计算机技术在档案管理工作中的实践应用

薛红艳

摘 要：当前是互联网信息时代，各个行业都实现了信息化的发展和建设，计算机技术也应用在了档案管理工作中，在传统档案管理模式的基础上进行了转变，提高档案管理工作的效率，实现了档案管理工作的信息化建设，推动了档案管理工作的进一步发展。计算机技术在档案管理工作的应用中还存在着一些问题，无法体现出计算机技术的真正作用，进而，本文对计算机技术应用中的问题进行了分析，并对提出了相关对策。

关键词：计算机技术；档案管理；实践应用

引言：我国开始进入信息化时代，信息化时代为实现现代化的档案管理创造了条件，计算机和档案管理共组中的应用，不仅可以提高工作效率，还能提高信息化的发展，对开展档案管理工作具有非常重要的意义。信息技术在促进档案管理发展时，也对档案管理产生了一定的阻碍问题，这时就要针对信息技术在档案管理中的问题提出相应的解决措施，提高档案管理工作质量。

一、档案管理中计算机技术应用的重要性

我国是人口大国，而且人口流动性较大，也增加了档案管理工在的复杂性，传统的档案管理工作的工作效率和及时性较差，难以满足现代社会发展的需要，计算机技术的发展给档案管理带来了方便，解决了档案管理难的问题，并且凭借着自身可以容纳海量数据及强大的筛选、分类等的功能，成功的为档案管理工作者提高了工作效率，而且也提升了档案管理效率。

在目前的档案管理工作中，越来越多的单位加大了对档案管理工作的重视力度，同时也提高了对相关工作的要求，相关工作人员需要提高自身的工作素养，也需要学习和掌握现代化的科学技术，并将其应用到档案管理工作中，合理应用计算机技术可以的保证档案信息资料的准确性，并且可以在短时间内完成工作任务，提高工作效率。想要实现档案管理工作的现代化建设，不光要融入先进科学技术，还需要进行现代化的设备。档案信息资料的安全性和有效性是档案管理工作必须有所保证的，这对档案信息资料的应用和各单位的人力资源管理有着直接的影响。利用计算机信息技术可以在一定程度上满足这个要求，可以对档案进行信息化管理，提高了档案工作的整体管理水平，保证了档案管理工作中各个环节的规范性，并且对档案信息进行高效管理和分类，为以后档案信息的查阅提供了方便，同时在单位的网络平台中，可以实现档案信息的资源共享。

二、计算机技术在档案管理应用中存在的不足

1、电子档案保存

计算机技术在电子档案管理中的应用档案的存储也出现了一定的问题。在存储的过程中，电子档案管理程序可以满足文字处理存储，对着计算机系统的优化更新，文档资料可以存放在不同的数据库和存储盘中，在确保文档安全性的同时也提高了文档读取和长期保存的难度。

2、缺乏统一的档案管理标准

在日常生活中，做什么都要有一个标准，“无规矩不成方圆”。现在很多的部门档案管理内容不断细化，在管理制度和管理方式方面都是大同小异，如果说管理标准不能实现统一也是必然的。而且，很多单位之间或是部门之间的沟通也是比较缺少的，这样也给实现管理标准的统一增加了难度。

3、档案管理信息化程度不高

很多单位和部门都建立了信息化档案管理模式，利用计算机技术进行现代化档案管理，但很多的档案馆还是热衷于传统的手工管理模式，计算机就成了管理的辅助工具。档案管理工作的工作仍然采用纸质资料，没有建立现代化的数据库下的信息化档案管理，计算机信息化的优势就不能够体现，阻碍了档案管理的现代化和信息化发展，影响了档案管理工作的效率和管理质量。

4、档案管理安全问题

计算机技术在档案管理中的应用，虽然提高了档案管理的工作效率和工作质量，但同时也增加了档案信息安全问题管理的难度，安全性和可靠性问题成为人们所关注的。现在很多的网络都受到黑客、计算机病毒、保密信息泄露等的威胁，使人们的信息不在安全。随着计算机网络用户的剧增，网络的危险性也在倍增。网络的不安全性和不稳定性也给档案管理工作产生了很大的影响。

三、优化计算机档案管理工作可采取的几点措施

1、完善档案管理制度

把计算机信息技术应用在档案管理工作中，可以改善传统管理模式中存在的问题。但是在实际应用过程中，还缺少完善的档案管理制度。相关单位需要根据实际的发展情况和档案管理部门的实际工作情况来进行管理制度的制定，让相关的工作人员在工作中可以按照管理制度去执行，在应用现代化科学技术的过程中，规范自己的操作行为，避免由人为原因对档案管理造成影响。计算机技术在应用的过程中会出现问题，工作人员需要根据实际情况来设置科学的解决方案，让计算机技术可以高效的应用在档案管理工作中。

2、实现信息化档案安全管理

保证档案信息资料的安全是档案管理工作中工作人员需要重视的问题。利用计算机技术进行档案管理过程中，由于網络平台中没有制定相关的管理制度，导致档案信息的隐私和安全受到威胁，这就需要管理人员在日常的管理工作中要提高电子档案信息的安全意识，对计算机进行防火墙设置。同时对档案信息进行分类，一级保密档案信息要进行绝对的保护，在尽可能的情况不要进行网络的连接，避免信息泄露。普通的档案信息可以在网络环境下进行操作，但是也需要采取相关的保护措施，为档案管理工作提供一个安全的网络环境，加强档案管理人员安全意识的培养。

3、提高档案管理人员素质

档案管理人员利用计算机系统进行档案管理，不仅要具备相应的计算机知识，还应具备信息化安全管理意识并了解科学的管理。现代化的管理水平，管理过程中的计算机信息库体现，以实现改革和档案管理。在实际工作中不断完善的计算机管理系统，并不断学习更方便的文件管理程序的先进的知识。

4、文档一体化管理

为了防止档案管理中存在文档分离问题，具体工作落实在单位的内部文件整合，避免进行重复的档案管理工作，应该针对现代化档案管理建设，对文件档案的管理内容进行总体规划，彻底改变了文档管理问题已被隔离，并逐步整合文件档案管理工作。与此同时，应结合计算机网络技术研究文档处理软件，利用现代化管理软件实现文档的综合管理，积极面对以文档管理的挑战存档载体的虚拟非传统的形式。

综上所述，结合计算机技术进行档案管理是现代信息化档案管理的需求，针对档案管理过程中总会产生一些新的问题，这时就需要工作者认真对待这些问题，并且及时的解除这些问题，这样才能使计算机技术在档案管理工作中得到良好的应用。

参考文献：

[1]朱雅各.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].教育科学：全文版：00042-00043.

[2]刘燕江.计算机网络技术在档案管理工作中的应用[J].信息与电脑：理论版，2013（4）：165-166.