人事档案的收集与管理分析

易艳红

摘 要：人事档案体系的有效构建能够确保现有事业单位内部具备人才素质统筹的优势，同时更能够基于档案材料确定人才自身特性和思想环境，为整体人才职能体系构建埋下了扎实基础同时，能够赋予人事管理部门良好的参照，以便培育和协调环境具备渗透优势，并通过构架完善的人才体系巩固事业单位职能条件。本文基于人事档案的收集与管理工作展开分析，确定现有问题和有效的解决措施同时，期望为后续人事档案体系构建提供良好参照。

关键词：人事档案；收集管理；优化分析

1 人事档案收集管理工作现状

人事档案收集管理工作是基于现有城市单位功能体系建设需求提供的档案数据供应与存储体系，在实际职能落实过程中，应当确保收集和管理的档案条件具备真实参照的条件，同时更具备长时间存储和档案传输的特性，这样才能够在人事部门功能落实方面具备有效的档案参考，并基于档案数据提供更加高质量的服务条件，确保整体单位内部环境构筑稳定性同时，为整体档案管理水平能够具备可持续化提供协调优势。但基于现有单位人事部门档案方面的特性，在相关材料收集和管理过程中仍旧存在的一系列问题，只有确保采取有效的解决措施进行渗透，这样才能够促进人事档案收集与管理工作落实完全。

1.1 人事档案意识淡薄

在展开人事档案收集工作过程中，人事单位应当明确自身职能的重要性，确保将相应档案数据信息有效获取同时，展开有效的审核条件确定真实性，之后才能够确保整体档案功能体系构建完善，并能够为后续事业单位发展提供良性参照条件。但实际收集工作开展过程中，基于职工自身思想认知方面的缺乏，导致实际档案收集工作难以真正有效落实，不但造成了职工个人信息泄露的误解，更影响了人事档案构建的积极性。其次，管理者针对档案体系构建认知不足，同样影响了人事档案收集工作落实进度，造成员工档案个人存放且无处保管的情况出现，更容易造成后续人事部门在人才功能体系构建方面的审核偏差，导致实际事业单位内部在职能体系构建过程中丧失可持续化延伸的条件。

1.2 档案材料内容缺失

档案材料体系的构建是为了完善人事部门落实人才培养提供的素材参照标准。在实际档案材料收集过程中，由于人事档案自身收集要求差异性和管理疏漏经常会导致档案材料内容出现缺失的情况，不但影响了人才体系构建的积极性，同时更为后续职能交替埋下隐患，针对人才素质的认知也易造成误差。其次，档案材料内容缺失情况会导致职工自身发展受到约束，不但影响了素质构建培养的有效落实，更促使职工持续化对档案管理工作产生误会，造成档案材料体系构建持续性难以补足。

1.3 档案整理缺乏完善规范

档案材料整理应当确保信息条件数据具备稳定的保存条件同时，更能够在档案提取过程中提供具备效率的系统条件，以确保整体工作流程完善同时，更确保了事业单位内部体系数据沟通完善，为档案材料体系的构建提供稳定的延伸优势。但现有事业单位环境中多存在档案管理人员队伍职能波动和素质业务不满足需求的情况，不但影响了整体档案管理和应用水平，更在此基础上易造成单位内部职能损失。其中，针对档案管理规范方面，应当针对材料条件进行统一规划，确定具备整齐划一和分批管理整合的条件，这样才能够确保职能落实完善，然而在实际档案管理规范方面的非正规梳理环境中，档案遗失和损坏的情况已经频繁可见，在后续人事部门职能落实过程中，已经埋下难以统筹的隐患。

2 人事档案收集和管理工作优化措施

2.1 通过宣传加强职工档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。

2.2 加强档案收集和管理质量

为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落實到位。如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人；同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。

2.3 提升档案管理工作水准

材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，通过软件进行信息录入并打印档案目录；最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。

档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。

3 结束语

人事档案收集与管理工作环境的有效构建，能够确保人事及相关部门具备有效的人才审核条件，依据其中数据信息展开有效的人才培养同时，更能够依据档案内容确定职工自身素质成长优势，以便后续干部服务体系构建完善。故而，在落实人事档案收集和管理工作过程中，应当针对档案制度和管理人员的素质进行着重分析，确定工作自身具备先进性后，才能够将有效的档案管理工作落实于后续单位环境构建，并为可持续发展埋下基础。

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