一个重要阻力因素。

1.4 是网络时代下的电子档案的安全问题

电子档案的信息读写都是由计算机进行控制的，新的系统得到开发以后，计算机的软件与硬件设施之间的指令配合需要一致，一旦系统中某个环节得到更新以后，其他的配套设施没能及时更新，就会出现不兼容的情况，这会影响到档案信息额的传输与调取，对电子档案的使用安全产生了巨大的威胁。

2 网络时代电子档案管理与利用问题的解决对策

2.1 网络时代档案利用标准的规范

无论是纸质档案还是电子档案都是宝贵的财富.只有建立健全专门的档案开发利用制度与管理制度，才能使档案信息的价值得到发挥，只有在制度和规范的约束下，档案工作才能有条不紊地展开，才能使档案工作正常进行.首先要树立正确的意識，认识到档案管理制度的重要地位，责任到人、到位.其次是为了提升全员的档案规范使用意识，保证档案使用的规范与安全，必须对档案管理的各方面形成制度化，各部门严格按照制度执行.最后是为使档案的编纂、存储、传递、利用与管理合理开展。

2.2 网络时代专业电子档案人才的培养

能够承担档案网络化管理的复合型人才应具有如下特征：一是掌握现代化信息技术，运用计算机以及网络化设备进行档案信息的采集、加工、使用、维护和管理，并能熟练地对电子文件和电子档案进行鉴定、保存、编目或提供利用…。二是具有较高的外语水平，掌握并熟练运用一门外语，以应对国际间日益频繁的交流合作，应对电子商务对档案信息的需求。

2.3 网络时代电子档案利用基础设施的优化

电子档案基础设施的建设必须涵盖档案业务中的收集整理、档案日常管理和信息开发利用的工作.这部分电子档案基础设施的设计需要操作方便、简单实用。让兼职档案员、档案员及普通用户可以通过这些功能进行各项档案业务工作。电子档案的业务管理能提供一套系统的定制功能，主要包括建立库结构、数据结构定义、功能模块配置、权限定义等，这些功能主要针对项目施行员工或对本单位档案业务熟练的业务管理员进行利用。

2.4 网络时代电子文档信息安全体系的建立

信息安全上的维护也是电子档案中管理中较为重要的一个环节，整个流程下来包括电子档案的编纂、存储、传递等环节，每一个步骤在执行中都可能受到安全问题的威胁，所以建立出一个安全管理系统让电子档案得到全面性的保护是管理工作人员的基本职责之一。此时，对档案编写与管理人员进行专门的培训与控制。电子档案归根结底是由档案人员编写而成，由人为控制电子档案的编写、存储、处理、传递等，严格的审查制度的建立是保证电子档案原始性的关键措施，只有这样才能保证电子档案的原创性和安全性。

3结束语

通过以上的文章内容论述，可以得出的结论是电子档案的利用与管理工作在实际落实的过程中还存在较多的问题，这些问题如果不能得到妥善的解决，就会影响电子档案技术的优势发挥。故在实际应用的过程中管理工作人员应积极提升自身的专业素养，多多积累电子信息技术的学习应用机会，努力让自己成为一名综合型的人才，可以在最短时间段内将遇见的问题进行最为妥善的处理，保障电子档案信息在收集、传输、整理、储存过程中的信息安全与完整性。

参考文献

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