浅谈电子政务系统中的档案管理：安全保障

杜玉杰

摘 要： 电子档案管理系统在电子政务系统中发挥着起承转合的重要作用。基于此，本文先是阐述了电子政务系统保管阶段中建立档案的平整真实可靠性以及完善档案长期可读这两种安全保障策略，然后分析了电子政务系统利用阶段充分利用档案副本、三权分立保障安全以及全程记录维护数据这三种安全保障策略。目的是为了增强电子政务系统中档案管理的安全性。

关键词： 电子政务；档案管理；安全保障

前言：电子政务系统中的电子档案管理系统具有双重定位，它不仅要维护好归档文件的初始性，还要保证所移交电子档案的可读性，这两种定位说明了电子档案管理系统具有更高的安全需求。因此，对于电子政务系统中电子档案管理系统安全保障的研究是很有必要的。

一、电子政务系统保管阶段的安全保障

（一）建立档案的平整真实可靠性

目前我国电子档案管理系统中档案真实可靠性的保障策略主要有以下三种：

第一，数字签名及时间戳技术，该技术在信息安全保障过程中有很广泛的应用，主要是为电子档案的内容及来源提供真实性的保障措施，以此来保证电子档案内容的完好无损，确保电子档案没有经过篡改和伪造。数字签名及时间戳技术主要用于认定电子档案的真实性，不能防护电子档案的受损或失真。

第二，构建完善的电子档案元数据管理制度，通常来说，元数据的完善记录可以规范档案管理的过程。电子档案元数据的管理制度主要有以下两个方面的内容：首先是分类管理，要按照电子档案元数据的采集过程和元数据是否可变进行分类，将元数据分为静态元数据或者动态元数据；然后是元数据的封装，电子档案元数据可以根据电子档案的生命周期来进行多次封装，也可以选择只封装和电子档案真实性相关的元数据。

第三，建立复合型的电子档案身份标识，该策略的基本原理是引用特定的语义算法，选择几个电子档案有效元数据集中的元数据进行相关的计算，然后生成一定的电子档案凭证性编码，最后和相应的有效元数据集、数字签名以及来源单位一起组成电子档案凭证，以此来验证电子档案的身份。

（二）完善档案长期可读

目前我国电子档案管理系统中完善档案长期可读的保障策略主要有以下两种：首先是格式管理，格式管理是一种电子档案实体数据的基础性保障对策，通过标准化和可持续地管理电子档案，可以有效避免电子档案因为保管环境的变化而出现受损现象，以至于电子档案无法读取和理解；然后是数字迁移，数字迁移主要是指在一定的情况下，电子档案从一种软硬件环境转移到另一种软硬件环境中的过程。封装包的数字迁移可以保证电子档案更加稳定地面对长期保存中的环境变化。经过大量的研究表明，数字迁移是我国目前保护电子档案长期可读的最优方法。

二、电子政务系统利用阶段的安全保障

（一）充分利用档案副本

对于档案管理而言，如果使用纸质管理方式需要确立相对完整的档案副本，存在较大的难度，因此需要建立一个与档案室规模相当的库房，但需要大量的时间、精力完成建设、复制，并且要投入大量的资金。使用电子政务系统以后，很容易便可建立一套完整的电子档案副本，减少人力、物力、财力的支出时，并且提高档案管理的安全性。

建立電子档案副本时，主要有两种方式：（1）在保存档案时，系统自动采集档案信息，形成电子档案信息。使用这样的方式可以在系统中建立相对独立的数据库，当档案移交给管理部门以后，其副本依然保存在系统中，能够满足日常查询的需求。（2）查询档案人员在发出请求时，系统以此为依据生成档案副本，但查询人员访问结束以后，副本会被系统自动清除，大大节省系统的存储空间。

（二）三权分立保障安全

依据电子政务档案安全管理人员的实际职能，需要划分相关人员的职能：

（1）系统管理员：主要设置用户进入的权限，根据档案管理单位的实际情况，设定访问人员的权限，不同的用户使用不同的账号。

（2）安全管理员：授权访问人员的操作，并对访问数据进行备份。

（3）安全审计员：一方面，审计、跟踪系统管理员、安全管理员的操作，保障二者的行为符合相关规定；另一方面，识别活动的信息，并对其进行储存，若发现非法入侵者，便不会授权访问活动。

（三）全程记录维护数据

一方面，生成电子档案副本时，需要保存档案主体、副本的重点信息，主要包括责任人、复制日期、拷贝关系等；另一方面，在利用、管理副本的过程中，要将管理过程、数据等结合在一起，共享电子政务档案的系统。换言之，管理部门需要结合档案副本，积累各部门的管理信息，并进行妥善保管。另外，电子档案副本的元数据需要与管理日志相同，并且同样进行妥善保管。在移交档案时，需要将日志元数据、电子档案进行关联装包，为档案馆提供准确的参考依据。

结语：综上所述，通过电子政务开展档案管理工作，能够有效的提高管理的安全性，但需要相关部门采取恰当的措施。以此为基础，管理人员可以在档案的保管阶段、利用阶段实施具体的管理措施，能够有效的验证访问人员的身份，提高档案管理的安全性，同时还能够降低档案管理的成本。所以，可以将电子政务管理方式应用在档案管理中。

参考文献

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[2] 米静.电子政务系统中档案管理的问题与思考[J].中国管理信息化，2016，1918：191.[2017-08-08].