信息时代档案管理工作面临的问题及对策

张新蕊

摘 要：档案管理工作得到现代信息技术的协助，工作效率不仅得到提升，也让工作人员从大量的事务处理中得以解脱，数字化光纤以及微缩复制技术的优势得以最大限度的发挥，但是这项技术的优势多，中间潜藏的问题也有很多，新时期的档案管理工作如何在实际工作中趋利避害的发挥价值是本文的重点探讨的问题。

关键词：信息时代；档案管理工作；问题；对策

档案工作随着信息时代的到来水平要求越来越高，同时人们对这项工作上的应用也深刻受到信息技术的影响，如果档案管理工作没能得到信息技术的协助，不仅仅会影响工作人员的效率，甚至会阻碍人们正常工作与生活的开展。故，工作人员想要做好档案管理工作就必须依据时代的发展，加快资源发展的网络化与数字化建设，积极应对电子文件的挑战，为经济建设提供更为优质的服务。

1 信息时代下档案管理工作中可能潜藏的问题

1.1 信息技术应用不够完善，管理系统应用不够统一

随着时代的发展与社会进步，很多单位已经开始普遍利用计算机的管理档案工作。个别单位也开始进一步使用微缩复制存储技术，并在互联网上开始建立网页扩展网络服务。但是其中较为值得关注的一个问题是每个企业在计算机技术上的应用程度存在較大差异，很多企业或是单位只是利用网络信息技术对档案工作上的简单操作进行整理，甚至有些单位还是沿用传统的档案管理方法，并没有从原有管理模式转变过来，而这些信息设备也只是“摆设”。还有些单位部门在信息技术的应用上各自为政，不能进行良好的沟通。其中潜藏的原因是不同的数据库管理系统在建设上没有制定出统一的管理系统，所以管理人员在对上级落实的指令进行处理时，依然使用传统的手工录入方法。

1.2 电子档案法律效力方面的收集与管理、利用问题

电子档案是由电子文件的转化得到的，电子档案是指“存入到计算机中，以电子数据编码的一种形式得以储存并处理的档案形式”这种技术的普及与推广是办公自动化的主要标志。目前我国各个单位或多或少都会涉及电子档案方面的应用，但是这项技术在实际应用过程中存在较多问题，如工作人员没有将物质基础上的硬件设施准备的更为完善，还有很多档案部门将源文件进行转存处理，以备长时间的应用。电子文件在实际储存与应用过程中很容易受到相关因素的影响，一旦没有得到良好的护理就会出现信息丢失的问题，这些电子文件身上携带的易修改、易复制、易删除等特点既是优势也是劣势，导致档案文件的原始性、唯一性、可靠性等特点易发生动摇，所以在对这些电子档案进行应用时，数据的可参考价值经常出现问题。

1.3 立卷制度改革的问题

我国沿用几十年的立卷制度，由于信息技术的发展受到冲击，变“案卷级管理”为“文件级管理”，文件不裁不订等方法也都是为了适应计算机管理要求的。原有的立卷制度严重制约了现代档案工作的发展，由于没有一个统一的规定，在这个探索时期，各单位各行其职，给档案的保管、统计、整理带来了混乱。

2 针对问题所在可以采用的解决方法

2.1 增加资金投入，让档案管理工作的现代与规范化得以实现

随着时代的进步，社会运作的速度越来越快，档案工作已经不能仅仅停留在原始的、效率低的手写笔录的状态，而且档案管理工作在种类涉及上的范围比较广，除了电子形式的档案信息还包括印象制品、光盘、软件等，怎样让这些资料得到妥善的管理是工作人员应重点关注的问题，有关部门还应利用更多的处理方式对这些资料进行管理，可以使用一个较为实际的通用数据管理软件，将混乱的数据进行集中分类与管理，让其实现科学化与标准化的管理。此时档案管理工作人员的负担可以减轻很多，只要在实际工作中将准确的数据录入该通用数据库即可。然后对数据库进行及时的数据更新与维护，让上级主管部门的数据上报工作的准确性得到保障。

2.2 实现档案管理思想的现代化

管理思想现代化，既指档案的基本理论思想的先进科学性，又指档案利用指导思想的先进科学性。在信息时代的今天，许多传统观念必须改变，档案工作作为一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学的精神办事，才能使档案工作向现代化管理方向发展。

其一，档案管理人员应更新观念。档案管理是一门高度综合的社会科学，具有自身的理论和发展规律，从事档案管理的人员应正确认识档案管理工作在当今高效机构改革中的重要地位和所能发挥的巨大作用。在职能上要从管理型向服务型转变，从服务观点出发，以服务促管理.以管理完善服务。

其二，树立质量意识和创新意识。档案管理人员在操作过程中应遵循档案形成的规律及其理论，对档案形成的全过程严加控制，自始至终抓好每个环节，实行不问断的质量管理，把档案的差错消灭在操作过程中。档案管理工作要适应当前科技发展和档案管理现代化的要求，就要在管理方法和手段上不断创新。

2.3 重视业务素质，积极培训工作人员掌握基本技能

计算机技术、网络技术在档案工作的应用，要求档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且更要努力学习和熟练掌握档案管理现代技术。如：计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能。不仅要有档案管理的意识，而且更要具备开发档案信息资源，使档案转化为社会物质和精神财富，服务于现代化建设的能力。档案工作者不仅要有热爱档案管理工作的事业心，而且更要有坚定正确的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。因此，提高档案管理工作人员的素质，实现档案管理工作的计算机化、数据化和网络化，这就要求加快掌握现代信息技术人才的培养。

不仅要求从业者要有档案专业知识，而且要求在档案现代信息加工、处理技术方面有较高的造诣，这就要求档案工作者要努力优化知识结构，要具备全新科技文化知识和合理的知识结构，能系统地掌握现代化管理知识和档案专业知识。档案部门要高度重视档案人才的培养，提高档案工作者的专业技术能力和思想政治素质。同时制定和完善网络规范和法规，对网上不法行为及不道德行为实行更有效的监督，以适应信息时代对档案管理工作的新要求。

3 结束语

通过以上对信息时代下档案管理工作面临的问题以及对策提出，可以从中了解到的是信息时代的到来既给工作人员带来很多方便，但是这种技术在应用过程中也会受到限制。档案管理工作人员需要做的就是及时更新自身掌握的专业技术，让工作效率得到保障的同时，也让档案信息安全得到专业性保障。

参考文献

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