信息技术在机构编制管理工作中的应用

时间：2024-04-25

刘小龙

（如皋市机构编制研究与评估中心，江苏如皋 226500）

0 引言

编制工作是现代化机构管理的重要任务之一，它可以使机构内的工作人员高效地履行职责。信息技术的运用使不同部门能够更有效地利用信息资源，因此开发信息资源就显得尤为重要，毕竟电子政务也需要信息资源的支持。由机构编制管理信息化的案例可知，信息技术的应用可以让机构编制工作的运行方式得以优化。

1 机构编制管理的关键要素

机构编制管理主要涉及职能职位配置、单位内部机构设置、员工数量裁定、人事管理等。机构编制管理属于行政管理，但与传统的行政管理之间又存在很大差异。首先，其内容和目标更具全面性，所涉及的单位类型也更加多样化；其次，机构编制管理工作比传统的行政管理工作要求高，在特定的机构编制管理过程中必须非常全面地了解和研究每个机构的工作特点以及成员的财务需求。

2 在机构编制管理中使用信息技术的重要性和价值

2.1 重要性

2.1.1 时代发展的趋势

随着时代迅速发展和科技不断进步，信息技术已成为企业和个人发展的重点。在此背景下，机构编制管理的发展更需要创新，必须跟上时代的步伐，引进和吸收先进的知识技能，以此作为相关工作的基础。这样做不但能准确预测未来的人才需求，还能调整人员配置，充分发挥领导作用，同时提高工作效率。

2.1.2 管理科学化的体现

机构编制管理是管理科学化的体现，不仅需要调整职能配置、划分责任和科学组织，还需要核定工作人员数量，通过建立有效和有序的党政管理体系来促进社会和经济健全发展。因此，确保机构编制管理的运作是至关重要的，这样做可以反映出管理部门的科学化［1］。

2.2 价值

2.2.1 复用性价值

复用性是信息技术很突出的一种技术特性，它主要体现在操作的可复用性以及作业的可复用性上。操作的可复用性是指对同一个操作动作的应用使用信息技术，将其简化为单数或少数几次，从而降低行动的频繁性和复杂性，同时为有关工作人员留出更多时间，以开展更具创造性的工作。作业的可复用性是指针对某个具体实例的操作对象和逻辑采用同级化管理。例如，相关的专业人员在操作过程中可以使用同样的系统或功能单位来完成与工作模式相似的服务，从而达到节省政务资源的目的。

2.2.2 业务聚合价值

几乎所有的行政管理工作都具备复合性，通常来说，行政管理工作的组成部分比较繁杂，各项工作之间的关联度相对较低，大部分工作人员实际上很难理解工作的时间顺序和工作内容的逻辑关系。而引进基于信息技术的管理技术可实现作业子系统的宏观整合，从而实现业务的聚合价值。

2.2.3 业务简化价值

信息技术对于精简机构编制管理程序的主要贡献是信息资源开放化、信息规范化和计算能力支持。虽然目前信息技术主要用于处理企业生产过程中较为复杂的数据统计和相应的分析工作，但信息管理的作用还是非常明显的，它有助于提高信息资源的整合和分析的总体效率，降低分析工作中的错误率，开放信息资源，提高信息收集的效率，并有助于消除企业生产过程中的沟通障碍［2］。

2.2.4 业务支撑价值

信息技术的业务支撑价值体现在信息挖掘和分析功能上。广义上的信息挖掘是指根据大量无规则的信息，利用机器学习和统计分析等方法获得数据的相关特点，这种技术没有广泛用于机构编制工作，但可以为信息分析和评估提供科学支持。

3 信息技术在机构编制管理中应用的常见问题

3.1 重复性建设问题

在我国绝大多数行政单位的信息建设过程中，重复性建设是一个很常见的问题，造成了信息建设资源的大量浪费，也造成了一定程度的工作冲突、合作障碍等。以机构编制管理为例，信息技术应用中出现的重复性建设问题带来了信息化工作流程的缺陷，还导致各种职位职能越来越多地交叉起来，使得各个部门岗位的有效运作难以统一，工作标准化程度较低。

3.2 协同低效问题

从机构编制部门信息化改革的现状来看，信息技术的引进通常集中在机构编制部门内部，没有涉及管理对象，这在一定程度上限制了信息技术的广泛应用［3］。这一问题主要受到两类因素的影响。第一，在机构编制工作发展过程中，在与关键部门共享信息方面存在一些不利因素。第二，机构编码不能为较低层次的管理机构提供相对有效的网络服务，因此难以有效地实现信息化协同。

3.3 功能健壮性不足问题

在信息系统开发的过程中，系统功能的健壮性主要通过功能模块的增加来实现，然而，在机构编制管理部门建设信息系统的过程中存在不断精简和再膨胀的问题，信息系统的功能模块虽然有所增加，但各职能单位之间的功能重叠，公共职能的某些缺陷仍然存在，最终导致系统的使用和兼容性不足，使得该系统功能发展效率相对低下，浪费了大量资源。

4 在机构编制管理中应用信息技术的注意事项

4.1 提高重视程度

首先，相关部门领导必须重视所使用的信息技术要紧跟时代发展的脚步，并努力将这些新技术活用到机构编制管理中。例如，充分利用各单位所能提供的先进技术、工作人员和管理人员，以便建立起环环相扣且能不断利用的信息系统，在机构编制管理的过程中提高各项工作质量和效率，并通过电子文档、U 盘、网络传输或其他方式传送公文材料。通过使用信息技术，相关人员可以适当地调整公文传阅的流程，也可以用自己的行动鼓励小组成员或者其他工作成员，让他们改变懒怠的态度，转变为积极认真的态度。其次，要建立一个信息化领导小组，确定领导分管信息化建设以及机构编制文件信息上网交换工作等，并制订年度计划，建立资源数据库，以此促进信息化进程。同时，要建立并完善相关的规章制度，使机构编制干部所制订的电子材料的标准更加明确，也需要编制文件目录，这样就更容易获取准确的信息。在工作中还需要有专职管理人员来对计算机和网络进行维护管理，确保计算机正常运作和计算机网络运作状态良好。此外，为了确保信息化公文的严肃性和权威性，应该创建适合的激励机制，让工作人员更积极地开展工作，更大胆地创新，并建立信息审核系统，对信息进行彻底的检查。

4.2 密切联系群众

近年来，大数据和云计算技术越来越成熟。政府在此背景下建立了一个大数据舆情分析系统，该系统根据已有的机构编制实名系统与现有的办公自动化（Office Automation，OA）管理系统、门户网站等结合，制定“云上编制”系统。就地方政府而言，信息技术特别是大数据技术可以为政府提供一个统一的网站模板，可以对人民群众对政府提出的意见或建议进行公开监测，随时向公众通报其关注的热点问题以及需要解决的生活问题，向公众提供政府编制、责任清单、任务清单、职权清单、机构性质、人员数量和名称等信息，还有与官方联系的方式等。通过进行公众满意度调查，完成对政府行政部门工作质量的评估，这可以大大提高政府的效率。充分利用“大数据+云计算+机构编制”，为政府提供新的指导原则，为决策提供科学依据，让政府与公众保持密切联系。

4.3 落实实名制管理工作

实名制管理是加强机构编制管理的一项新举措，其目标应当是采用实名制管理系统，使编制和人员的信息准确对应，从而使相关部门以严格的机构编制为基础，实现人事管理规范化。此外，对于人事部已完成的工作，编制部门应考虑如何使其标准和规范化，而不是机械化地重复。应当建立一个便于使用、高效和规范有序的实名制管理平台，通过电子信息平台办理出入编备案手续，让包括机构编制、组织、财政和人事等相关部门在内的数据信息交流和谐化。

机构编制管理与人事、财务管理密切相关。在人事管理方面，关于人数的确定，应考虑到现有工作人员的来源和质量，而人员招聘和调配应以人员编制人数为基础，在制订招聘和调配计划时应考虑到工作人员数量；在财务管理方面，确定机构结构和人员编制时应考虑到资金来源和财政支付能力。

4.4 有效使用数字档案系统

为方便日常学习和管理，应按照“及时、有效、准确和完整”的原则管理好与机构编制有关的文件，将所有业务档案、政府档案、电子邮件按部门或办公室分类，建立档案原件影印系统和网上互查系统，使之易于查阅，并简化繁琐的信息搜索程序，实现“翻阅”到“点击”的转变，以提高搜索文件的效率，克服纸质文件存档的弊端，并为政府部门和社会服务提供便利［4］。

4.5 领导重视机构编制

领导层必须有远见，在发现新事物方面发挥领导作用，并培养整个机构积极学习新事物和新技术的习惯。在日常工作中，要求机构编制人员使用U 盘或以电子邮件方式发送公文，从而无形地激励机构编制人员使用网络工具［5］。与此同时，领导层也要率先使用互联网进行公文批改和发布通知。此外，领导层应在了解工作人员信息技术应用程度的基础上，在组织内部设立一个信息领导小组，让工作人员学习信息技术应用于机构编制工作的经验，以便在规定的时限内让工作人员能够充分利用信息技术，并促进信息建设的有效化。