浅析科研院所科研经费“报账难”问题及其规范化管理的措施

赵 冰

（中国科学院上海光学精密机械研究所，上海 201899）

0 前言

科研经费的产生，本质上就是为了发展科学技术事业。在国家不断加大对科研投入的力度和深化财政改革的情况下，科研院所也不断推动科研经费管理制度的改革和创新，使得科研资金使用效率提高问题受到了社会各界的广泛关注。同时，在科研人员实际开展工作的过程中，经费报账难问题也给其带来了很大的不便。从科研经费报账难问题的存在不难看出，当下科研经费的管理做得还不够规范。为了解决这些问题，科研院所在经费报账和规范化管理方面进行了一系列探索，以求促进科研院所科研工作正常开展，并且顺利完成国家的科研任务。

1 科研院所科研经费“报账难”问题的表现

随着社会对科学技术需求程度和对科技要求的提升，科研人员的创新活力需要进一步激发。为了给科研人员尽可能打造一个良好的政策环境，国家针对科研经费开展了一系列的“放管服”改革。同时，为了保证科研资金“放管服”改革政策能够有效落地，国家开展了多次专项督查和调研工作，保证科研单位及其主管部门能够在科研资金管理政策的影响下做到“接得住、管得好”。科研经费报账难的问题主要表现在以下几个方面。

1.1 科研经费报账的流程重复性高和报账时间较长

科研经费报账是指在相关的科研经济业务发生之后，根据科研活动产生的真实和合法的原始凭证，按照相关的报账流程办理报账审批手续，并且到相关的财务部门办理报账核销。一般情况下，科研经费的报账需要经过多个步骤，在这个过程中涉及很多科研项目组或者相关职能管理部门，待审核完成后报销人员才能够获得报销的金额。假如在科研院所的科研经费报账流程中出现了审核未通过或者某个流程被遗漏的情况，就需要从第一步开始重新办理，这一流程甚至需要数周的时间去完成。对科研经费的报账过程来说，流程的重复性高，报账时间相当长，并且科研人员等待还具有一定的不安性，通常他们都是早早地提交单据，报账金额却迟迟不到位。这种方式不仅耽误了科研项目的进展，还使得报账难的现象变得越来越严重。

1.2 报账审批环节烦琐，缺乏相应的报账预算机制

通常情况下，科研院所的报账签字审批环节基本上需要找具有审批权限的各级负责人签字，科研经费报账的审批流程具体如图1所示。根据流程图可以看出，科研经费报账审批金额较大的至少需要4 个负责人或者领导进行审批，而具有签字权限的人员可能会由于各种原因，很难一次性完成所有的签字，这使得科研报账人员在整个签字过程中浪费了大量的时间和精力，还让科研人员对报账产生了一定的排斥心理。有时候还会因为签字或者票据缺乏一定的合理性，报账人员要重新填写单据再次进行签字，这样一来不仅容易激化各种矛盾，还会加剧报账人员的各种负面情绪。如今，在不断创新科研领域、追求自身发展的状况下，科研院所承担的科研项目不断增加，任务越来越重，总经费体量也越来越大。科研人员在产生各类科研业务活动费用的情况下，没有做好相应的预算管理，会使得报账支出无法紧跟预算，从而导致后续项目的审计验收工作较为困难，加剧报账难问题。

图1 科研经费报账的审批流程

1.3 报账人员缺乏相应的财务知识

报账人员通常是科研工作人员或者在读研究生，不具备相应的财务知识。在财务管理流程和信息宣传不到位的情况下，财务人员和报账人员之间很有可能会失去沟通和交流的机会。在当前互联网不断发展的前提下，很多时候报账人员可以从上级科研经费管理信息平台上找到相关的政策和报账的具体流程。但是，财务相关工作人员很有可能在实际工作中由于某些原因无法对相关的科研经费管理政策做到及时的更新和完善。同时，科研报账人员在忙于科研工作时，也很难及时关注和学习财务方面的信息和知识，导致在实际的报账过程中可能会认为是财务人员为了怕担责任故意不进行办理，而财务人员明明是按照相关的规章和制度办事却不被理解，导致双方的矛盾被激化后都不能很好地解决问题，更加不利于报账工作的开展。

1.4 科研经费规范化管理制度和责任意识不够健全

近年来，相关的研究中提到了科研经费被挪用和科研圈钱的说法，这使得人们对科研经费信息公开的呼声变得相当高。科研经费规范化管理存在的问题、科研经费的用途不明确以及内控管理的责任不明确之间有密不可分的联系。科研院所对科研经费的管理还处于没有明确和针对性的成文规章和制度的阶段，甚至还出现了一些对规章制度没有进行具体宣贯和落实的情况。这样一来，科研人员没有对科研经费的规范化管理形成完整和具体的认知，或者由于违反相关的管理规章制度后被惩罚力度不够，科研人员常常存在侥幸心理。同时，科研人员在进行科研项目的研究时，可能没有对科研项目的管理责任进行明确的划分，使得科研经费在使用和具体管理时没有足够明确的内控管理规定作为参考，导致科研经费的相关项目负责人没有做好监督和审批工作。

2 科研院所科研经费规范化管理的有效措施

2.1 推行各种科研经费管理的报账方式，提高报账的实际效率

科研院所可以采取多种形式的科研经费报账方式，如采用“一门通办”服务管理系统、无现金报账、网上预约报账和基于Web 或者手机客户端的线上报账模式等，这些方式能够使科研经费的报账变得更加方便快捷，从而使科研经费报账的实际效率得到最大限度的提高。第一，“一门通办”服务管理系统针对的是报账要跑好几个部门签字、审批烦琐、有时候审批负责人不在位因而等候时间长等情况。解决这种问题最有效的办法就是实施智能化“一门通办”服务管理系统。该系统类似快递投递柜，报账人员将要签字的报账单据进行第一步的分类投递，然后在规定时间内，相关职能部门工作人员取件后代为找各级负责人签字。这种系统不仅“一站式”解决了报销签字多部门跑腿的状况， 还能够最大限度保证在一定时间内完成报销。第二，实施无现金报账制。无现金报账制度借助的是银行卡转账的方式，是一种不使用现金就能够完成报账工作的方式。在相关信息平台的作用下，报账人员仅需提供相应的银行卡，即可实现快速到账，也方便科研人员清楚报销内容，大大缩减报账所消耗的时间。第三，网上预约报账。这种报账方式需要财务人员和报账人员之间建立起良性的合作关系，从而减少财务人员核算票据和录入凭证的时间，保证财务人员能够有更多的精力处理报账业务。第四，采用基于Web 或者手机客户端的线上报账模式。其借助的是发达的网络技术，在互联网、财务部门的会计电算化系统和银行的网上银行支付系统能够实现无缝对接的状况下，由报账人向财务报账系统输入报销基础信息，提交到财务部门，经过审核之后生成记账凭证。线上报销的真正作用在于突破时间和空间限制，让报账变得精、快、准。

2.2 完善科研经费报账方面的预算管理机制

2021 年8 月13 日，国务院办公厅发布了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32 号），文件中提到了进一步精简合并预算编制科目。随着国家对科研经费的完善改革，科研院所的科研经费预算也需要得到精确化管理。这是因为一旦对科研经费的预算达不到精确的程度，就会导致预算得不到切实的执行。科研经费的报账预算最容易出现的问题就是超过预算的支出和没有计划性的预算外支出，这是因为科研院所对科研经费的预算不够重视，在进行科研项目的经费申报时，通常会出现“闭门造车”的情况，将项目的申请作为主要条件，很少考虑科研项目申报的实际支出等，将科研经费认为是能够随时进行变通和可以自由支配的，没有对预算的精确化管理形成良好的认知，甚至认为上级领导对科研工作不够支持。要想解决这种问题，最合适的办法就是积极学习和借鉴科研经费报账预算管理机制的有效成果和先进经验，对自身的管理机制进行不断的健全和完善。同时，科研院所还应当积极引入相关的管理人才或者对已有的管理人才进行培训，保证其对报账预算机制有更加明确的认知。

2.3 采用多种方式向报账人员普及财务知识

向科研报账人员普及财务知识的方式是多种多样的，其中有3 种最为有效和常见。第一种，做好对财务办事流程的宣传和优化工作。财务人员要想保证报账的相关流程得到最大限度的优化和完善，就需要转变思考问题的角度，如站在非专业人员的角度去思考问题，减少专业用语的大量使用，使报账的办事流程变得简单通俗且容易理解。第二种，利用互联网和会议等方式向广大科研人员宣传和灌输科研经费方面的管理手段和相关的法律法规等内容，保证信息之间实现对称，从而节省经费报账的时间和精力。第三种，定期开展财务方面的专项内审检查。检查能够使财务部门及时发现存在的问题，也方便进行进一步的整改，从而保证财务人员在工作过程中更好地总结相关的经验和教训。对于报账人员在报账过程中出现的问题，可以通过多种渠道或者途径获取到具有一定价值的关于报账问题的建议或者意见，并且及时进行上报，考虑科研工作中的实际情况并对一些不合理的管理流程进行及时的修订。同时，科研院所还应当及时鼓励财务相关工作人员，保证财务人员能够努力提升自己，做好报账相关业务。在科研院所对科研经费规范化管理有足够认知的情况下，报账人员要保证能够理解财务人员的工作，二者之间形成良好的合作关系，从而使报账的实际效率得到提高。

2.4 健全科研经费规范化管理制度，增强责任意识

从建立科研院所科研经费规范化管理制度的角度来说，应当保证科研院所所长的统一领导，推动科研经费做到分级管理。科研院所的经费来源有多种，对其进行分开分级的管理不仅能提高分管成效，还能够监管各级负责人。在科研经费具体使用的过程中，分层监管的范围是项目管理部门或者部门负责人。对科研经费的使用采取的是“金额限制规定”审批管理政策，也就是说，在科研经费达到规定的审批金额时，要所级层面的领导签字同意才能实施报账。在实施经费规范化管理制度时，一旦遇到不合理的问题，如超预算或者经费的使用范围，就要在财务处提出问题的前提下，由各分管领导提出相应的解决问题或者处理的办法，并汇报给所领导来做最终的决定。针对特别重大的问题，要由所层面的领导班子进行集体讨论。现阶段，科研项目经费的使用和管理需要进一步加强，在科研项目中设置科研财务助理或者经费管理员岗位是有效的办法之一，能够最大可能帮助科研人员做好经费预算管理和决算验收管理工作。

从科研经费规范化管理责任意识的角度来说，责任意识的强化相当重要，能够最大限度提升领导能力。国家明确规定了科研院所作为科研项目经费的使用者以及管理的主体，实行的是科研院所一把手责任制度。在科研院所这个责任主体之下，责任问题主要涉及3 个方面的内容，即领导责任、财务监管责任和项目负责人的直接责任。科研经费的直接责任人是科研经费使用责任制项目负责人或者科研课题的组长，他们需要对科研院所科研经费的合法性、真实性和合理性等承担一定的法律责任。在这种情况下，科研院所中的项目负责人应当对财经法律法规和科研经费管理制度进行熟悉和掌握，保证科研项目的预算和决算是科学和合法的。对科研院所中科研项目任务比较繁重和经费体量较大的项目组来说，需要在科研院所财务管理政策的具体指导下，根据科研项目的相关预算要求和科目设置等状况，设置相关的科研经费专管账簿。通过对现有的科研经费管理信息资源进行整合，推动科研经费管理服务相关系统的完善，建立科研项目信息共享平台，使科研项目能够从申报、评审、立项到执行再到验收、归档的整个管理服务过程中实现信息的数字化管理和资源的优化配置共享，促使科研经费的管理服务水平和质量得到提升，保证科研经费的管理责任制度得到更好的落实。

3 结语

分析科研院所科研经费的“报账难”问题和规范化管理措施的落实情况，需要科研院所结合自身工作，在接下来的科研创新、科研产业支撑和科研开放合作等方面推行各种科研经费的报账方式，提高报账的实际效率，完善科研院所科研经费的报账预算机制。采用多种方式向科研院所的报账人员普及财务知识，健全科研经费规范化管理制度，从而保证科研经费使用效益最大化。