企业办公用品信息化管理模式分析

曾婉婉 王玉凤 韦蕾

摘 要：在传统的企业办公用品管理中存在着许多问题，比如在总做用纸、笔的使用中存在着铺张浪费的情况，企业更是缺乏使用和领用标准。企业可以通过限额管理，完善登记手续、建立办公用品收入登记系统、创建办公用品信息管理系统，实现企业办公用品的系统化、信息化、科学化管理，减少办公用品的浪费情况，从而实现办公用品的利用率最大化。

关键词：企业办公用品；信息化管理模式；利用率

随着信息化管理的逐渐普遍应用，高效管理和降本增益成为各个领域的重点，节约资源、控制成本也成为企业办公用品管理的核心问题。原始的手工做账形式已经远远不能满足在信息化时代的快节奏、高效益生活，所以就需要开发出一项适合于办公用品信息化管理的系统，减少各个企业的额外支出，加强对办公用品各环节的严格把控，对于办公用品进行严格的统计分析，从而提高办公效率、减少支出，实现企业的高质量管理。

一、办公用品使用情况及管理现状分析

1.1办公用品使用存在浪费

在互联网越来越普遍的时代，无纸化办公仍然是不可替代的方式，在开会时仍然要使用人手一本的会议资料，大型会议资料更是需要有多手准备，而那些纸质资料使用之后通常不会重复利用，造成了纸张大面积的浪费。而浪费的纸张很可能只是一个字或者是符号的错误，就废弃了所有已经打印好的文件，再重新进行打印和装订。如此看来，积少成多，办公用品的使用产生了大面积的消耗。而那些企业的办公文件往往是单面使用，使办公资源利用不合理，造成了极大的铺张浪费。办公用品的领用制度不完善、日常管理不规范，产生了没有必要的损耗。在现在这个时代，签字笔的使用代替了钢笔和圆珠笔，本是为了节约资源而设计的签字笔却很少有人去替换。由于员工缺乏节约资源的意识，很多员工直接去领取签字笔，很少有人去领取笔芯。日积月累，使办公用品的浪费问题逐渐显露出来。由于办公用品的管理不规范，产生了费用支出不平衡的现象，增加了企业的管理支出成本，不仅浪费了资源还影响了企业的可持续性管理。

1.2办公用品管理不规范

通过调查企业办公用品的管理及使用情况，了解到员工对于办公用品的使用方式、日常管理以及对于办公用品的使用记录存在着许多问题。由于办公用品的管理制度不够规范让很多人钻了空子，造成了办公用品的使用浪费，也因为没有明确的收取记录使办公用品多了很多没有必要的开支。正是因为这种现象的产生企业才应该建立健全办公管理制度，实现办公用品的信息化、系统化和科学化管理，让员工有节约资源、减少浪费的意识，加强企业的信息管理制度，完善相关惩罚制度，让人们不再趁虚而入。

二、應对措施和建议

随着信息时代的不断发展，企业的信息化管理是必不可少的，通过加入信息化办公管理系统，增强规范系统，加强各个环节的监督系统，从而提高企业管理效率，改善管理制度，增进精益化管理，从而实现办公管理的科学性和实效性，相对减少职工的工作量，节省人力、财力和物力，产生相对的效益。以此来增加企业的高质量、高效益、高资源利用率，提高企业在市场中的地位，形成更加完善的制度体系。

2.1限额管理

通过对企业办公用品使用情况的分析，如果把每一个人的使用量进行定量化或者限制化，引入办公用品限额管理系统，对于那些企业使用频率高的办公用品，相关部门可以相对提高限制额度，相对的可以减少额度。这样做可以使每位员工从根本上认识到资源浪费的问题，从根源处改善问题，弥补办公用品管理上的不足之处。并且对于每个员工都有不同的权限，不同职位的员工可以领取不同的数量，真正做到物尽其用，拒绝浪费。在系统上的管理程序要更加严格和规范，杜绝多次领用和随意两用。由于数据信息的显示，将减少无效领用现象的发生。限额管理系统的出现将有效减少额外开支，提高企业管理效率，规范办公用品管理，真正的高效率企业。

2.2建立办公用品电子库存管理

传统的办公用品的使用没有明确的登录和取出记录，造成了办公用品额外的浪费。企业应建立办公用品的各个系统均有录入系统，生成数据报表，再产生支出后可以进行数据分析，容易发现问题和解决问题，改善办公用品的管理思路。建立电子库存管理可以很明确的看到办公用品的剩余量和使用情况，并且可以及时更新库存，及时补货，明确所需物品，始终保持最新数据。通过对办公用品的信息化管理能够加强对各个部门的监控，降低企业的管理费用，及时发现企业在办公中遇到的问题并及时解决，为管理提供有效的信息。

2.3建立合理的库存

通过对各部门办公用品使用情况的统计，除了为各部门提供日常办公所需的物品，减少其他不需要的物品，以最小的办公物品库存达到最佳的使用状态，避免办公物品的挤压和缺货情况，对库存情况进行合理有效的监控，及时为相关部门提供实时信息。对员工进行合理的供应，不要太多也不要太少，避免浪费的情况产生。并且对每个人的使用情况进行详细记录，避免重复拿取得现象产生，造成不合理库存数目现象的产生。

【结束语】总而言之，企业办公用品的管理是企业资产管理的重要组成部分，实现办公用品的规范化管理能够有效的实现企业管理效益的最大化。并且对办公用品的合理性管理，能够实现物品使用率的最大化，减少开支浪费，保护环境。利用信息化对企业办公用品进行管理可以节约资源，减少资源浪费，提高企业管理的透明度，所有员工共同进行监督和管理。从而使企业更加规范化、科学化和人性化，全面提高企业的管理水平。

参考文献：

[1]黄梯云.管理信息系统（第4版）[M].北京：高等教育出版社，2009.

[2]王崇志.办公用品管理系统应用研究[D].哈尔滨：哈尔滨工程大学，2008.

[3]乔建惠.办公用品管理系统的设计与开发[J].计算机辅助工程，2008.14（1）35-39

[4]李牧.东莞市方中集团有限公司办公用品管理系统的分析与设计[D].昆明：云南大学，2012.

作者简介：

曾婉婉（1990-），女，籍贯：湖北省孝感市，当前职务：计划员，当前职称：助理工程师，学历：本科，研究方向：行政管理。