探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

李宇欣承德护理职业学院



探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

李宇欣
承德护理职业学院

摘要：高校的档案涉及其整个学校的发展历史，详细的记录了学校在不同时期不同发展阶段面临的问题以及相应的解决方法，对于后人有着重要的借鉴和启迪作用，同时也是一个学校历史悠久，获得荣誉的象征。高校的档案同时记录着其每一个学生，教师的详细信息，工作内容，是对相应人员最真实的评价。档案管理的创新和数字化改革有利于其更有序的存放和更便捷的调取。

关键词：高校档案管理；创新；数字化

一、前言

随着科学技术的飞速发展，数字化的发展和普及在整个社会中占据了十分重要的地位，其一方面可以更有序的整理复杂繁琐的资料，且不易丢失。另一方面，数字化的普及为相应资料的查找和备份提供了便捷的方法，便利了人们的工作和生活。高校的档案资料涉及学校历史，教师档案和学生信息等诸多方面，因此内容复杂繁琐，数字化的普及对于有序的整理档案资料，高效的查阅和调取有十分重要的作用。

二、高校档案管理存在的问题

1.网络化水平低

对于现在高校的档案馆来说，存在的最大问题就是其网络化水平低，即相关学校或是相关单位进行某人员的档案调取，或是档案信息的查询时，往往需要繁琐的步骤，涉及到异地档案的调取时，往往不能通过网络操作直接进行验证和调取，而需要相关人员亲自到相关地区办理手续。这种档案馆自给自足，封闭式的管理方式不利于资源的共享和交流，浪费大量的人力物力，影响了我国档案馆整体标准化，自动化和网络化的发展进程。

2.数据库建设漏洞多

相应档案馆数字化的建设依赖于其强大完善的数据库，多数高校的档案馆已经在逐步进行数字化的建设，但是现在的情况是数据库建设的漏洞仍然较多。一方面，数据库中以往资料和最新资料的更新不及时，对于十分古老的档案资料多数数据库仍不能保证完整的进行录入，同时对于近期较新的档案资料，更新速度也令人堪忧，这将直接导致数据库的不完整，和相关检索结果的不可靠。另一方面，大多数高校的数据库建设并不完善，即数据库的建设的规模较小，多个数据库之间的并行使用也不完善，在实际的使用中，虽然也与Internet进行联网，但仍然无法达到实质上的资源共享，大大减少检索结果的可靠性。

3.经费预留较少

高校档案馆系统的建设，使用和保养需要大笔的经费，一方面对于软件支持需要配备相关技术人员进行维修和建设，已经随着新技术的开发和使用，系统也要及时更新。另一方面，硬件的购买和保养也十分重要，好的软件条件需要相应的硬件进行支持，定期维修和相应先进设备的购买都十分必要。综上，现行的档案馆往往面临经费预留较少，进而导致其不能更好的建设的问题。

三、高校档案管理创新及数字化实现的方案

加快实现高校档案管理的创新和数字化方案，对于促进多个档案馆之间的互相交流，档案资料的快速准确调取，减少相关管理人员的工作量，相关资料的有序，长期存储等都有十分重要的作用。本章节将针对高校档案管理创新及数字化实现的方案进行详细讨论。

1.提高工作人员的专业素养

高校档案管理数字化的建设中，需要使用到较为先进的信息技术和管理理念及方法，因此相关工作人员的技术水平，专业素养能否达到要求十分重要。高校档案管理数字化的建设中，先行的一步就是要通过相关的专业知识培训，专业技术教学，以及相应专业人才的引进，加强工作人员的专业素养，使其具备管理，运行，维护一个档案馆的基本能力。同时，相应人员应具有现代化的思维模式和现代化的管理理念，追求新的技术的开发和应用，在现有档案馆数字化的建设基础上，可以进行更新和进一步发展。

2.保证高校档案管理的安全

高校的档案资料涉及学校的发展历史，学校的基本资料，相应的科研数据及成果，以及相应工作人员和学生的个人信息，因此保证其档案的安全性十分重要。传统的档案馆管理模式虽然过于闭塞和局限，不利于互相交流，但是交流减少对于保证其信息的安全性也起到一定作用，因此在管理模式的创新和数字化的改革进行阶段，应把保证高效档案的安全放在首位，一切的发展都应以安全作为前提。一方面，通过相应的信息处理和技术手段加强信息调取的难度，注意调取档案者的身份验证和管理，通过技术支持提高档案管理和交流的安全性。另一方面，提高相关管理人员的职业素养，在进行档案调取时做到管理严格，工作认真，尽量不产生相应漏洞，谨防信息丢失等问题的发生。

3.档案馆数据库建设和软件开发

对于档案馆的数字化管理中，数据库的建设和相关软件的开发十分重要。高校可以通过聘请相关专业人员的方式，成立相应的工作部门或小组，进行档案馆数据库的建设和完善，保证数据的全面和更新的技术，同时可以进行相关软件的开发，以简化使用方法和管理难度。

四、结束语

高校档案馆涉及的资料众多，一方面在时间上跨度较大，另一方面资料的重要性较高，因此保证其档案资料的安全保存，准确高效率的调取成为高校档案馆建设的重要部分，档案馆数字化的建设可以在一定程度上完善其管理体制，通过相关人员的专业素养的培养，安全系统的保障，以及相关数据库的建设和软件开发，实现其档案馆管理的数字化，提高工作效率和准确性。

参考文献：

[1]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题.大观周刊，2012（2）：115-115；

[2]高晓晶.数字化时代高校档案管理创新方法探讨.华章，2013（24）；

[3]崔洁.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题.商情，2013（31）：23-24；

[4]王立勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题.赤峰学院学报：自然科学版，2014（3）：164-165.

作者简介：李宇欣（1981-），女，河北丰宁人，承德护理职业学院，科员，本科，档案管理。